Virtual Account: Definisi, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Membayangkan proses rekonsiliasi manual yang memakan waktu sudah membuat Anda pusing? Ternyata, ada solusi yang bisa membuat pembayaran dari pelanggan Anda jadi lebih rapi, otomatis, dan minim kesalahan, yaitu virtual account! Lebih dari sekadar nomor rekening biasa, ini adalah kunci untuk meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda, khususnya dalam hal penerimaan pembayaran. Bagaimana cara kerjanya? Mari pelajari lebih lanjut di sini!

Apa Itu Virtual Account?

Virtual account adalah nomor rekening virtual yang dibuat secara khusus dan unik untuk setiap transaksi atau pelanggan. Pada umumnya, VA mencakup nomor ID pelanggan yang diterbitkan oleh bank atas permintaan merchant atau bisnis. Jadi, untuk tiap transaksi, pelanggan akan menerima satu “nomor rekening” atau dikenal sebagai VA number. Dengan kata lain, masing-masing pelanggan mendapatkan VA yang unik dan berbeda.

Namun, meski sama-sama melibatkan nomor rekening, VA berbeda dari transfer ke rekening biasa. Pada transfer biasa, Anda perlu mengecek manual setiap pembayaran yang masuk ke rekening bisnis. Sementara itu, VA memberikan nomor unik kepada setiap pelanggan. Jadi, begitu pelanggan melakukan transfer, sistem bisa langsung mengenali siapa yang membayar, jumlah transfer, dan untuk transaksi apa.

Di sisi lain, pembayaran melalui VA akan terverifikasi secara otomatis, sehingga pelanggan tidak perlu konfirmasi manual atau mengirim bukti transfer. Dengan sistem otomatis seperti ini, proses rekonsiliasi pun jadi lebih cepat dan akurat.

Secara umum, terdapat dua jenis VA yang biasa digunakan dalam pembayaran, yaitu fixed dan non-fixed. Pada tipe fixed, satu nomor VA bersifat tetap untuk tiap pelanggan. VA fixed biasanya diterbitkan untuk pembayaran berulang, seperti top-up saldo e-Wallet. Jadi tiap kali pelanggan hendak top-up saldo e-Wallet, nomor VA-nya akan selalu sama. 

Sementara itu, tipe non-fixed memiliki nomor VA yang ditentukan secara acak, sehingga selalu berbeda pada tiap transaksi. Nomor VA non-fixed juga biasanya memiliki expire, contohnya seperti saat bertransaksi di marketplace. Kalau pelanggan membayar suatu belanjaan melalui VA, maka nomor VA tersebut tidak akan bisa dipakai lagi untuk transaksi selanjutnya. 

Cara Kerja Virtual Account

Virtual account memiliki cara kerja yang praktis dan sederhana. Sebagai contoh, bayangkan seorang pelanggan hendak membeli produk Anda melalui marketplace. Setelah checkout produk, ia memilih VA sebagai metode pembayaran. Sistem pembayaran pun menerbitkan ID transaksi, yang akan digunakan untuk meminta nomor VA ke bank atau payment gateway. Bank akan membuat nomor VA dengan detail sesuai transaksi pelanggan.

Kemudian, pelanggan bisa transfer ke nomor VA tersebut melalui mobile banking, internet banking, atau ATM. Beberapa bank juga menyediakan layanan transfer ke nomor VA melalui teller. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, sistem bank akan mendeteksi transfer ke nomor VA sekaligus mencocokkan detailnya; mulai dari nomor VA, nominal, hingga waktu transfer. Apabila valid, status pembayaran pun otomatis berhasil.

Notifikasi keberhasilan pembayaran VA tidak hanya diberikan kepada pelanggan, tapi juga pelaku bisnis atau merchant. Bergantung pada sistem yang digunakan, biasanya sistem akan otomatis mengubah status invoice menjadi “paid”. Setelahnya, dana dari pelanggan akan dikirimkan ke rekening bisnis Anda sesuai jadwal settlement. Anda pun bisa langsung mengecek riwayat dan laporan transaksi untuk rekonsiliasi keuangan.

