Kiat Manajemen Kasir dan Inventori selama Ramadhan yang Ampuh

Saat Ramadan hingga menjelang Lebaran, biasanya daya beli masyarakat akan meningkat sehingga permintaan terhadap produk ikut naik. Hal ini didorong oleh adanya lonjakan kebutuhan sekaligus bertambahnya pemasukan dari tunjangan hari raya (THR).

Nah, supaya bisa memenuhi seluruh permintaan pelanggan, Anda perlu menerapkan strategi tepat untuk manajemen kasir dan inventori selama Ramadhan. Dengan manajemen kasir yang baik, Anda bisa melayani proses pembayaran secara cepat dan efektif sehingga pelanggan tidak perlu antre lama. Sementara itu, manajemen inventori membantu Anda untuk mengelola stok barang agar sesuai dengan tingkat permintaan pelanggan.

Lantas, seperti apa cara tepat untuk mengelola sistem kasir dan inventori selama Ramadhan? Cari tahu berbagai tipsnya di bawah ini!

Tips Mengelola Inventori Gudang selama Ramadhan

Lonjakan permintaan produk merupakan salah satu kondisi yang umum dialami para pelaku bisnis selama Ramadhan hingga menjelang Lebaran. Hal ini disebabkan oleh meningkatnya kebutuhan dan daya beli masyarakat. 

Untuk menghadapi kondisi tersebut, Anda perlu mengelola inventori gudang secara matang. Jangan sampai Anda kekurangan stok produk sehingga tidak bisa memenuhi lonjakan permintaan dari pelanggan. Namun, kelebihan stok juga tidak baik karena berisiko menyebabkan kerugian. Sebagai solusinya, Anda bisa melakukan beberapa hal berikut untuk mengelola inventori selama Ramadhan.

• Buat prediksi jumlah permintaan berdasarkan data

Manajemen kasir dan inventor selama Ramadhan bisa dikatakan berhasil apabila jumlah stok barang sesuai dengan tingkat permintaan pelanggan. Untuk itu, Anda bisa mengecek data penjualan bisnis pada Ramadhan tahun lalu. Jadikan data tersebut sebagai patokan untuk menyediakan stok barang pada Ramadhan tahun ini.

Misalnya, data menunjukkan bahwa Anda berhasil menjual produk sebanyak 3.000 item selama Ramadhan tahun lalu. Lalu, ketika Anda melihat data penjualan Ramadhan pada tahun-tahun sebelumnya, diketahui bahwa selalu ada peningkatan penjualan sekitar 100-200 item per tahun. 

Artinya, untuk Ramadhan tahun ini, Anda bisa menyiapkan 3.200 stok barang untuk mengantisipasi peningkatan permintaan produk. Dengan begini, seluruh pelanggan bisa mendapatkan produk yang mereka inginkan, lalu di sisi lain, Anda juga akan menghasilkan keuntungan maksimal.

• Lakukan stock opname berkala

Jika sudah membeli stok barang dalam jumlah sesuai, jangan lupa untuk segera mencatatnya pada sistem inventori Anda. Kemudian, Anda juga perlu melakukan stock opname secara berkala. Stock opname adalah proses menghitung dan mencatat stok barang yang ada di gudang, lalu mencocokkannya dengan jumlah fisik yang tercatat dalam data stok atau catatan pembukuan.

Untuk mengantisipasi lonjakan permintaan selama Ramadhan, Anda dianjurkan melakukan stock opname pada awal bulan puasa. Dengan begini, Anda bisa tahu jumlah inventori atau stok barang yang perlu dikelola, serta jumlah stok barang yang masih tersisa dan kira-kira kapan stok tersebut akan segera terjual.

Baca juga: Apa Itu Stock Opname dan Mengapa Penting untuk Bisnis?

• Buat rencana belanja atau restock

Berdasarkan data dari hasil stock opname, Anda dapat mengetahui apakah harus memesan ulang barang-barang tertentu, dan jika iya, Anda bisa menentukan jumlah barang yang perlu dipesan. Hal ini akan memudahkan Anda untuk menyusun rencana belanja atau restock.

Pada umumnya, rencana belanja melibatkan pendataan jenis dan jumlah stok barang yang akan dibeli, pemesanan barang kepada supplier, hingga pencatatan jadwal restock. Dengan rajin melakukan rencana belanja, Anda bisa mempelajari pola restock barang untuk mempersiapkan diri agar tidak kehabisan stok lebih cepat daripada biasanya.

Namun, jangan berhenti sampai di situ saja. Jika penjualan cukup tinggi, apalagi selama Ramadhan, sebaiknya tingkatkan rutinitas stock opname menjadi sekali sehari. Hal ini dapat mengurangi risiko adanya perbedaan jumlah stok barang di gudang dan yang tertulis dalam data.

• Perhatikan jadwal libur supplier selama Ramadhan

Kelancaran manajemen kasir dan inventori selama Ramadhan sangat dipengaruhi oleh supplier. Meskipun Anda sudah mendata inventori dengan baik, hal tersebut akan percuma apabila supplier tidak dapat mengirimkan stok barang yang Anda butuhkan hanya karena mereka libur. 

