Slack, Tools untuk Komunikasi Bisnis yang Lebih Efisien
Slack, Tools untuk Komunikasi Bisnis yang Lebih Efisien – Jika Anda tengah mencari sebuah formula untuk mengoptimalkan kinerja tim, mungkin Anda harus memulainya dari sistem koordinasi yang efektif dan efisien.
Salah satu cara untuk mewujudkannya adalah dengan memastikan komunikasi antar anggota tim berjalan lancar, khususnya di masa-masa work from home seperti saat ini. Salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi Slack.
Aplikasi seperti apa Slack dan bagaimana kinerjanya? Lalu, apa manfaatnya untuk bisnis Anda? Kali ini kami akan menyajikan serba-serbi mengenai Slack yang dapat mengoptimalkan bisnis yang Anda jalankan. Langsung simak ulasannya berikut ini.
Penjelasan Lengkap tentang Slack yang Wajib Diketahui
1. Apa itu Slack?
Slack adalah aplikasi project management yang juga bisa digunakan sebagai alat komunikasi, di mana dengan satu alat ini, Anda bisa menggunakannya untuk berkirim pesan hingga files atau dokumen.
Slack tidak hanya memungkinkan Anda untuk melakukan koordinasi lewat ruang obrolan saja, tetapi juga melakukan banyak hal lewat adds-in tools yang tersedia di Slack. Walau begitu, ada dua fungsi utama yang dapat Anda manfaatkan saat menggunakan Slack. Pertama, berkomunikasi lewat channel atau grup chat, dan kedua yaitu direct message atau personal chat.
Baca juga: Pekerjaan Lebih Lancar Berkat 15 Aplikasi Project Management Terbaik
Lewat kedua fungsi utama tersebut, Slack sangat mendukung untuk melakukan komunikasi tim dengan efisien dan efektif.
Terlebih jika Anda memiliki banyak karyawan, penggunaan Slack dapat mengumpulkan semua karyawan dalam satu channel yang sama ataupun mengelompokan mereka sesuai dengan divisinya masing-masing. Karena pada dasarnya, Slack merupakan communication tools membagi ruang obrolan berdasarkan Tim.
2. Apa fitur unggulan yang ada di Slack?
Setelah mengetahui apa itu Slack, tentu Anda penasaran dengan fitur-fitur lainnya yang ada di aplikasi ini. Mengapa fitur-fitur yang ada di tools untuk komunikasi bisnis ini dianggap sangat membantu pekerjaan banyak Tim? Mari simak ulasannya berikut ini.
a. Berkomunikasi dalam satu tempat
Seperti aplikasi lainnya, Slack juga mengandalkan komunikasi secara langsung atau real time lewat chat yang dapat dikelompokan sesuai dengan divisi masing-masing menggunakan fitur Channel.
Hal ini membuat komunikasi menjadi lebih efisien karena dapat memfokuskan bahasan sesuai dengan team member yang ada pada sebuah channel.
Lalu, bagaimana jika ada hal yang harus disampaikan secara personal? Anda dapat menggunakan fitur Direct Message ke orang tertentu. Komunikasi jadi lebih lancer dan grup jadi lebih kondusif bukan?
b. Sharing files jadi lebih bebas
Dengan tools untuk komunikasi bisnis ini, Anda bisa terapkan konsep drag and drop di mana Anda bisa mengirim dokumen atau berbagai format file lainnya dengan drag dokumen atau file yang akan dikirim ke window channel atau direct message yang akan Anda kirimi file, lalu drop file tersebut.
File yang Anda kirim akan secara otomatis masuk ke dalam penyimpanan milik Slack yang ukurannya dibatasi. Namun, ini bukan masalah, karena Anda dapat mengintegrasikan layanan cloud Anda seperti OneDrive, Dropbox, atau Google Drive untuk mengoptimalkan kinerja Anda.
Baca juga: 10 Aplikasi Video Conference Terbaik yang Bikin Work From Home Jadi Lebih Lancar
Sering dengan semakin intensnya komunikasi dan aktivitas berkirim dokumen atau file, pasti ada beberapa file yang akan diperlukan di masa depan.
