Petty Cash untuk Bisnis: Fungsi, Metode, dan Tips Manajemennya

“Waduh, ada kebutuhan mendadak, tapi vendor hanya bisa menerima pembayaran secara tunai… aku harus apa?”

Tenang, di saat seperti ini, petty cash adalah penyelamat Anda! Sebab, meski nominalnya relatif kecil, Anda bisa menggunakan uang tersebut untuk memenuhi kebutuhan usaha yang mendesak agar operasional tetap lancar. Tapi, bagaimana cara menghitung petty cash dengan tepat untuk memastikan persediaan Anda masih cukup? Yuk, pelajari selengkapnya di sini!

Apa Itu Petty Cash?

Singkatnya, petty cash adalah dana kecil yang disiapkan oleh bisnis untuk memenuhi kebutuhan transaksi bernominal kecil dan mendesak. Nominal uang tunai ini biasanya tidak besar, tapi sangat penting untuk kelancaran operasional sehari-hari. 

Dalam konteks bisnis, Anda bisa menggunakan petty cash untuk kebutuhan jangka pendek. Lalu, ada satu pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pencatatan setiap pengeluaran dari petty cash tersebut. 

Sistem petty cash ada agar Anda tidak perlu mengurus transaksi bernilai kecil melalui proses administrasi yang panjang. Karena itu, petty cash biasanya disimpan secara terpisah dari kas besar atau dana utama perusahaan.

Fungsi Petty Cash

Berikut adalah berbagai situasi bisnis yang memerlukan penggunaan petty cash:

• Mendukung transaksi bernominal kecil

Pernahkah Anda berhadapan dengan kebutuhan mendesak yang nilai transaksinya tidak terlalu besar? Sebut saja, contohnya membeli air minum, alat tulis kantor, mengirim versi cetak dokumen, atau menyediakan konsumsi rapat karyawan. 

Jika setiap transaksi ini harus melalui proses pengajuan formal dan pencairan dana dari kas utama, tentunya Anda akan menghabiskan banyak waktu. Nah, di sinilah fungsi petty cash menjadi penting. Anda bisa menggunakan uang ini untuk membayar semuanya tanpa perlu menunggu proses administrasi yang panjang.

• Mempercepat proses reimbursement

Berikutnya, petty cash juga bisa mempermudah proses reimbursement, terutama untuk pengeluaran-pengeluaran mendadak. Tidak menutup kemungkinan karyawan Anda harus sering mengeluarkan uang pribadi untuk kebutuhan operasional yang bersifat darurat. Contohnya, membeli bahan rapat atau membayar jasa kirim. Tapi, dengan adanya petty cash, Anda bisa segera mengganti pengeluaran karyawan tanpa perlu menunggu proses administrasi yang panjang.

• Mengurangi beban administrasi

Tanpa adanya petty cash, setiap transaksi kecil harus melalui pencatatan dan administrasi yang sama rumitnya dengan transaksi besar. Ini tentunya akan memakan waktu dan tenaga, serta menghambat operasional bisnis. 

Namun, petty cash adalah strategi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut. Sebab, kalau Anda punya persediaan yang cukup, Anda bisa mengurangi beban kerja divisi administrasi untuk pengeluaran kecil. Sebab, proses mencatat penggunaan dana tersebut dalam log petty cash umumnya lebih cepat dan sederhana dibandingkan dengan penggunaan dana kas utama.

• Mempermudah manajemen pengeluaran

Pengelolaan pengeluaran kecil dalam bisnis bisa menjadi tantangan jika tidak diatur dengan baik. Tapi, dengan petty cash, Anda bisa lebih mudah memantaunya. Sebab, penggunaan petty cash mengharuskan Anda mencatat setiap pengeluaran dengan teratur. Sehingga, Anda bisa tahu untuk apa uang tersebut digunakan dan berapa banyak yang telah dikeluarkan dalam periode tertentu. 

Hasilnya, dengan catatan yang baik, Anda bisa menjaga transparansi keuangan bisnis agar karyawan maupun mitra bisnis lebih percaya Anda.

