Performance Improvement Plan: Arti, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Sebagai pelaku bisnis, pernahkah Anda menghadapi karyawan yang kesulitan memenuhi standar kerja? Jika iya, sudah menjadi tugas Anda untuk membantu karyawan tersebut meningkatkan kinerjanya. Anda bisa melakukannya secara efektif dengan merancang strategi Performance Improvement Plan (PIP)!

Strategi PIP tidak hanya membawa manfaat secara langsung kepada perusahaan, tapi juga karyawan yang bersangkutan. Manfaat ini akan lebih terasa apabila Anda mengetahui cara membuat PIP dengan tepat. Mari kita pelajari selengkapnya di sini!

Apa Itu Performance Improvement Plan?

Performance Improvement Plan adalah perencanaan yang ditulis secara formal untuk membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka. Pada umumnya, perusahaan menyusun PIP saat karyawan mengalami kesulitan dalam memenuhi target atau bekerja secara optimal. 

Jadi, dengan penerapan PIP, karyawan yang bersangkutan diharapkan mampu meningkatkan keterampilan, produktivitas, dan efektivitas kerja untuk mencapai standar perusahaan. Tak hanya itu, strategi PIP juga memberi ruang perbaikan bagi karyawan, sehingga dapat menghindari tindakan pemutusan hubungan kerja (PHK).

Tiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri dalam penyusunan PIP. Namun, pada umumnya, dokumen PIP berisi tujuan yang jelas, langkah-langkah perbaikan, serta jangka waktu untuk evaluasi. Dalam dokumen tersebut, biasanya dijelaskan pula aspek-aspek yang masih kurang dari kinerja karyawan, serta solusi yang bisa dilakukan untuk meningkatkannya.

Baca juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Tujuan, Kriteria, dan Cara Mengukurnya

Manfaat Performance Improvement Plan

PIP dapat membantu karyawan untuk mengevaluasi kinerja mereka. Namun, lebih dari itu, Performance Improvement Plan juga dapat berfungsi sebagai strategi pengembangan yang membawa manfaat menyeluruh. Ini dia berbagai manfaat yang dimaksud:

• Meningkatkan motivasi karyawan

Sebagai atasan atau pemilik bisnis, Anda perlu jujur kepada karyawan jika kinerja mereka belum sesuai standar perusahaan. Masalahnya, ketika karyawan mendapat pemberitahuan tentang hal tersebut, kemungkinan besar mereka akan merasa down, tertekan, atau kehilangan semangat. Reaksi tersebut sangat wajar terjadi, jadi berikan waktu kepada karyawan untuk memprosesnya.

Nah, dengan adanya PIP, karyawan tidak hanya mengetahui kekurangan mereka. Di samping itu, mereka juga bisa mendapat gambaran jelas tentang hal-hal yang perlu diperbaiki dan cara untuk mencapainya. Sebab, dokumen PIP idealnya memberikan arahan jelas dan langkah konkret untuk membantu karyawan meningkatkan kinerjanya.

Dengan adanya panduan dari PIP serta bimbingan dari atasan, karyawan pun akan merasa didukung dan dihargai, bukan cuma sekadar dikritik. Hal ini dapat membuat mereka merasa lebih percaya diri dalam bekerja.

• Memperbaiki kekurangan dan kelemahan karyawan

Salah satu bagian utama dalam dokumen PIP adalah target spesifik yang harus dicapai karyawan dalam jangka waktu tertentu. Target seperti ini dapat membantu karyawan untuk fokus memperbaiki kekurangan dan kelemahan yang telah diidentifikasi.

Untuk mendukung karyawan dalam meningkatkan performa, Anda bisa mengadakan pelatihan atau pendampingan. Berikan kesempatan kepada karyawan untuk mengasah keterampilan, khususnya yang berhubungan dengan kendala dalam pekerjaannya. Dengan kata lain, PIP mampu mendorong karyawan untuk terus berkembang, sehingga mengurangi risiko stagnasi.

• Mempersiapkan karyawan untuk kenaikan jabatan

Salah satu tujuan utama Performance Improvement Plan adalah membantu karyawan memperbaiki kinerjanya. Dengan strategi dan penerapan yang optimal, PIP juga bisa menjadi alat pengembangan skill bagi karyawan untuk mendapatkan promosi di tempat kerja.