Salah satu kelebihan aplikasi ini adalah pada pencarian yang mudah dan cepat. Anda bisa memanfaatkan fitur starred dan pin agar tetap bisa dengan mudah mencari file yang pernah Anda kirim sebelumnya. Jadi, tidak perlu khawatir akan sulit mencari dokumen ya!
c. Kemudahan untuk melakukan pencarian
Ini merupakan fitur yang dianggap sangat bermanfaat bagi banyak para pelaku bisnis. Dari segi penyimpanan, Slack banyak membantu tim dalam berbagi maupun menyimpan dokumen. Setelah dapat menyimpan berbagai file, tentu perlu suatu fitur yang dapat mengoptimalkan pencarian file secara cepat dan efisien.
Anda bisa dengan mudah mencari file yang Anda inginkan dengan mengetikan keyword yang berhubungan lalu klik ”+ More Options”, di mana Anda bisa melakukan filter berdasarkan pengguna, waktu dan relevansi, saluran dan grup atau semua saluran serta membatasi beberapa kontak.
d. Integrasi dengan aplikasi lainnya
Kalau sebelumnya Anda mengetahui bahwa menggunakan aplikasi ini, tandanya Anda juga bisa memanfaatkan Dropbox maupun Google Drive sebagai ruang penyimpanan. Faktanya, Slack juga memungkinkan Anda untuk menggunakan aplikasi lainnya.
Tidak banyak diketahui orang, padahal fitur ini akan memungkinkan Anda menggunakan aplikasi lain bahkan ada ratusan aplikasi yang bisa Anda integrasikan dengan Slack Anda.
Baca juga: Panduan Lengkap Membuat Toko Online untuk Pebisnis Pemula
Caranya mudah, pilih menu Add Apps untuk mendapatkan akses beserta daftar aplikasi yang tersedia dan bisa ditambahkan. Beberapa aplikasi yang bisa Anda integrasikan misalnya seperti Twitter, Trello, Giphy, Hangout, dan masih banyak lagi.
e. Mudahnya akses data di desktop dan smartphone
Bicara soal integrasi, tentu tidak lengkap jika tidak membahas tentang kemudahan akses. Slack sebagai aplikasi project management yang punya kelebihan sebagai alat komunikasi tim membuktikan kepiawaiannya dalam memenuhi kebutuhan Anda.
Selain melalui situs web, Slack juga menyediakan alternatif lain yaitu melalui aplikasi untuk komputer desktop. Tidak hanya itu, tools untuk komunikasi bisnis ini juga dapat dipasang di smartphone berbasis iOS dan Android.
f. Memiliki format pengetikan yang lengkap
Mungkin menurut Anda hal ini terdengar sepele. Namun format pengetikan menjadi sangat penting jika Anda ingin memberikan arahan penting untuk Tim Anda.
Tidak hanya format bold dan italic saja, Slack juga melengkapi format dengan coret atau strikethrough, quote, kode, bullets, dan numbering. Selain itu, fitur mention layaknya di media sosial juga ada jika Anda ingin menunjukkan suatu hall kepada salah satu Team Member Anda.
Ingin membuat percakapan menjadi lebih menyenangkan? Anda bisa menggunakan reaksi emoji dan menjadikannya sebagai media polling jika dibutuhkan.
3. Manfaat Menggunakan Slack
Berbicara soal manfaat, tentu Anda sudah mengetahui bagaimana Slack dapat membantu Tim Anda berkomunikasi baik dalam tim maupun antartim. Namun rupanya, tools untuk komunikasi bisnis ini sudah memberikan begitu banyak manfaat bagi pemilik usaha.
Manfaat pertama yang dirasakan adalah bagaimana para pengguna bisa mengelompokan jenis pembicaraan. Banyak orang kesulitan mengatur setiap grup tim yang dimilikinya, bahkan terkadang grup-grup ini harus tertimbun jauh.
Hal ini sama saja seperti menyimpan bom waktu, karena suatu saat Anda akan memerlukannya, Anda sendiri yang akan kesulitan menemukan grup yang dimaksud, tapi tidak dengan Slack.
Anda dapat mengelompokkan masing-masing channel ini sesuai dengan bahasannya serta mengatur prioritas untuk bahasan yang harus Anda respon secara cepat maupun yang tidak lewat push notification yang pengaturannya bisa diatur sesuai dengan kebutuhan Anda.