Baca juga: Panduan Lengkap Pembukuan Keuangan: Manfaat dan Langkah-langkah Penerapan

Kelebihan Virtual Account

Memanfaatkan deretan nomor acak dan unik, virtual account menawarkan cara mudah dan praktis untuk bertransaksi. Dengan solusi VA, Anda bisa merasakan berbagai kelebihan berikut bagi bisnis:

• Pencatatan transaksi otomatis

Berdasarkan cara kerja yang telah dijelaskan di atas, VA memungkinkan terjadinya pembayaran tanpa perlu konfirmasi manual. Untuk membayar atau melakukan transaksi, pelanggan hanya perlu transfer ke nomor VA yang diterbitkan. Setelah itu, sistem akan langsung mencatat bahwa pembayaran berhasil. Dengan begini, pelanggan tidak perlu konfirmasi pembayaran secara manual atau mengirim bukti transfer VA. 

Kemudahan tersebut tidak hanya dirasakan pelanggan, tapi juga Anda sebagai pelaku bisnis. Idealnya, status invoice atau tagihan akan otomatis berubah menjadi “paid” atau “lunas” pada sistem. Hal ini dapat membantu Anda mempercepat proses order fulfillment, seperti mengaktifkan langganan atau mengirim barang.

• Kemudahan pelacakan pembayaran per rekening 

Sebagai pelaku bisnis, Anda perlu melakukan rekonsiliasi dan menyusun laporan keuangan secara rutin. Dengan beginilah Anda bisa benar-benar memahami kondisi keuangan bisnis. Aktivitas tersebut mengharuskan Anda untuk melacak pembayaran per rekening. Bayangkan jika ada 1.000 transaksi dalam sehari; Anda tentu akan kewalahan jika harus memeriksa mutasi bank secara manual.

Kabar baiknya, Anda tak harus mengalami kondisi tersebut jika menggunakan virtual account. Setiap pelanggan atau transaksi selalu mempunyai nomor VA unik, sehingga lebih mudah dilacak. Laporan keuangan dan rekonsiliasi pun bisa lebih rapi karena tiap transaksi sudah terekam sesuai dengan nomor VA tersebut. Sistem otomatis seperti ini sangat cocok untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi, seperti layanan berlangganan atau marketplace. 

Baca juga: Raih Peluang Baru, Ini 8 Tips Jualan Online di Marketplace

• Tingkat keamanan yang lebih tinggi

Virtual account menyediakan solusi pembayaran yang lebih aman, terutama jika dibandingkan dengan transfer biasa. Sebab, nomor VA diterbitkan langsung oleh bank atau penyedia payment gateway, sehingga cenderung lebih susah disalahgunakan. 

Tak hanya itu, khusus pada tipe non-fixed, nomor VA biasanya memiliki masa berlaku atau expired date. Hal ini dapat membantu mencegah risiko terlambat bayar atau salah transfer. Di sisi lain, data transaksi VA juga akan tercatat otomatis dengan reference ID, sehingga mengurangi potensi fraud sekaligus mempermudah proses audit keuangan. 

• Ketersediaan pembayaran 24/7 untuk pelanggan

Bagaimana jika ada pelanggan yang membeli produk Anda di luar jam kerja? Anda tak perlu khawatir jika sudah menggunakan VA. Metode pembayaran satu ini bisa dilakukan kapan saja melalui berbagai saluran; mulai dari mobile banking, internet banking, ATM, hingga teller. 

Sistem VA tidak mengenal waktu jam kerja bank. Jadi, meskipun pelanggan melakukan pembayaran VA di luar jam operasional bisnis, proses pencatatan otomatis akan tetap berjalan. Dengan ketersediaan pembayaran 24/7 seperti ini, pelanggan bisa lebih nyaman menyelesaikan pembayaran kapan pun sesuai kebutuhan. 

• Mengurangi risiko human error

Jika hanya mengandalkan transfer manual untuk transaksi, tim keuangan bisnis Anda harus mencocokkan mutasi rekening dengan bukti transfer satu per satu. Proses manual seperti ini rentan menimbulkan kesalahan, seperti input dobel atau salah mencatat nominal.

Namun, Anda bisa mengurangi risiko human error tersebut dengan virtual account. Sistem VA bekerja mencocokkan transaksi secara otomatis berdasarkan nomor VA dan nominal transfer. Hasilnya, proses administrasi keuangan bisnis jadi lebih cepat, akurat, dan efisien. Anda juga jadi punya lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas lain yang lebih strategis. 