Oleh sebab itu, jalin komunikasi yang baik dengan para supplier dan tanyakan jadwal libur mereka selama Ramadhan dan Lebaran. Dengan begitu, Anda bisa menyusun jadwal pemesanan stok barang yang sesuai jadwal operasional mereka. Jangan sampai Anda kesulitan memenuhi permintaan pelanggan karena supplier sedang libur.

Baca juga: Supplier Adalah: Cara Kerja dan Perbedaannya dengan Distributor

• Cek masa pakai stok di gudang secara rutin

Ketika mendata stok barang di gudang, jangan lupa mengecek masa pakai atau kedaluwarsanya. Jika ada barang yang kedaluwarsanya sudah dekat, Anda perlu memikirkan cara untuk “mengeluarkan” barang tersebut dari gudang secepatnya. 

Misalnya, mungkin Anda bisa menawarkan promo diskon atau buy 1 get 1 untuk agar pelanggan tertarik membeli produk-produk tersebut. Namun, apabila kedaluwarsa stok barang Anda masih lama, pastikan Anda mengelolanya dengan baik untuk menjaga kualitasnya, sehingga pelanggan pun akan puas saat membeli produk Anda.

• Sering-sering mencatat kondisi inventaris

Saat melakukan stock opname, usahakan untuk mengecek dan mencatat kondisi stok barang. Periksa satu per satu tiap item yang tersimpan di gudang, lalu pastikan bahwa kondisinya masih baik dan layak untuk digunakan atau dijual. Hal ini juga dapat membantu Anda untuk selalu memberikan produk berkualitas terbaik kepada para pelanggan.

Di sisi lain, pencatatan kondisi stok barang merupakan sebuah langkah preventif yang efektif. Misalnya, jika Anda menemukan barang yang kondisinya sudah tidak layak jual, mungkin karena terkontaminasi debu atau kemasan berlubang, Anda bisa segera mencari solusi untuk mencegah kondisi serupa kembali terulang.

• Simpan produk sesuai kategori

Tak kalah penting, Anda juga sebaiknya menyimpan stok barang berdasarkan kategori. Jenis kategorinya bisa Anda tentukan secara bebas, tapi pada umumnya, para pelaku bisnis lebih sering mengelompokkan stok barang berdasarkan waktu datang dan waktu pakai produk. Alasannya karena mereka menerapkan prinsip first-in-first-out (FIFO) saat mengelola inventori.

Pada prinsip FIFO, stok barang yang lebih dulu masuk gudang akan menjadi yang pertama dikeluarkan. Metode ini dapat membantu Anda terhindar dari risiko produk menumpuk akibat sudah melewati kedaluwarsa. 

Di samping mengelola stok barang dengan metode tepat dan cara-cara yang telah disebutkan di atas, Anda juga perlu membekali bisnis dengan manajemen kasir yang efektif. Dengan begitu, Anda pun dapat lancar melayani pembayaran yang melonjak selama Ramadhan.

Tips Mengelola Kasir selama Ramadhan

Dengan penjualan yang melonjak selama Ramadhan, Anda harus bersiap-siap kedatangan banyak pelanggan di toko. Artinya, kemungkinan besar Anda juga akan melakukan lebih banyak transaksi daripada hari-hari biasa. 

Maka dari itu, terapkan sistem manajemen kasir yang tepat agar Anda bisa melakukan transaksi pembayaran secara cepat dan efisien. Dengan begitu, para pelanggan pun tidak perlu antre terlalu lama sehingga dapat meningkatkan kepuasan pengalaman mereka saat berbelanja di toko Anda. Lantas, bagaimana cara mengelola manajemen kasir selama Ramadhan?

• Buat catatan keuangan yang lengkap

Manajemen kasir dan inventori selama Ramadhan tak hanya mencakup sistem pembayaran dan stok barang, tapi juga keuangan. Agar bisa mengetahui aliran uang selama menjalankan bisnis, Anda perlu mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran. Pastikan jumlah pengeluaran tidak lebih besar daripada pemasukan supaya cash flow terjaga rapi. 

Agar tidak kewalahan, sebaiknya lakukan rekap keuangan setiap hari. Tak kalah penting, Anda juga sebaiknya melakukan evaluasi keuangan secara rutin, misalnya seminggu sekali. Dengan rutin mencatat dan mengevaluasi keuangan, Anda bisa segera mengambil tindakan apabila menemukan kejanggalan dalam catatan tersebut, sehingga risiko kerugian lebih lanjut dapat dicegah.

Tenang saja, Anda tidak harus mencatat keuangan bisnis secara manual. Saat ini, telah tersedia banyak software akuntansi dan finansial yang dapat memudahkan bisnis dalam mengelola keuangan. Bahkan, tersedia pula software yang mengintegrasikan laporan transaksi dan sistem kasir sehingga setiap penjualan akan langsung tercatat otomatis.

