Sistem Jualan Pre Order (PO): Cara, Manfaat, dan Contohnya
Saat Anda berhadapan dengan jumlah pesanan masuk yang datang tiba-tiba, pasti Anda akan merasa kewalahan, kan? Atau mungkin, Anda sering merasa ragu apakah konsumen akan berminat jika Anda menjual banyak produk untuk mengikis stok di gudang? Di saat seperti ini, ada sistem dan contoh pre order yang bisa Anda terapkan supaya semuanya lebih praktis.
Namun, bagaimana cara kerjanya? Simak sampai tuntas di sini agar Anda bisa merancang sistem yang tepat sesuai kebutuhan!
Apa Itu Pre Order?
Sederhananya, pre order atau sering disingkat PO adalah sistem transaksi yang mengharuskan pelanggan memesan dan membayar produk di awal terlebih dahulu. Setelah itu, barulah Anda akan menyediakan barang tersebut secara fisik atau mulai memproduksinya secara massal. sebelum barang tersebut tersedia secara fisik atau diproduksi secara massal.
Sistem ini sangat populer di era digital karena memberikan kepastian bagi kedua belah pihak. Bagi penjual, sistem ini membantu dalam memprediksi permintaan pasar secara akurat. Sementara itu, di sisi pelanggan, sistem ini menjamin mereka akan mendapatkan barang impian, terutama untuk produk-produk yang edisinya terbatas atau sedang viral.
Manfaat Sistem Pre Order untuk Pelaku Usaha
Mengapa banyak pengusaha besar maupun UMKM menerapkan sistem pre order untuk mengelola pesanan? Jawabannya ada pada efisiensi bisnis yang ditawarkan. Berikut adalah lima manfaat utama yang bisa Anda rasakan:
-
Mengurangi risiko stok berlebih
Salah satu mimpi buruk setiap pengusaha adalah melihat barang menumpuk di gudang karena tidak laku terjual. Barang yang mengendap ini disebut sebagai dead stock, dan artinya sebagian besar modal Anda tertahan di sana. Bayangkan seberapa besar kerugian yang bisa ditimbulkan.
Namun, dengan sistem PO, Anda bisa memproduksi atau menyetok barang sesuai dengan jumlah pesanan yang sudah pasti. Ini adalah cara paling efektif untuk meminimalisir kerugian akibat kesalahan prediksi tren pasar. Jadi, Anda tidak perlu lagi mengadakan cuci gudang besar-besaran dengan diskon yang memangkas margin keuntungan hanya demi menghabiskan stok.
-
Menghemat biaya produksi
Dalam dunia manufaktur, memproduksi barang dalam jumlah yang sudah pasti jauh lebih hemat dibandingkan memproduksi dengan sistem tebak-tebakan. Saat Anda membawa data pesanan PO ke pihak vendor atau konveksi, Anda bisa menegosiasikan harga yang lebih kompetitif karena jumlah pesanan yang sudah jelas.
Selain itu, Anda terhindar dari pemborosan bahan baku. Anda hanya akan membeli material yang memang dibutuhkan, sehingga efisiensi operasional bisnis Anda akan meningkat secara signifikan.
Baca juga: Tips Financial Planning untuk Pemilik Bisnis
-
Menciptakan antusiasme terhadap produk baru
Sistem PO sering kali berfungsi sebagai alat pemasaran. Dengan memberikan batasan waktu pemesanan, misalnya kurang dari 1 minggu, Anda secara otomatis menciptakan rasa urgensi atau Fear of Missing Out (FOMO) di benak pelanggan.
Alasannya, orang-orang cenderung lebih tertarik pada sesuatu yang sulit didapatkan atau memiliki keterbatasan waktu. Dalam banyak contoh pre order yang sukses, kuncinya terletak pada komunikasi yang transparan mengenai estimasi waktu pengiriman barang ke tangan konsumen.
-
Menumbuhkan kesetiaan pelanggan
Pelanggan yang bersedia menunggu demi produk Anda biasanya memang sudah menyukai brand Anda atau merasa produk tersebut sangat bernilai. Dengan memberikan pengalaman PO yang mulus, seperti update berkala mengenai proses produksi, Anda sedang membangun hubungan emosional dengan mereka.