• Sumber dana darurat usaha

Tahukah Anda bahwa petty cash adalah salah satu sumber dana darurat alternatif? Semisal Anda menemukan kerusakan kecil pada peralatan kantor yang perlu segera diperbaiki, Anda bisa langsung mengambil dana dari petty cash tanpa harus menunggu pencairan dana dari kas besar. Akses dana yang mudah ini akan membantu menjaga kelancaran operasional bisnis. Terutama, saat ada kejadian yang tidak terduga.

Metode Petty Cash

Bagaimana cara mengelola petty cash usaha? Anda bisa memilih salah satu dari dua metode ini sesuai kebutuhan:

• Imprest fund system

Metode imprest fund system merupakan salah satu cara paling umum dalam mengelola petty cash. Dalam sistem ini, perusahaan menetapkan jumlah tetap untuk petty cash pada awal periode tertentu. 

Misalnya, Anda menetapkan dana sebesar Rp1 juta sebagai petty cash untuk periode sebulan. Setiap kali ada pengeluaran, Anda akan mencatat penggunaannya. Di akhir periode atau ketika dana mulai menipis, Anda harus mengajukan pengisian ulang dana sesuai dengan jumlah yang telah digunakan.

Sistem ini bisa memudahkan Anda dalam mengontrol pengeluaran, terutama untuk pengusaha pemula. Sebab, dengan jumlah yang sudah ditetapkan di awal, Anda bisa dengan mudah melacak seberapa banyak uang yang telah dikeluarkan dan berapa yang tersisa. Ketika mengisi ulang, Anda hanya mengganti dana yang telah terpakai, sehingga pengelolaan petty cash menjadi lebih rapi dan terstruktur.

• Fluctuating fund system

Berbeda dengan imprest fund system, Anda bisa menetapkan jumlah dana yang lebih fleksibel dalam fluctuating fund system. Sebab, nominalnya bisa berubah-ubah sesuai kebutuhan, tergantung pada banyaknya pengeluaran yang terjadi. Misalnya, jika pengeluaran bulan ini lebih banyak, Anda bisa menambahkan dana petty cash, atau menguranginya jika pengeluaran berkurang.

Sistem ini menawarkan fleksibilitas lebih karena Anda tidak harus menetapkan jumlah dana tetap di awal periode. Sehingga, fluctuating fund system cocok untuk bisnis yang punya banyak kebutuhan mendadak. 

Namun, sistem ini juga menuntut pengelolaan yang lebih ketat karena perubahan jumlah dana harus selalu dipantau. Tanpa pengawasan yang baik, bisa saja dana menjadi kurang atau berlebih di saat tertentu.

Contoh Laporan Penggunaan Petty Cash

Idealnya, laporan petty cash yang tepat harus mencakup sejumlah informasi penting seperti tanggal transaksi, jumlah yang dikeluarkan, deskripsi pengeluaran, dan siapa yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut. Supaya lebih jelas, Anda bisa menggunakan contoh laporan berikut sebagai referensi:

Laporan Penggunaan Petty Cash – Oktober 2024

Periode: 1 Oktober – 31 Oktober 2024

Jumlah Awal: Rp1.000.000

Tanggal	Keterangan	Jumlah (Rp)	Tanggung Jawab
3 Oktober	Pembelian alat tulis	100.000	Budi
5 Oktober	Biaya kirim dokumen	50.000	Sinta
10 Oktober	Konsumsi rapat	200.000	Yudi
15 Oktober	Transportasi kunjungan klien	75.000	Rina
20 Oktober	Pembelian tinta printer	150.000	Budi

 

Jumlah yang Dikeluarkan: Rp575.000

Sisa Petty Cash: Rp425.000

Pada akhir periode, perusahaan akan mengisi ulang petty cash dengan jumlah yang telah digunakan, yaitu Rp425.000. Dengan demikian, Anda akan selalu memiliki saldo sebesar Rp1.000.000 di setiap awal bulan. Lalu, setiap kali mengisi ulang saldo, pastikan Anda menyertakan dokumen pendukung seperti faktur dan kwitansi sebagai bukti transaksi.