Misalnya, seorang karyawan sebetulnya memiliki potensi diri yang baik, tapi masih ada kekurangan dalam keterampilan tertentu. Nah, PIP bisa membantu karyawan untuk meningkatkan keterampilan tersebut sebelum dipromosikan. 

Lalu, apabila berhasil menyelesaikan PIP dengan baik, karyawan akan bisa membuktikan bahwa mereka mampu menyelesaikan tugas yang lebih kompleks. Hal ini dapat menunjukkan kesiapan karyawan untuk mengemban tanggung jawab yang lebih besar, sehingga meningkatkan peluang mereka untuk naik jabatan.

• Meningkatkan produktivitas

Saat karyawan menerima dokumen PIP, ia akan mendapat penjelasan rinci terkait kekurangan kinerja, strategi perbaikan, hingga target yang harus dicapai. Penjelasan ini bisa membantu karyawan memahami titik kelemahan mereka, sehingga ke depannya ia bisa lebih berhati-hati dalam bekerja.

Dari sinilah karyawan akan didorong untuk menemukan cara kerja yang lebih efektif. Sebagai atasan, Anda bisa membantu memaksimalkan potensi karyawan dengan memberi bimbingan dan feedback kepada karyawan.

Seiring meningkatnya efektivitas kerja, karyawan pun akan lebih berhati-hati untuk mengurangi risiko kesalahan. Hasilnya, bukan hanya performa kerja karyawan yang meningkat, tapi juga produktivitas tim dan perusahaan secara keseluruhan.

Baca juga: Kerja Lebih Produktif dengan 7 Tips Agar Karyawan Makin Disiplin

• Menjaga standar dan kualitas kinerja perusahaan

Perusahaan pasti mempunyai standar tertentu yang harus dipatuhi seluruh karyawan. Tujuannya untuk memastikan kelancaran bisnis dan kepuasan konsumen. Nah, adanya PIP dapat membantu Anda dan tim mencapai standar tersebut. Sebab, ketika setiap karyawan memperbaiki performa kerja sesuai standar, kualitas produk dan layanan bisnis Anda pun akan ikut terjaga.

Tak hanya itu, PIP juga bisa membantu Anda untuk memastikan bahwa setiap karyawan bekerja dengan standar yang sama. Dengan begitu, hasil kerja pun akan konsisten. Bahkan, pembuatan PIP dapat sekaligus mencegah budaya kerja yang buruk, sebab setiap karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan masing-masing.

• Kesempatan kedua sebelum pengambilan keputusan akhir 

Tidak dapat dimungkiri bahwa karyawan yang mengalami penurunan kinerja dapat menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Meski begitu, bukan berarti Anda bisa langsung mengambil langkah PHK. Terlebih, jika langsung melakukan PHK, Anda harus mencari karyawan pengganti. Hal ini akan membutuhkan lebih banyak waktu dan biaya.

Daripada langsung mengambil tindakan ekstrem tersebut, sebaiknya berikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki diri. Tekankan bahwa Anda berharap mereka bisa menggunakan kesempatan tersebut sebaik mungkin untuk memenuhi standar perusahaan.

Bagaimana jika karyawan tetap tidak menunjukkan perbaikan setelah penerapan PIP. Pada situasi seperti ini, Anda mungkin akan terpaksa mengambil langkah PHK. Namun, setidaknya keputusan tersebut jadi lebih objektif dan adil karena Anda telah memberikan kesempatan kedua melalui Performance Improvement Plan.

• Meningkatkan daya saing dan kompetensi karyawan

Mengingat dunia kerja yang dinamis, karyawan perlu meningkatkan keterampilan mereka agar tetap relevan. Hal ini juga dapat mempertahankan daya saing mereka di dunia kerja. Oleh sebab itu, lengkapi strategi PIP dengan pelatihan karyawan untuk mengembangkan keterampilan mereka.

Dengan keterampilan diri yang berkembang, karyawan pun bisa meningkatkan adaptasi diri terhadap berbagai perubahan. Baik itu kebijakan perusahaan, teknologi baru, atau tren industri. Ketika karyawan mampu berkembang secara berkelanjutan, ia pun dapat membantu perusahaan untuk menghadapi persaingan bisnis secara lebih baik.