Hasilnya, mereka merasa menjadi bagian dari perjalanan produk tersebut sejak awal. Bahkan, pelanggan yang puas dengan sistem PO Anda sebelumnya kemungkinan besar akan kembali lagi di periode berikutnya.
-
Menjaga kestabilan cash flow
Dalam sistem PO, pelanggan biasanya diwajibkan membayar uang muka (DP) sebesar 50% dari total harga terlebih dahulu. Bahkan, tak menutup kemungkinan mereka bisa membayar secara lunas di awal.
Uang yang masuk ini bisa langsung Anda gunakan untuk menutupi biaya operasional produksi atau membeli bahan baku. Dengan kata lain, Anda menjalankan produksi menggunakan modal dari pelanggan, bukan dari tabungan pribadi atau pinjaman bank. Sehingga, arus kas Anda akan tetap stabil tanpa pengeluaran berlebih.
Contoh Pre Order dalam Bisnis
Selain karena manfaatnya yang berlimpah, sistem pre order juga sangat fleksibel dan bisa diterapkan dalam berbagai industri. Sehingga, banyak pelaku usaha mulai meliriknya. Mari simak beberapa contoh pre order yang umum kita temukan di bawah ini:
-
Usaha F&B
- Hampers Hari Raya: Ini adalah contoh pre order yang cukup populer. Toko kue kering biasanya membuka pesanan 1-2 bulan sebelum Idulfitri atau Natal. Dengan data PO, mereka bisa mengatur jadwal lembur karyawan dan membeli bahan baku seperti mentega dan tepung dalam jumlah besar (grosir) yang lebih murah.
- Menu Spesial Mingguan: Banyak usaha katering rumahan yang menggunakan PO untuk menu-menu yang sulit dibuat, seperti Rendang yang harus dimasak 8 jam atau kue artisan yang membutuhkan teknik khusus. Dengan sistem ini, tidak ada makanan yang terbuang karena semua sudah dipesan.
- Produk Freshly Baked: Toko roti premium seringkali hanya memproduksi sourdough atau croissant berdasarkan pesanan yang masuk sehari sebelumnya untuk memastikan pelanggan menerima roti dalam keadaan paling renyah.
-
Usaha fashion
- Slow Fashion & Koleksi Eksklusif: Desainer sering merilis sketsa atau sampel baju terlebih dahulu. Jika pesanan memenuhi kuota minimal, produksi baru dimulai. Ini menghindari penumpukan baju yang tidak laku di gudang.
- Merchandise Komunitas: Pembuatan kaos untuk fans klub bola, grup musik, atau komunitas hobi biasanya menggunakan PO lunas di muka. Hal ini memastikan panitia tidak merugi karena modal produksi sudah tertutupi oleh pembayaran peserta di awal.
- Size Inclusive: Penjual bisa menawarkan ukuran yang sangat kecil (XS) atau sangat besar (XXL+) tanpa takut ukuran tersebut tidak laku, karena mereka hanya memproduksi ukuran tersebut sesuai pesanan yang masuk.
-
Usaha elektronik
- Smartphone Flagship: Strategi PO elektronik biasanya dibarengi dengan hadiah bundling. Misalnya, jika Anda melakukan pre-order ponsel terbaru, Anda akan mendapatkan bonus proteksi layar atau earbuds gratis. Ini adalah cara brand untuk mengunci calon pembeli agar tidak berpindah ke pesaing.
- Konsol Game & Aksesori: Produk hobi seperti konsol game generasi terbaru seringkali memiliki permintaan yang jauh lebih tinggi daripada suplai. PO di sini berfungsi sebagai sistem antrean yang adil bagi konsumen setia.
-
Usaha online retail
- Produk Viral dari Media Sosial: Saat sebuah produk sedang tren di TikTok atau Instagram, pengecer bisa membuka PO sebelum barang tersebut benar-benar sampai di gudang mereka. Ini memungkinkan mereka menangkap momentum pasar dengan cepat.
- Barang Koleksi (Action Figure/Album K-Pop): Produk-produk koleksi biasanya memiliki tanggal rilis resmi global. Penjual di Indonesia umumnya membuka PO agar bisa memesan langsung ke distributor luar negeri tepat saat produk tersebut diluncurkan.