Baca juga: 10 Aplikasi Edit Foto Terbaik untuk Foto Produk Anda
Anda tidak ingin suatu pembicaraan penting menguap begitu saja? Dengan aplikasi ini, Anda bisa melakukan pengindeksan dengan menggunakan hastag sehingga bahasan penting dapat ditelusuri kembali walau pembicaraannya sudah berakhir lama.
Hal ini penting bagi Anda, apalagi mengingat ide-ide cemerlang terkadang muncul di momen yang tidak terduga namun tidak serta merta bisa dieksekusi saat itu juga.
4. Cara Menggunakan Slack
Slack merupakan sebuah aplikasi project management yang memiliki user interface yang mudah dipahami. Namun untuk semakin mempermudah Anda dalam menggunakan Slack, kami akan mengulas beberapa hal dasar yang wajib Anda kuasai saat menggunakan aplikasi manajemen proyek ini. Berikut ulasan selengkapnya.
a. Ubah status Slack sebelum mulai
Fitur yang satu ini mungkin sudah banyak Anda temukan di layanan messenger, apalagi kalau bukan mengubah status.
Di aplikasi lainnya, Anda biasanya menemukan status dengan pengaturan default saja seperti online, away, atau offline, Anda pun pasti sudah familiar dengan status tadi bukan? Yang membuat Slack berbeda dan lebih solutif dibandingkan aplikasi lainnya adalah bagaimana Anda bisa mengatur status sesuai dengan kebutuhan, tanpa harus terikat dengan pengaturan default.
Misal, jika Anda sedang berada dalam kondisi di mana Anda sedang tidak bisa dihubungi karena sedang berlibur dengan keluarga atau bahkan saat Anda sedang meninggalkan meja kerja Anda selama 15 menit.
Baca juga: 8 Aplikasi yang Bikin Kerja dari Rumah Lebih Efektif
Semua informasi ini dapat Anda berikan dalam bentuk status. Hal ini penting untuk memberikan kabar kepada Tim Anda bahwa Anda sedang tidak dapat dihubungi melalui Slack.
Cara untuk mengatur status pun sangat mudah, pada bagian kiri atas pada tampilan aplikasi Slack, Anda bisa menemukan nama Anda. Klik nama Anda, lalu klik Set a status.
Kemudian Anda akan disuguhi dengan jendela baru yang akan menampilkan beberapa pilihan status yang bisa Anda pakai serta kotak yang bisa digunakan untuk mengedit keterangan status Anda. Hanya butuh kurang dari tiga puluh detik untuk mengubah status Anda. Mudah bukan
b. Membuat Channel
Pertama kali tentunya Anda harus mendaftar. Setelah mendaftar Anda akan masuk ke halaman Slack dan akan diarahkan untuk mengikuti tutorial singkat. Setelah diperkenalkan dengan berbagai icon dan fungsinya masing-masing, Anda bisa langsung membuat channel.
Perlu diketahui, ada dua channel yang sudah ada secara otomatis dari Slack, yaitu #general dan #random. Di Slack, channel merupakan sebutan untuk ruang obrolan seluruh team member.
Anda juga bisa mengubah kedua namanya dengan mengklik channel tersebut dan setelah muncul menu dropdown, Anda bisa memilih menu Advanced Options kemudian pilih Rename this channel.
Membuat channel baru juga sangat mudah. Anda hanya perlu klik Create a Channel di Slack Anda. Nanti akan muncul window baru. Di sana Anda bisa mengganti nama dan tujuan dari adanya channel ini lalu klik Create channel. Mudah bukan?
c. Membuat Project Team
Untuk mempermudah pekerjaan Anda, Anda dapat membentuk project team atau tim proyek sendiri dengan menggunakan email. Setelah itu, Anda bisa melihat Team Member yang bergabung pada bagian Team Directory.
Baca juga: 10 Tips Meningkatkan Produktivitas Saat Work From Home
Dengan menggunakan fitur ini, Anda dapat memantau langsung kegiatan yang dilakukan Team Member Anda sekaligus memantau progress proyek yang tengah dikerjakan secara real time. Manfaat lainnya, tentu Anda dapat menilai kinerja atau performa Tim Anda lewat fitur ini. Objektif bukan untuk melakukan penilaian terhadap Tim?
d. Meeting lewat Slack, kenapa tidak?