Cara Membuat Performance Improvement Plan

Supaya PIP dapat memberikan manfaat yang maksimal, Anda perlu strategi penerapan yang efektif. Wujudkan hal tersebut dengan menerapkan cara-cara berikut ini:

1. Identifikasi masalah secara objektif

Untuk menyusun dokumen PIP yang efektif, lakukan identifikasi masalah kinerja karyawan secara objektif. Untuk menghindari penilaian subjektif atau hanya berdasarkan asumsi, gunakan data historis seperti laporan kinerja, evaluasi sebelumnya, atau feedback dari atasan. Kemudian, bandingkan performa karyawan dengan standar yang ditetapkan perusahaan.

Lakukan analisis untuk mencari tahu penyebab menurunnya kinerja karyawan; apakah karena ia tidak teliti, kurang menguasai keterampilan tertentu, atau mungkin ada faktor eksternal lain. Berdasarkan hasil identifikasi akar masalah, Anda dapat menentukan langkah-langkah strategis yang tepat sasaran untuk memperbaiki kinerja karyawan.

Sebagai contoh, seorang karyawan sales tidak berhasil mencapai target selama tiga bulan berturut-turut. Setelah menganalisis penyebabnya, ternyata karyawan tersebut kurang memahami teknik closing. Jadi, untuk menghindari kesalahan yang sama, Anda bisa memberikan pelatihan intensif tentang teknik closing penjualan kepada karyawan tersebut.

1. Tentukan target dan standar pengukuran yang jelas

Setelah berhasil mengidentifikasi akar masalah, tentukan target perbaikan secara jelas dan terukur. Anda bisa menerapkan metode SMART yang mencakup aspek specific (spesifik), measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), relevant (relevan), dan time-bound (ada tenggat waktu).

Supaya target Performance Improvement Plan Anda spesifik dan terukur, jangan hanya menuliskan, “Meningkatkan performa kerja.” Namun, buatlah target yang konkret dengan menggunakan angka. Contohnya seperti, “Meningkatkan penjualan produk ABC sebesar 25% dalam 3 bulan.” Dengan begini, Anda bisa mengecek progress tingkat penjualan tiap bulannya, apakah kira-kira sudah mendekati target 25% atau belum.

Tak kalah penting, pastikan target tersebut realistis dan sesuai kemampuan karyawan. Target dalam PIP juga harus relevan atau berhubungan langsung dengan peran dan tanggung jawab karyawan. Kemudian, jangan lupa tentukan tenggat waktu, misalnya dalam 3, 6, atau 12 bulan.

Baca juga: KPI Adalah: 5 Langkah Mudah Membuatnya

1. Susun action plan yang mendetail

Berdasarkan target yang telah ditetapkan, susunlah action plan atau langkah-langkah strategis untuk membantu karyawan memperbaiki kinerja dan mencapai target. Pada umumnya, action plan dalam dokumen PIP berisi tiga elemen utama, yaitu langkah perbaikan, tindakan yang dilakukan, serta waktu pelaksanaan. Seperti ini contohnya:

• Langkah perbaikan: Meningkatkan keterampilan teknik closing dalam penjualan;
• Tindakan yang dilakukan: Mengikuti pelatihan penjualan yang diberikan oleh Sales Manager;
• Waktu pelaksanaan: 3–7 Maret 2025.

Apabila karyawan harus meningkatkan lebih dari satu keterampilan, sebaiknya urutkan langkah dari keterampilan yang paling mendasar terlebih dulu. Dengan begitu, karyawan bisa lebih mudah memahami dan mengikuti materi yang diberikan.

1. Tetapkan periode waktu PIP yang spesifik

PIP harus disertai dengan durasi yang jelas. Tujuannya agar karyawan bisa mengetahui berapa lama mereka diberi kesempatan untuk memperbaiki kinerja. Di sisi lain, adanya durasi juga dapat membantu Anda untuk mengevaluasi efektivitas program pelatihan secara lebih efektif.

Tiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing terkait durasi PIP, tapi biasanya berkisar antara 30 hingga 90 hari. Hal ini bergantung pada tingkat kesulitan masalah yang perlu diatasi. Jika hanya butuh pelatihan singkat untuk memperbaiki masalah kecil atau keterampilan dasar, durasi 30 hari idealnya cukup. Namun, apabila masalahnya cukup kompleks, berikan waktu 60–90 hari.

Setelah menetapkan durasi, jangan menunggu sampai akhir periode untuk mulai menerapkan PIP. Mulailah sesegera mungkin, lalu lakukan evaluasi secara berkala untuk memantau progress karyawan yang bersangkutan. 

