Waiting List Artinya: Keuntungan dan Cara Mengelolanya

Bayangkan Anda baru saja tiba di sebuah restoran saat jam ramai, berharap bisa langsung duduk dan menikmati menu favorit. Namun, seorang pelayan memberi tahu bahwa seluruh meja sedang penuh. Ia pun menawarkan Anda untuk masuk daftar tunggu atau waiting list. 

Ada sejumlah alasan mengapa banyak restoran menerapkan sistem tersebut. Bagi restoran, waiting list artinya cara efektif untuk mengatur kapasitas meja sekaligus menjaga alur layanan tetap optimal. Masalahnya, tidak dapat disangkal bahwa menunggu meja di restoran, terutama saat jam ramai, dapat menjadi pengalaman kurang menyenangkan bagi pelanggan. 

Oleh sebab itu, Anda perlu strategi untuk mengelola sistem waiting list agar tetap efisien dan tidak menyebabkan pelanggan kehilangan kesabaran. Bagaimana caranya? Yuk, cari tahu informasi selengkapnya melalui ulasan berikut!

Waiting List Artinya…

Waiting list adalah sistem daftar tunggu yang diterapkan banyak restoran untuk mengelola antrean pelanggan saat kapasitas meja sedang penuh. Ketika pelanggan datang dan tidak ada meja kosong, biasanya restoran akan memberi estimasi waktu hingga pelanggan tersebut bisa duduk. Jika pelanggan bersedia menunggu selama waktu tersebut, staf restoran akan mencatat nama mereka dalam daftar tunggu. Jadi, ketika meja telah tersedia, nama pelanggan akan dipanggil.

Sama seperti sistem antrean lain pada umumnya, waiting list di restoran juga bersifat “first come, first served”. Artinya, pelanggan yang datang lebih dulu akan memiliki nomor urut lebih awal pada daftar tunggu restoran.

Beberapa restoran menggunakan metode manual untuk menerapkan waiting list, yakni dengan mencatat nama pelanggan di atas kertas. Namun, kini mulai banyak pula restoran yang memanfaatkan teknologi digital untuk mengelola waiting list, contohnya melalui SMS notifikasi atau aplikasi pemesanan.

Keuntungan Menerapkan Waiting List

Waiting list artinya bukan sekadar daftar antrean pelanggan yang menunggu meja kosong di restoran. Sistem ini dapat menjadi strategi untuk memaksimalkan kapasitas restoran. Dari sinilah Anda bisa meningkatkan efisiensi operasional restoran dan memastikan kenyamanan pelanggan. Tak hanya itu, penerapan sistem waiting list di restoran juga dapat memberikan berbagai keuntungan berikut:

• Mengurangi jumlah meja kosong

Salah satu tantangan utama dalam mengelola bisnis restoran adalah memastikan setiap meja terus dipenuhi tanpa waktu kosong berlebihan. Tantangan tersebut bisa diatasi dengan menerapkan waiting list. Tanpa sistem tersebut, pelanggan yang datang ke restoran saat meja penuh bisa langsung pergi. Sebab, mereka tidak mau menunggu tanpa kepastian.

Jika hal tersebut terjadi, akan ada jeda waktu terlalu lama setelah pelanggan selesai makan hingga pelanggan berikutnya datang. Namun, dengan sistem waiting list, Anda bisa langsung mengisi meja setelah pelanggan sebelumnya selesai makan. 

Hal tersebut dapat mengurangi waktu kosong antar-pemakaian meja, sehingga tingkat okupansi restoran tetap maksimal. Dengan kata lain, restoran dapat melayani lebih banyak pelanggan dalam sehari dan meningkatkan omzet bisnis.

Baca juga: Profit dan Omset Adalah Dua Hal Berbeda, Ini Penjelasan Lengkapnya

• Memastikan kapasitas meja sesuai dengan ukuran pelanggan

Pada umumnya, terdapat beragam ukuran meja di suatu restoran. Ada meja untuk dua orang, empat orang, atau kelompok besar. Sistem waiting list yang baik dapat membantu Anda menghindari ketidaksesuaian dalam alokasi meja.