Banyak yang mengandalkan layanan video call untuk melakukan meeting terutama saat tidak bisa hadir ke suatu tempat. Namun teknologi membuat segalanya menjadi lebih mudah saat ini. Tools untuk komunikasi bisnis ini pun beradaptasi dengan sangat baik.
Tidak hanya berkomunikasi atau melakukan koordinasi melalui ruang obrolan, pengguna juga dapat menggunakan face-to-face and screen. Dengan fitur ini, pengguna dapat berbicara baik melalui panggilan suara maupun dengan video dari Slack.
Jika Anda ingin menampilkan slide presentasi atau materi lainnya, nda juga bisa membagikan screen Anda agar lawan bicara dapat menerima dengan baik apa yang sedang Anda sampaikan. Meeting tidak pernah semudah ini, bukan?
5. Slack populer di kalangan pebisnis dan startup, kenapa?
Untuk mendapatkan jawaban mengapa Slack bisa sebegitu disukai oleh banyak orang dan memiliki reputasi yang baik di kalangan penggunanya, Anda harus kembali lagi ke zaman di mana tools untuk komunikasi bisnis ini baru saja dirilis pada Agustus 2013 lalu.
Sejak awal dirilis, Slack sudah menarik 2,3 juta orang untuk menggunakan aplikasi ini, bahkan meraup pendapatan tahunan US$64 juta. Tidak heran jika Slack menjadi salah satu aplikasi instant messaging sekaligus project management yang sangat diperhitungkan. Kesuksesan Slack semakin di atas angin karena kemampuannya untuk menjadi unicorn dalam waktu hanya delapan bulan saja.
Lalu apa yang membuat tools untuk komunikasi bisnis ini begitu populer di kalangan bisnis? Yang pertama tentu saja bagaimana Slack dapat mengkombinasikan user interface yang intuitive baik dalam ruang obrolan grup maupun ruang obrolan personal.
Mungkin Anda bisa bilang layanan instant messaging lainnya dapat melakukan hal yang sama, tapi faktanya hanya Slack yang dapat memudahkan para perusahaan untuk melakukan pengukuran untuk mengendalikan invitation system.
Baca juga: 12 Keuntungan dan Kerugian Work From Home, Apa Saja?
Kemudian desain tampilan Slack juga memenangkan banyak hati orang karena mampu memenuhi kebutuhan para penggunanya. Desain dari aplikasi ini sendiri diinisiasi langsung oleh founder-nya, Stewart Butterfield dan Timnya. Lalu, prototipnya diberikan kepada MetaLab untuk dipercantik lagi.
Poin lainnya adalah bagaimana privasi Anda sangat terjamin saat menggunakan Slack. Pada fitur private channels atau direct messages tidak bisa dibaca oleh Administrator Slack tanpa adanya persetujuan dari member atau sebuah pesan yang dikirimkan kepada semua pengguna dan menyatakan bahwa ada proses ekspor pesan. Fitur inilah yang memberikan kenyamanan lebih dari aplikasi lainnya.
6. Data terjamin keamanannya
Saat satu fitur internet menyediakan layanan penyimpanan, pertanyaan yang muncul selanjutnya pasti adalah bagaimana dengan keamanannya? Anda tidak perlu khawatir. Dilansir dari situs resmi Slack, data yang Anda miliki tetap aman tersimpan.
Jadi, untuk Anda yang sedang mempertimbangkan untuk menggunakan Slack, informasi yang satu ini seharusnya sudah bisa melegakan Anda dan mungkin Anda juga menjadi semakin yakin untuk menggunakan Slack sebagai project management sekaligus communication tool bisnis yang sedang Anda kembangkan.
7. Slack digadang-gadang menjadi “Email Killer”
Kemudahan penggunaan Slack dari yang sudah dijabarkan sebelumnya membuat Slack bahkan dikatakan sebagai “email Killer” bagaimana bisa? Sebelumnya untuk mengirim file jenis apapun orang-orang akan mengandalkan email untuk mengirimnya.
Download E-book: 11 Tren Media Sosial 2020 yang Wajib Anda Catat!
Namun saat Slack diluncurkan banyak orang mulai mengandalkan Slack untuk kebutuhan mengirim file jenis apapun secara cepat.
Tidak perlu ketakutan tidak dapat mencari kembali file yang pernah dikirim, tools untuk komunikasi bisnis ini sudah menyiapkan sistem pengarsipan yang rapi dan membuat penggunanya dengan mudah mencari file atau dokumen yang sebelumnya pernah dikirimkan.