•  Fleksibel untuk berbagai jenis transaksi

VA adalah metode pembayaran yang sangat fleksibel karena bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Misalnya untuk tagihan sekali pakai, Anda bisa menggunakan non-fixed VA yang menerbitkan nomor VA berbeda untuk tiap transaksi. VA tipe ini juga cocok untuk bisnis dengan volume bertransaksi tinggi, seperti marketplace atau penjualan tiket event. 

Sedangkan untuk pembayaran berulang, seperti top-up saldo e-Wallet atau langganan bulanan, tersedia VA tipe non-fixed dengan nomor VA tetap bagi tiap pelanggan. Kabar baiknya lagi, fleksibilitas ini dapat diaplikasikan pada banyak industri bisnis. 

Contoh Penggunaan Virtual Account

Pelaku bisnis dari berbagai industri bisa merasakan keuntungan dari implementasi VA. Mulai dari industri retail hingga penyedia produk digital, ini dia berbagai contoh penggunaan VA untuk transaksi usaha:

• Industri retail

Pada umumnya, bisnis retail menghadapi transaksi dalam jumlah besar hampir setiap hari. Hal ini berlaku pada toko fisik maupun online. Untuk pembelian online, Anda dapat menerbitkan nomor VA unik pada tiap transaksi. Dengan begini, pembayaran dari pelanggan pun bisa langsung otomatis terverifikasi. Di sisi lain, Anda juga bisa menggunakan fixed VA untuk reseller atau grosir yang cenderung melakukan pembelian berulang. Penggunaan fixed VA dapat mempermudah Anda dalam melacak pembayaran bulk order dari masing-masing mitra. 

Bahkan, Anda juga bisa mengimplementasikan VA di toko fisik, yakni khusus untuk pembelian pre-order atau pesanan di toko. Karena pelanggan sudah transfer VA sebelumnya, ia bisa langsung mengambil pesanan di toko tanpa harus antre kasir lagi. Kenyamanan seperti ini dapat meningkatkan kepuasan dan pengalaman pelanggan terhadap brand Anda. 

Dengan menyediakan metode pembayaran VA, Anda tidak perlu mengecek mutasi bank satu per satu untuk setiap pesanan. Kemudahan ini juga mendukung proses rekonsiliasi arus kas, terutama jika bisnis Anda memiliki lebih dari satu cabang. 

• Industri F&B

Di industri F&B, seperti restoran atau kafe, VA dapat digunakan untuk layanan pesan antar atau sistem pre-order. Pelanggan yang melakukan pemesanan secara online akan menerima nomor VA untuk pembayaran. Setelah pembayaran tersebut terverifikasi otomatis, barulah Anda bisa memproses pesanan makanan atau minuman pelanggan. Lalu, bagi pelaku bisnis F&B yang memiliki pelanggan korporat atau pesanan tetap, seperti katering kantor, penggunaan fixed VA bisa mempermudah pembayaran bulanan.

Berkat verifikasi otomatis pada VA, Anda dapat menghindari risiko order fiktif atau pembatalan akibat pembayaran yang tidak jelas. Lalu, karena dapur hanya memproses pesanan yang sudah bayar, layanan pun bisa berjalan lebih cepat. Di samping itu, pencatatan laporan keuangan tentunya jadi lebih efisien karena transaksi masuk otomatis sesuai nomor VA. 

Baca juga: Order Fiktif Adalah: Pengertian, Dampak, dan Cara Menghindarinya

• E-commerce

Memiliki volume transaksi yang tinggi, e-Commerce merupakan salah satu pengguna utama virtual account, terutama untuk tipe non-fixed VA. Untuk setiap pesanan yang di-check out, sistem akan menerbitkan nomor VA dengan nominal sesuai tagihan belanja. Setelah transfer VA terdeteksi berhasil, status pesanan akan otomatis berubah menjadi “sudah dibayar” atau “paid”.

Melalui metode VA, pelanggan tidak lagi perlu konfirmasi pembayaran secara manual. Selain itu, kepuasan pelanggan juga turut meningkat berkat proses pembayaran yang mudah, cepat, dan efisien. Kemudian, karena pembayaran terverifikasi otomatis dalam waktu cepat, pengiriman barang pun bisa segera dilakukan. Di sisi lain, Anda sebagai merchant bisa meminimalisir human error saat mencocokkan pembayaran VA dari pelanggan. 