-
Usaha barang impor
- Kosmetik dan Skincare: Penjual mengunggah foto produk di rak toko luar negeri, pelanggan memilih, membayar, dan penjual membelikannya. Risiko rugi nol persen karena barang hanya dibeli jika sudah ada yang membayar.
- Barang Branded: Jastip tas atau sepatu mewah juga menggunakan sistem ini untuk memastikan bahwa model dan warna yang dibeli benar-benar sesuai dengan keinginan pembeli yang sudah mentransfer uangnya.
-
Usaha kerajinan custom
- Furnitur Custom: Meja makan kayu solid atau lemari pakaian seringkali membutuhkan waktu 2-4 minggu pengerjaan. PO memberikan kepastian waktu bagi pelanggan kapan barang mereka akan selesai dikerjakan oleh pengrajin.
- Souvenir Pernikahan: Dengan PO, pengantin bisa memesan ratusan suvenir unik dengan inisial nama mereka jauh-jauh hari, sehingga pengusaha suvenir punya waktu cukup untuk melakukan quality control.
Cara Membuat Sistem Pre Order yang Efektif
https://stock.adobe.com/id/images/pre-order-now/170440184?prev_url=detail
Agar tidak menimbulkan kekecewaan di sisi pelanggan atau kerugian di sisi Anda, penerapan sistem PO harus direncanakan dengan matang. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk merancangnya:
-
Tentukan produk yang berkualitas baik untuk dijual
Jangan sembarangan memilih produk untuk sistem PO. Karena pelanggan sudah berkorban waktu untuk menunggu, pastikan barang yang mereka terima nanti memiliki kualitas yang sebanding atau bahkan melebihi ekspektasi. Lakukan riset pasar terlebih dahulu untuk melihat apa yang sedang dibutuhkan.
Jika Anda membuat produk sendiri, buatlah sampel atau prototipe dan uji ketahanannya. Ingat, pelanggan yang bersedia ikut pre order Anda biasanya mengharapkan sesuatu yang eksklusif atau berkualitas tinggi. Jangan sampai reputasi brand Anda hancur hanya karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan janji manis di awal.
Baca juga: Best Seller Adalah? Arti, Ciri-ciri, Tips, dan Strategi Pemikat Konsumen
-
Buat jadwal timeline pre order yang jelas
Transparansi adalah kunci sukses PO. Anda harus memiliki kalender kerja yang mendetail. Kapan periode pesanan dibuka? Kapan batas akhir pembayaran? Berapa lama proses produksi berlangsung? Dan yang paling penting, kapan estimasi barang dikirim? Sampaikan semua informasi ini di deskripsi produk atau poster promosi Anda.
Hindari kata-kata ambigu seperti “secepatnya” atau “segera”, dan gunakan tanggal yang pasti agar pelanggan merasa tenang. Untuk mempermudah, Anda bisa menggunakan contoh jadwal pre order berikut sebagai referensi:
- Masa PO (Pemesanan): Tanggal 1-7 setiap bulan.
- Masa Produksi: Tanggal 8-22 (berikan buffer time atau waktu cadangan 2-3 hari untuk mengantisipasi kendala teknis).
- Masa Pengiriman: Tanggal 25 sampai selesai. Cantumkan detail ini di setiap materi promosi. Jika terjadi keterlambatan karena faktor di luar kendali (seperti vendor yang sakit atau cuaca buruk), segera komunikasikan kepada pelanggan secara proaktif sebelum mereka bertanya.
-
Batasi jumlah slot PO untuk menjaga kualitas
Godaan untuk menerima pesanan sebanyak-banyaknya memang besar karena itu berarti potensi keuntungannya juga semakin tinggi.
Namun, ingatlah kapasitas produksi Anda. Jika Anda memaksakan diri menerima 1.000 pesanan padahal kemampuan tim hanya 200 pesanan per minggu, pada akhirnya jadwal pengiriman akan berantakan.
Selain itu, membatasi slot juga memberikan kesan eksklusivitas. Misalnya, Anda bisa menekankan label “hanya untuk 50 pemesan pertama” atau sejenisnya untuk mendorong orang agar segera bertransaksi.