Tidak heran kan jika perusahaan ini mampu mencapai ke level unicorn dalam waktu 8 bulan saja!
8. Pro Tips untuk Anda yang ingin menggunakan Slack
- Memanfaatkan fleksibilitas Slack dengan menggunakannya tidak hanya di desktop Anda tetapi juga di setiap device yang Anda miliki (tersedia untuk iOS dan Android).
- Anda bisa menggunakan keyboard shortcut untuk mempercepat pekerjaan Anda. Ingin mencari channel dalam daftar Anda? Tekan Ctrl/Command dan tanda (/) secara bersamaan.
- Atur prioritas notifikasi Anda. Anda bisa mengatur channel mana saja yang harus muncul di Pop-Up Window dan mana yang bisa Anda mute. Hal ini penting untuk membuat Anda bisa tetap fokus dengan pekerjaan Anda.
- Anda bisa mengatur seberapa lama Anda tidak ingin diganggu oleh rekan lainnya dengan mengganti status Anda menjadi DNS atau Do Not Disturb dan menambahkan detail durasi yang Anda butuhkan. Setelah terpasang, Anda bisa lebih tenang menyelesaikan to-do-list Anda bukan?
- Gunakan Slack Reminder. Seperti namanya, Slack juga memiliki fitur reminder untuk memastikan tidak ada tugas atau pesan yang tidak diselesaikan. Anda bisa memasang reminder untuk beberapa pesan penting agar dapat memberikan notifikasi ulang di waktu yang sudah Anda tentukan.
- Anda punya banyak pesan yang belum terbaca dan karena begitu banyaknya pesan tersebut Anda sampai tidak tahu pesan Mana saja yang harus Anda ikut? Tekan Ctrl/Command+Shift+A lalu Anda akan diarahkan pada fitur All Unreads. Simple bukan?
- Tidak banyak yang tahu, tools untuk komunikasi bisnis ini sebenarnya punya beberapa pilihan tampilan skin theme. Untuk menggantinya, Anda bisa lihat panel sidebar, pilih Preferences, lalu pilih Sidebar Theme. Anda akan melihat enam pilihan warna theme Slack seperti Aubergine (warna ungu seperti di awal), Hoth (putih), Monument (Tosca), Choco Mint (Coklat), Ochin (Biru dongker), dan Work Hard (Hitam). Warna apa yang akan Anda pilih?
- Bahasa emoji memang membuat semuanya menjadi terasa menyenangkan. Di Slack Anda bisa memilih beberapa mode emoji seperti mode Apple/International Style, Google Hangout Style, Twitter Style dan Emoji One Style. Apakah Anda sering menggunakan emoji saat sedang mengirim pesan kepada rekan?
- Giphy merupakan pihak ketiga yang juga terintegrasi dengan Slack. Platform ini mempermudah Anda mengirim pesan dengan format GIF. Hasilnya? Pembicaraan Anda akan terasa lebih menyenangkan. Untuk mengaksesnya cukup mudah, Anda tinggal mengetik “/giphy” diikuti dengan istilah apapun yang Anda butuhkan. Setelah itu, Anda akan menemukan banyak rekomendasi visual dengan format .GIF acak. Setelah Anda pilih, lalu klik Send. Patut dicoba!
- Optimalkan performa Anda dengan membuat starred message Anda menjadi to-do-list dengan mengklik star button yang ada di tab pesan. Melihat pesan-pesan penting menjadi lebih mudah bukan?
Itulah dia penjelasan lengkap mengenai Slack, tools untuk komunikasi bisnis yang lebih efisien. Dengan Slack, sistem koordinasi Tim mungkin sudah tidak lagi menjadi masalah. Namun, untuk sistem pengelolaan operasional bisnis Anda, serahkan urusannya pada Moka.
Tidak hanya mudah digunakan, Moka dapat membantu Anda untuk mengatur banyak hal dengan mudah, mulai dari daftar inventaris, meja di restoran, karyawan, hingga pelanggan sekali pun. Tertarik ingin tahu apa saja fitur yang ditawarkan Moka? Silakan klik link ini. Jika ingin mencoba gratis aplikasi Moka selama 14 hari.