Misalnya, kelompok kecil jadi duduk di meja besar. Padahal, meja tersebut seharusnya dialokasikan untuk pelanggan dengan jumlah lebih banyak. Akibatnya, pelanggan dengan kelompok besar harus menunggu lebih lama karena meja yang cocok untuk mereka sedang tidak tersedia.

Nah, dengan sistem waiting list, Anda bisa mengalokasikan meja secara lebih efisien sesuai jumlah pelanggan. Jika misalnya pelanggan datang dengan kelompok besar, Anda tidak perlu membaginya ke beberapa meja kecil karena meja berkapasitas sesuai sudah disiapkan. Hal ini dapat membantu operasional restoran jadi lebih terorganisir.

• Mempermudah pengelolaan antrean restoran

Bayangkan jika restoran Anda kedatangan banyak pelanggan saat peak hours, misalnya jam makan siang. Tanpa sistem waiting list yang jelas, akan terjadi antrean panjang tidak teratur yang membuat pelanggan merasa bingung dan frustrasi. 

Dampaknya, kemungkinan besar pelanggan akan menumpuk di area pintu masuk hingga menciptakan suasana yang kurang kondusif. Di sisi lain, staf restoran jadi kesulitan mengingat urutan pelanggan yang datang lebih dulu.

Hindari masalah tersebut dengan menerapkan sistem daftar tunggu yang efisien. Waiting list artinya Anda akan mencatat pelanggan yang datang berdasarkan urutan kedatangan mereka. Hasilnya, antrean pun akan lebih terstruktur. Namun, jangan lupa memberi tahu estimasi waktu tunggu, sehingga pelanggan dapat memutuskan untuk menunggu atau mencari tempat lain.

• Mencegah overbooking

Overbooking bisa terjadi ketika jumlah pelanggan yang datang melebihi kapasitas meja yang tersedia di restoran. Akibatnya, pelanggan harus menunggu lebih lama, sehingga berisiko membuat mereka kecewa hingga memberikan ulasan buruk. Di samping itu, restoran Anda juga akan terlihat kacau dan tidak terorganisir.

Hindari masalah tersebut dengan menggunakan waiting list. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengontrol jumlah pelanggan yang menunggu, dengan tidak lupa memberikan estimasi waktu ketersediaan meja. Hasilnya, Anda bisa menghindari terlalu banyak pelanggan datang sekaligus, yang tentu dapat membebani staf dan kitchen crew.

• Menjaga kualitas makanan

Ketika terlalu banyak pelanggan datang ke restoran dalam waktu bersamaan, jumlah pesanan otomatis akan meningkat. Akibatnya, kitchen crew pun akan kewalahan sehingga cenderung bekerja terburu-buru. Situasi ini rentan membuat makanan disajikan dalam kondisi kurang optimal. Padahal, pelanggan sudah menunggu lama untuk menikmati hidangan mereka.

Masalah tersebut bisa Anda hindari dengan penerapan waiting list. Ketika ada sistem tunggu yang jelas, aliran pelanggan yang masuk ke restoran akan lebih teratur. Pesanan yang masuk ke dapur pun masih dalam jumlah yang bisa dikelola. Dengan begini, tim dapur dapat lebih fokus bekerja sehingga kualitas makanan tetap terjaga.

Baca juga: Apa Itu Dine In? Definisi, Manfaat, dan Bedanya dengan Take Away

• Meningkatkan kesan eksklusif pada restoran

Memiliki waiting list artinya restoran Anda diminati oleh pelanggan. Banyak orang merasa bahwa restoran Anda mempunyai nilai lebih hingga rela menunggu untuk menikmati hidangan. Situasi ini dapat menjadi alat pemasaran secara alami. Pelanggan biasanya akan membicarakan restoran yang ramai, apalagi sampai membuat mereka sulit mendapatkan meja.

Maka dari itu, jaga kepercayaan pelanggan dengan selalu memberikan hidangan dan layanan berkualitas tinggi. Jadi, ketika meninggalkan restoran Anda, pelanggan akan merasa puas walaupun sempat harus menunggu. Artinya, kualitas produk dan layanan restoran Anda sepadan dengan waktu tunggu yang harus dilalui pelanggan.