-
Siapkan tim khusus untuk pre order
Sistem PO biasanya melibatkan banyak tanya jawab dari pelanggan yang merasa cemas. Maka dari itu, Anda butuh tim yang responsif untuk menjawab pertanyaan mengenai status pesanan.
Selain itu, tim produksi juga harus disiapkan sejak awal agar mereka lebih fokus memenuhi target timeline yang sudah dijanjikan. Jangan sampai pesanan reguler (jika ada) terganggu karena adanya sistem PO ini. Koordinasi yang baik antar divisi akan memastikan operasional berjalan lancar.
-
Buat konten teaser produk di media sosial
Gunakan kekuatan konten visual untuk membangun rasa penasaran. Sebelum membuka pre order, Anda bisa mengunggah foto-foto behind the scenes selama tahap produksi, cuplikan singkat produk (teaser), atau testimoni dari mereka yang sudah mencoba sampel produk tersebut.
Konten yang menarik akan memicu percakapan di kolom komentar dan membuat orang sudah siap berburu atau ikut war saat link pesanan dibuka. Dalam jangka panjang, hal ini juga akan semakin meningkatkan pemasukan dan keuntungan bisnis Anda.
Baca juga: Contoh Kalimat Promosi Bisnis Online yang Paling Menarik
-
Segera proses pesanan setelah masuk
Tak kalah penting, jangan menunda-nunda pekerjaan. Begitu periode PO ditutup dan data pesanan sudah terkumpul, segera lakukan pemesanan bahan baku secara grosir dan instruksikan tim produksi untuk mulai bekerja.
Semakin cepat Anda bergerak, semakin besar kemungkinan Anda bisa mengirim barang lebih awal dari jadwal. Pelanggan akan sangat terkesan jika menerima paket lebih cepat dari yang mereka bayangkan, sehingga mereka lebih terdorong untuk memesan lagi dari Anda.
-
Minta umpan balik pelanggan
Setelah barang sampai di tangan pelanggan, jangan putus komunikasi begitu saja. Mintalah testimoni atau masukan mengenai pengalaman mereka mengikuti sistem PO Anda. Contohnya, Anda dapat mengirimkan email atau chat di WhatsApp berisikan angket yang menanyakan apakah prosesnya mudah dan apakah barangnya sesuai.
Masukan ini sangat berharga untuk memperbaiki sistem PO di masa mendatang agar lebih efisien. Selain itu, testimoni positif yang Anda dapatkan juga bisa digunakan sebagai bahan promosi untuk sesi pre-order berikutnya.
Itulah berbagai contoh pre order yang bisa Anda coba. Menjalankan bisnis dengan sistem pre-order memang menantang. Namun, jika dilakukan dengan strategi yang benar, hasilnya akan sangat memuaskan bagi pertumbuhan bisnis Anda. Selain membentuk tim yang tepat dan terus menjaga komunikasi dengan pelanggan, manajemen data dan stok yang rapi juga penting agar tidak terjadi kesalahan kirim atau kekurangan bahan di tengah jalan.
Nah, supaya bahan baku tetap mencukupi untuk memenuhi semua pesanan pre order yang masuk, pastikan Anda mengecek stok secara berkala. Namun, memeriksa jumlah stok tiap bahan satu per satu secara manual akan sangat memakan waktu, padahal waktu tersebut bisa digunakan untuk kegiatan operasional lainnya yang lebih penting.
Untuk mempermudah, Anda bisa menggunakan fitur Manajemen Stok dari Moka POS. Fitur ini akan sangat membantu Anda memantau stok dari ratusan hingga ribuan SKU secara real-time dalam satu dashboard yang mudah digunakan. Dengan pemantauan yang akurat, Anda tidak perlu khawatir kekurangan bahan saat permintaan melonjak tinggi.
Tertarik untuk mencoba kemudahan mengelola bisnis dan stok barang secara otomatis? Anda bisa mendaftar untuk demo gratis Moka POS sekarang juga, dan rasakan bagaimana teknologi dapat membantu Anda meningkatkan omzet tanpa perlu pusing dengan urusan administrasi gudang!