• Industri pariwisata

Bisnis di industri pariwisata kerap menangani transaksi bernilai besar yang memerlukan verifikasi cepat. Sebut saja hotel, kantor agen travel, dan penyedia tiket transportasi. Sistem virtual account mampu memenuhi kebutuhan tersebut dengan cara kerjanya yang aman dan praktis. Nomor VA dapat diatur dengan masa berlaku singkat, sehingga transaksi dalam jumlah besar bisa berlangsung lebih aman. 

Terlebih, saat ini sistem pembayaran VA umumnya sudah dapat terintegrasi dengan kesediaan seat atau kamar. Alhasil, risiko double booking pun bisa diminimalisir. Lalu, sistem verifikasi otomatis juga membuat VA dapat mempermudah proses audit dan penyusunan laporan keuangan, terutama pada bisnis yang harus menangani banyak pelanggan sekaligus. 

• Industri non-profit

Industri non-profit mencakup organisasi sosial atau lembaga donasi. Mereka sering kali menerima donasi dalam jumlah banyak dari berbagai donatur. Anda bisa memberikan nomor non-fixed VA kepada tiap donatur. Cara ini akan mempermudah Anda untuk mencatat siapa saja yang berdonasi dan masing-masing jumlahnya, tentunya tanpa perlu mengecek manual. Di samping itu, gunakan pula fixed VA yang bersifat open amount, sehingga donatur bebas berdonasi sesuai kemampuan.

Karena semua donasi terverifikasi dan tercatat otomatis sesuai VA donatur, transparansi non-profit pun jadi lebih tinggi. Pelacakan donasi rutin, misalnya zakat penghasilan bulanan, juga jadi lebih mudah. Semua kemudahan tersebut akan meningkatkan akurasi laporan donasi untuk pertanggungjawaban kepada publik. 

• Produk dan layanan digital

Manfaat implementasi VA juga bisa dirasakan oleh bisnis penyedia produk dan layanan digital, seperti layanan streaming, aplikasi software as a service (SaaS), atau top-up saldo. Bisnis jenis ini umumnya membutuhkan pembayaran cepat dan otomatis, sehingga penggunaan VA akan ideal. 

Misalnya untuk bisnis layanan berlangganan dan top-up saldo, Anda bisa memberikan fixed VA kepada pelanggan agar pembayaran bulanan jadi lebih mudah. Sementara itu, nomor non-fixed VA akan lebih cocok untuk transaksi produk digital sekali bayar, seperti kursus online. 

Nantinya, aktivasi layanan digital bisa langsung otomatis aktif setelah pembayaran VA berhasil. Sistem ini dapat membantu menjaga arus kas bisnis lebih stabil, sebab tiap pembayaran tercatat jelas per pelanggan.

Virtual account atau VA hadir sebagai solusi pembayaran modern yang dapat meningkatkan efisiensi transaksi di berbagai industri bisnis. Dengan verifikasi dan pencatatan otomatis, kemudahan pelacakan, hingga keamanan tinggi, VA membantu Anda menghemat waktu sekaligus meningkatkan pengalaman pelanggan.

Untuk merasakan sederet manfaat tersebut, mulailah menerima pembayaran melalui VA! Gunakan aplikasi kasir yang sudah mendukung pembayaran modern tersebut, seperti Moka POS. Melalui fitur Payment yang tersedia di Moka POS, Anda bisa menerima berbagai metode pembayaran digital, termasuk virtual account, e-Wallet, hingga QRIS dalam satu sistem.

Nantinya, notifikasi pembayaran akan muncul secara real-time untuk mendukung rekonsiliasi keuangan yang lebih cepat dan akurat. Tak hanya itu, data transaksi juga sekaligus tercatat otomatis dan akan ditampilkan secara rinci, sehingga mempermudah pembuatan laporan keuangan. Jangan tunda lagi! Tingkatkan efisiensi bisnis dengan sistem pembayaran modern dari Moka POS! Jadwalkan demo gratis sekarang juga dan buktikan sendiri manfaatnya!