Tips Mengelola Waiting List

Agar bisa merasakan berbagai keuntungan di atas, terapkan waiting list secara efektif. Penting untuk diingat bahwa sistem ini lebih dari sekadar mencatat nama pelanggan. Sistem waiting list mampu menciptakan pengalaman menunggu yang efisien dan nyaman bagi pelanggan. Untuk mewujudkan hal tersebut, perhatikan beberapa tips berikut:

• Beritahukan estimasi waktu tunggu kepada pelanggan

Ketika ada pelanggan datang ke restoran saat seluruh meja sedang penuh, beri tahukan dulu estimasi waktu tunggu. Dengan begitu, pelanggan dapat memutuskan untuk tetap menunggu atau mencari tempat lain.

Berikan estimasi waktu yang realistis agar pelanggan tidak kecewa. Apabila waktu tunggu berlangsung lebih lama dari yang dijanjikan, segera informasikan kepada pelanggan untuk menghindari ketidakpuasan. Sebaiknya, gunakan papan informasi atau sistem digital untuk update estimasi waktu secara berkala.

• Komunikasikan ketentuan pembatalan waiting list

Saat menyusun kebijakan waiting list, sertakan pula ketentuan tentang pembatalan. Hal ini mencakup aturan tentang batas waktu menunggu. Tujuannya agar pelanggan tidak menghilang hingga menyebabkan antrean tidak efisien.

Tetapkan batas waktu bagi pelanggan untuk kembali setelah dipanggil sebelum Anda mengalokasikan meja kepada pelanggan lain. Misalnya, jika pelanggan tidak kunjung muncul dalam 10 menit setelah dipanggil, Anda akan memberikan meja kepada pelanggan lain, dan nama mereka akan dicoret dari daftar tunggu.

Informasikan peraturan tersebut secara jelas kepada pelanggan. Sampaikan pula cara yang akan Anda lakukan untuk memanggil pelanggan saat giliran mereka tiba, misalnya dengan memanggil langsung atau mengirimkan SMS notifikasi.

• Sediakan tempat menunggu yang nyaman

Tidak dapat dimungkiri bahwa menunggu di restoran dapat menjadi pengalaman yang tidak nyaman atau membosankan bagi pelanggan, terutama pada jam sibuk. Oleh sebab itu, sediakan tempat menunggu yang nyaman dengan banyak kursi. Pastikan ada pendingin udara atau ventilasi supaya pelanggan tidak kepanasan.

Bagi restoran yang memiliki halaman atau area outdoor, Anda juga bisa mempertimbangkan untuk menyediakan tempat menunggu di luar. Lalu, jika memungkinkan, berikan minuman gratis untuk menemani pelanggan menunggu meja. Anda dapat memberikan air mineral, teh, atau kopi.

• Tampilkan urutan antrean secara jelas dan real-time 

Waiting list artinya sistem antrean yang dirancang untuk menunjang kelancaran pelayanan restoran serta kenyamanan pelanggan. Dukung hal tersebut dengan menampilkan urutan antrean secara jelas dan real-time, contohnya menggunakan papan tulis atau layar digital.

Apabila menerapkan sistem antrean berbasis digital, pastikan pelanggan dapat melihat status antrean mereka melalui ponsel. Kirimkan notifikasi untuk mengingatkan pelanggan bahwa giliran mereka segera tiba. Dengan adanya informasi antrean yang jelas dan transparan, pelanggan Anda pun akan merasa tenang dan tidak khawatir gilirannya dilewati.

• Kumpulkan data pelanggan 

Mintalah persetujuan pelanggan untuk mengumpulkan data mereka, seperti nama dan nomor telepon. Jelaskan bahwa Anda akan menggunakan data tersebut untuk menghubungi mereka saat giliran tiba. Selain itu, tanyakan pula jumlah orang dalam rombongan, serta apakah mereka mempunyai permintaan khusus.

Anda juga dapat menggunakan informasi tersebut untuk meningkatkan layanan serta memperbaiki sistem waiting list pada masa mendatang. Berdasarkan pola antrean pelanggan, Anda bisa mengidentifikasi jam sibuk restoran, sehingga dapat menyusun strategi yang lebih baik untuk meningkatkan layanan. Lalu, jika misalnya ada pelanggan yang sering datang, berikan ia diskon atau promo khusus sebagai bentuk apresiasi atas loyalitas mereka.