Laporan sederhana di atas sangat cocok jika Anda ingin menggunakan metode imprest fund system untuk mengelola petty cash. Nah, bagaimana dengan laporan yang pas untuk fluctuating fund system? Berikut adalah contohnya:

Laporan Penggunaan Petty Cash – Oktober 2024

Periode: 1 Oktober – 31 Oktober 2024

Jumlah Awal: Rp1.000.000

Tanggal	Keterangan	Jumlah (Rp)	Tanggung Jawab	Bukti Pengeluaran
2 Oktober	Pembelian kertas A4	200.000	Sinta	Faktur #010
5 Oktober	Biaya kirim dokumen	50.000	Rina	Kwitansi #011
10 Oktober	Transportasi kunjungan klien	100.000	Yudi	Nota #012

 

Sisa Petty Cash: Rp650.000

Penambahan Dana Petty Cash: Rp500.000 (ditambahkan 15 Oktober 2024)

Saldo Setelah Penambahan: Rp1.150.000

 

Tanggal	Keterangan	Jumlah (Rp)	Tanggung Jawab	Bukti Pengeluaran
18 Oktober	Pembelian tinta printer	150.000	Budi	Faktur #013
25 Oktober	Pembelian air minum galon untuk dispenser kantor	100.000	Rudi	Nota #014

 

Sisa Petty Cash di Kas: Rp900.000

 

Dalam sistem ini, perusahaan tidak mengembalikan saldo ke angka tetap pada akhir periode. Sebaliknya, dana akan ditambahkan saat dibutuhkan, seperti pada tanggal 15 Oktober, ketika Rp500.000 ditambahkan ke petty cash karena saldo turun menjadi Rp650.000. Dengan penambahan ini, Anda bisa mengatur jumlah saldo sesuai kebutuhan. Terutama, kalau jumlah pengeluaran kecil bisnis Anda sering berbeda-beda.

Baca juga: Apa Itu Laporan Keuangan dan Pentingnya Untuk Kesuksesan Bisnis

Tips Mengelola Petty Cash

Mengelola petty cash itu ternyata tidak terlalu sulit, kok! Untuk memastikan penggunaan petty cash efektif dan aman, Anda bisa menerapkan tips dan trik praktis berikut:

• Tentukan jumlah yang wajar

Langkah pertama dalam mengelola petty cash adalah menentukan jumlah dana yang wajar sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis. Petty cash tidak perlu terlalu besar, tapi harus cukup untuk menutupi pengeluaran kecil yang sering muncul. Misalnya, jika Anda harus sering mengeluarkan uang untuk biaya transportasi atau pembelian alat tulis kantor, Anda bisa menyesuaikan dana sesuai dengan kebutuhan bulanan.

Anda bisa memulai dengan menganalisis pengeluaran rutin dalam beberapa bulan terakhir untuk mengetahui berapa dana yang ideal. Jangan ragu untuk menyesuaikan jumlah jika dalam praktiknya ternyata dana yang disediakan terlalu besar atau terlalu kecil.

• Tunjuk satu orang terpercaya untuk mengawasi petty cash

Berikutnya, pastikan Anda memiliki satu orang yang bertanggung jawab untuk mengelola petty cash. Orang ini akan bertindak sebagai pengawas yang mencatat setiap penggunaan dana dan memastikan bahwa setiap transaksi dilakukan sesuai aturan. Jadi, pilihlah orang yang teliti dan dapat dipercaya untuk mengurangi risiko kesalahan atau penyalahgunaan.

Siapa pun yang Anda pilih, orang ini juga harus selalu memastikan bahwa semua pengeluaran petty cash tercatat dengan baik, serta memastikan bahwa setiap transaksi dilengkapi dengan bukti seperti struk atau kwitansi. Dengan begitu, transparansi penggunaan dana tetap terjaga.

• Buat tempat khusus petty cash

Agar pengelolaan petty cash lebih rapi dan terstruktur, sebaiknya Anda menentukan tempat khusus untuk menyimpan dana tersebut. Anda bisa menggunakan kotak khusus atau laci yang terkunci di kantor, sehingga hanya orang yang bertanggung jawab yang memiliki akses. Sebab, menyimpan dana di tempat yang aman dan terpisah dari dana kas besar akan mengurangi risiko kehilangan atau penggunaan tidak berizin.