1. Komunikasikan PIP kepada karyawan yang bersangkutan 

Wajar apabila karyawan merasa down saat mendapat pemberitahuan bahwa kinerja mereka perlu perbaikan. Itulah kenapa Anda menyusun Performance Improvement Plan untuk membantu mereka meningkatkan kinerja. Namun, tekankan bahwa PIP bukanlah hukuman, melainkan kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan diri. 

Sampaikan dengan rencana PIP secara suportif dan penuh empati supaya karyawan tidak merasa terancam. Anda bisa menggunakan nada bicara yang positif dan profesional. Jelaskan bahwa PIP merupakan langkah pembinaan, bukan tanda bahwa mereka akan langsung dipecat. Kemudian, supaya PIP berjalan dua arah, dorong karyawan untuk memberi masukan terkait langkah-langkah atau action plan dalam PIP.

1. Pertimbangkan dukungan yang akan diberikan kepada peserta PIP

Tanpa dukungan dari Anda dan perusahaan, karyawan akan kesulitan memperbaiki kinerjanya sendiri. Oleh sebab itu, berikan mereka bantuan dan dukungan yang relevan. Banyak jenis dukungan yang bisa Anda sediakan, salah satunya adalah coaching atau mentoring. Alokasikan waktu khusus untuk melakukan sesi tersebut bersama karyawan yang bersangkutan.

Apabila ada keterampilan karyawan yang perlu ditingkatkan, berikan ia pelatihan teknis. Kalau memang kondisi pihak internal tidak memungkinkan untuk memberikan pelatihan sendiri, mungkin Anda bisa mendaftarkan karyawan pada pelatihan yang diadakan pihak eksternal, seperti workshop atau bootcamp.

1. Evaluasi hasil PIP secara berkala 

Lakukan sesi evaluasi rutin bersama karyawan untuk membahas progress mereka, misalnya tiap satu atau dua minggu sekali. Ciptakan suasana yang nyaman dan tetap profesional agar karyawan bisa lebih leluasa dalam menyampaikan kendalanya.

Bandingkan progress karyawan dengan target PIP yang sudah ditetapkan. Jika karyawan menunjukkan peningkatan, berikan apresiasi dan diskusikan langkah selanjutnya untuk pengembangan karier. Sebaliknya, kalau masih ada area yang perlu perbaikan, sampaikan feedback Anda secara konstruktif. 

Supaya lebih mudah dalam memantau dan menilai kinerja karyawan, Anda bisa menggunakan teknologi digital seperti Moka POS. Aplikasi kasir online ini dilengkapi dengan fitur Manajemen Karyawan yang mampu mencatat data kinerja setiap karyawan, bahkan dari beberapa cabang atau outlet sekaligus. 

Di samping itu, Anda bisa mengakses laporan shift seluruh karyawan secara komprehensif melalui satu dashboard terpusat. Gunakan laporan ini untuk menilai karyawan secara adil dan jujur. Adanya data tersebut juga akan memudahkan Anda dalam mengidentifikasi karyawan yang bekerja pada tiap jadwal shift. Dengan begini, pertanggungjawaban kerja bisa lebih akurat, sehingga mencegah terjadinya penipuan dari tim internal.

Performance Improvement Plan atau PIP merupakan cara untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan fokus pada perbaikan kekurangan. Dengan kinerja yang meningkat, karyawan pun nantinya dapat berkontribusi lebih baik dalam mencapai target perusahaan. Seluruh manfaat tersebut hanya bisa tercapai apabila PIP disertai dengan strategi efektif.

Lakukan identifikasi akar masalah secara objektif, tetapkan target yang jelas dan terukur, dan rutinlah melakukan evaluasi untuk memantau progress. Proses ini akan lebih mudah jika Anda memanfaatkan teknologi seperti Manajemen Karyawan dari Moka POS. Solusi digital ini mampu membantu Anda memantau kinerja karyawan melalui satu platform terpusat.

Soal keamanan data, tak perlu khawatir karena Anda bisa mengaktifkan PIN. Jadi, hanya karyawan tertentu saja yang bisa mengakses data pada fitur Manajemen Karyawan di Moka POS. Buktikan manfaat Moka POS dalam mendukung strategi PIP Anda dengan menjadwalkan demo gratis! Jika butuh informasi tambahan, kunjungi website Moka POS atau klik di sini untuk terhubung dengan tim Moka POS!