Baca juga: Tips Membangun Hubungan Baik Dengan Pelanggan

• Tentukan daftar prioritas yang jelas

Idealnya, sistem waiting list memang akan mengalokasikan meja kepada pelanggan yang datang lebih awal. Meski begitu, terdapat beberapa kelompok yang mungkin membutuhkan prioritas lebih tinggi. Oleh sebab itu, tentukan daftar prioritas yang jelas agar nantinya staf dapat mengalokasikan meja secara tepat.

Apabila restoran menerapkan sistem hybrid antara reservasi dan waiting list, pelanggan dengan reservasi harus lebih diprioritaskan. Selain itu, Anda juga bisa memprioritaskan pelanggan yang telah terdaftar sebagai loyalty member restoran. Jika memungkinkan, sediakan sistem waiting list khusus untuk mereka.

Cara tersebut umumnya diterapkan oleh restoran fine dining yang memiliki program loyalitas. Mereka akan cenderung memprioritaskan pelanggan yang telah terdaftar sebagai anggota program. Menariknya, beberapa restoran cepat saji juga memberikan prioritas kepada pelanggan yang hanya memesan makanan atau minuman untuk dibawa pulang.

• Perhatikan durasi pelanggan di tiap meja

Salah satu faktor yang memengaruhi waktu tunggu pelanggan adalah lamanya pelanggan lain yang duduk di meja. Semakin lama pelanggan tersebut menghabiskan waktu di restoran, antrean juga akan semakin panjang. Oleh sebab itu, pastikan staf memantau durasi makan pelanggan, khususnya saat jam ramai.

Opsi lainnya adalah memberi tahu sejak awal kepada pelanggan bahwa selama jam sibuk, restoran Anda menerapkan batas waktu duduk. Misalnya, maksimal 90 menit per meja. Bagi restoran yang menerapkan sistem reservasi, informasikan kebijakan tersebut saat pelanggan booking meja di restoran Anda.

• Pertimbangkan waitlist digital 

Tingkatkan efisiensi sistem waiting list di restoran Anda dengan memanfaatkan sistem digital seperti Moka POS. Aplikasi kasir online ini memiliki fitur Manajemen Meja yang dapat membantu Anda mengelola waiting list secara lebih teratur dan efisien. Fitur ini mampu menampilkan tata letak meja restoran dan jumlah kursi pada tiap meja tersebut. Dengan begitu, Anda pun bisa mengalokasikan meja secara optimal untuk memaksimalkan okupansi.

Bahkan, tampilan meja dalam aplikasi Moka POS juga bisa disertai dengan nomor masing-masing. Dengan begitu, Anda dapat menyajikan pesanan secara akurat dan cepat sesuai nomor meja. Hal ini dapat membantu mempercepat layanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Tak hanya berhenti sampai situ, fitur Manajemen Meja di aplikasi Moka POS bahkan dapat membantu Anda memberi penawaran kepada pelanggan dalam waktu yang tepat. Melalui menu dashboard aplikasi, Anda bisa mengecek waktu dan pesanan yang telah dihabiskan pelanggan. Berdasarkan data tersebut, tawarkan bantuan atau menu lain untuk melengkapi pesanan mereka sebelumnya.

Dalam bisnis restoran, waiting list artinya lebih dari sekadar mencatat nama pelanggan yang antre. Sistem ini bertujuan untuk menciptakan pengalaman menunggu yang nyaman dan efisien bagi pelanggan, sekaligus mendukung kelancaran pelayanan dan operasional restoran.

Anda bisa mencapai hal tersebut dengan menerapkan strategi pengelolaan waiting list yang tepat. Tak harus dilakukan secara manual, kini telah hadir sistem digital seperti aplikasi Moka POS yang dapat membantu Anda mengatur waiting list secara lebih efisien. Aplikasi Moka POS dilengkapi dengan fitur Manajemen Meja yang mampu mengoptimalkan okupansi meja di restoran. Dengan begitu, omzet yang bisa Anda hasilkan pun bisa lebih maksimal.

Buktikan sendiri manfaat aplikasi Moka POS dalam pengelolaan restoran dengan menjadwalkan demo gratis! Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, kunjungi website resmi Moka POS atau klik di sini untuk terhubung dengan tim Moka POS.