Jika memungkinkan, gunakan sistem yang memudahkan pengelolaan fisik uang, seperti amplop khusus untuk setiap kategori pengeluaran. Ini akan membantu Anda memisahkan dana untuk berbagai kebutuhan. Misalnya, uang transportasi, pembelian peralatan, atau biaya lainnya.

Baca juga: Agar Cepat Berkembang, Ini 11 Cara Mengatur Keuangan Usaha Kecil

• Ciptakan kebijakan penggunaan yang jelas

Supaya pengelolaan petty cash berjalan lancar, Anda harus membuat kebijakan penggunaan yang jelas dan komunikasikan kepada seluruh tim. Kebijakan ini harus mencakup siapa yang berhak menggunakan dana, untuk keperluan apa saja dana boleh digunakan, serta bagaimana prosedur pencatatan dan pengembalian dana. 

Misalnya, Anda bisa menetapkan bahwa petty cash hanya boleh digunakan untuk pengeluaran di bawah Rp500.000 dan harus selalu disertai bukti transaksi. Selain itu, pikirkan juga bagaimana cara mengajukan permintaan dana dan siapa yang berwenang menyetujuinya. Dengan kebijakan yang jelas, setiap karyawan akan tahu batasan dan tanggung jawab mereka, sehingga Anda bisa menekan risiko penyelewengan dana.

• Catat dan monitor penggunaan uang secara berkala

Setiap kali Anda menggunakan dana dari petty cash, pastikan ada catatan yang lengkap dengan informasi detail seperti tanggal, jumlah, dan tujuan pengeluaran. Selain diperlukan untuk audit rutin, catatan ini juga membantu Anda memastikan bahwa semua karyawan sudah menggunakan dana dengan bijak.

Sebab, catatan yang teratur akan mempermudah Anda melakukan evaluasi secara rutin. Misalnya, setiap bulan atau kuartal. Proses ini akan memberikan gambaran apakah jumlah dana yang disediakan sudah sesuai kebutuhan atau apakah ada pengeluaran yang tidak perlu.

Jika memungkinkan, sebaiknya Anda memantau penggunaan petty cash dengan software keuangan. Sebab, software ini akan mempermudah Anda saat harus mencatat dan melacak pengeluaran dana. Selain itu, software digital juga bisa mengurangi risiko kehilangan dokumentasi atau kesalahan dalam pencatatan.

Tapi, jangan berkecil hati dulu jika Anda merasa budget usaha untuk software keuangan masih terbatas karena ada pilihan yang mudah dan terjangkau! Justru, Anda bisa mencoba Point of Sale Moka yang bisa merekap setiap pengeluaran usaha secara otomatis dan menyediakan laporan lengkap dalam satu dashboard terpadu. 

Anda juga dapat menugaskan satu orang terpercaya untuk mengelola petty cash dengan mudah menggunakan Moka POS karena ada sistem PIN. Sehingga, hanya karyawan tertentu yang bisa mengakses data penting sesuai kebutuhan, dan keuangan Anda juga lebih aman.

Jadi, kapan pun Anda memerlukan dana darurat untuk transaksi bernominal kecil, kini Anda tidak perlu repot-repot mengurus pencairannya dari kas utama. Sebab, petty cash adalah cara tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Dengan proses administrasi yang lebih sederhana, Anda dapat memperoleh uang sesuai kebutuhan dalam waktu lebih singkat. Sehingga, operasional bisnis pun akan terjaga.

Agar petty cash bisnis lebih tepat guna, pastikan Anda memiliki sistem pengelolaan yang tepat. Idealnya, sistem ini harus mencakup alur pencairan dan penyetujuan, satu orang terpercaya untuk memantau setiap transaksi, tempat khusus untuk menyimpan uang, dan jadwal audit secara berkala. Untuk mempermudah pengawasan dan mengurangi risiko human error, tidak ada salahnya menggunakan Point of Sale Moka yang menawarkan rekap otomatis, kok.

Tenang, Anda bisa mencoba kecanggihan Moka POS secara gratis terlebih dahulu untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis! Bagaimana caranya? Gampang, kok. Anda bisa mengklik link ini untuk menjadwalkan demo gratis dari sekarang, dan jangan sungkan menghubungi kami untuk informasi lebih lanjut!