Baca juga: 3 Strategi Jitu Mengatur Keuangan untuk Bisnis

• Pisahkan catatan keuangan Ramadhan dengan hari biasa

Saat membuat catatan keuangan bisnis selama Ramadhan, sebaiknya pisahkan dari catatan keuangan pada hari biasa. Tujuannya untuk memudahkan Anda mengevaluasi keuangan selama Ramadhan; mulai dari omzet yang didapatkan hingga perbandingannya dengan kondisi keuangan pada Ramadhan tahun-tahun sebelumnya.

Tak hanya itu, Anda juga bisa menggunakan catatan keuangan Ramadhan tahun ini sebagai bahan evaluasi untuk menyusun strategi penjualan pada Ramadhan tahun depan. Alhasil, Anda bisa terus meningkatkan strategi untuk memaksimalkan pendapatan selama Ramadhan.

Sebagai contoh, catatan keuangan Ramadhan selama dua tahun terakhir menunjukkan adanya lonjakan permintaan produk XYZ hingga 20%. Berdasarkan data tersebut, Anda pun bisa menyediakan lebih banyak produk XYZ untuk memenuhi seluruh permintaan pelanggan. Alhasil, Anda jadi dapat menghasilkan lebih banyak keuntungan, bukan?

• Siapkan biaya untuk keperluan tidak terduga

Untuk memenuhi lonjakan permintaan produk selama Ramadhan, banyak pebisnis menggunakan data penjualan pada Ramadhan tahun lalu sebagai patokan. Anda juga bisa melakukan hal yang sama dengan melihat tren atau pola pada Ramadhan beberapa tahun terakhir, sehingga Anda tahu harus menyiapkan berapa banyak budget untuk modal.

Namun, jangan lupa lebihkan budget tersebut untuk mengantisipasi keperluan tidak terduga, misalnya seperti kenaikan harga barang di luar prediksi akibat kelangkaan bahan baku. Dengan adanya biaya lebih, Anda tak perlu panik karena tetap bisa belanja keperluan tanpa harus mengganggu keuangan bisnis.

• Buat jadwal kerja pegawai secara bergilir

Sebagus apapun strategi manajemen kasir dan inventori selama Ramadhan, hal tersebut akan percuma jika tidak ada sumber daya manusia (SDM) yang menjalankannya. Oleh sebab itu, beri perhatian khusus terhadap para pegawai di toko Anda. 

Sejak sebelum Ramadhan, susunlah jadwal kerja pegawai secara adil, bergilir, dan manusiawi. Sesuaikan juga dengan peraturan kerja yang berlaku di Indonesia. Untuk pegawai Muslim, jangan lupa beri mereka waktu untuk melaksanakan ibadah shalat wajib dan berbuka puasa. Jika jadwal kerja sudah dibuat, sosialisasikan kepada seluruh pegawai dan pastikan mereka semua memahami tanggung jawab masing-masing. 

Tak kalah penting, sebaiknya berikan heads up sejak awal bahwa toko Anda kemungkinan akan mengalami lonjakan pengunjung selama Ramadhan. Sampaikan bahwa Anda membutuhkan bantuan mereka untuk melayani para pengunjung secara baik, ramah, dan cepat.

Baca juga: Cara Membuat Jadwal Kerja Shift Karyawan Supaya Efektif

• Pastikan sistem kasir bisa mengantisipasi lonjakan transaksi

Dengan meningkatnya jumlah pengunjung yang mendatangi toko Anda selama Ramadhan, kemungkinan besar transaksi pun akan ikut melonjak. Untuk mengantisipasi hal tersebut, menggunakan kasir manual tentu bukanlah pilihan yang bijak karena hanya akan memakan banyak waktu dan tenaga. 

Para pelanggan pun harus antre lama untuk membayar belanjaan mereka, sehingga berisiko menyebabkan mereka bad mood. Hal ini dapat mengurangi kepuasan pengalaman belanja mereka di toko Anda. Bisa-bisa, mereka justru jadi kapok dan enggan untuk kembali ke toko Anda setelah Ramadhan. Anda tentu tidak ingin hal tersebut terjadi, bukan?

Maka dari itu, bekali toko Anda dengan sistem kasir yang mampu mengakomodasi lonjakan transaksi. Pastikan bahwa sistem tersebut dapat bekerja cepat dan dibekali dengan fitur-fitur yang memudahkan Anda untuk menginput setiap pembelian dan pembayaran dari pelanggan. Tak hanya itu, sistem kasir juga harus mudah dioperasikan agar dapat mempercepat petugas dalam menginput pembelian.

• Pilih sistem kasir yang tepat

Lantas, sistem kasir seperti apa yang dapat mengakomodasi lonjakan transaksi di toko Anda selama Ramadhan? Pilihlah sistem kasir yang mampu memperlancar kegiatan operasional Anda, seperti Moka Prime. Hadir dengan dual touch screen berdesain elegan, Moka Prime menawarkan pengalaman bertransaksi yang mudah, praktis, dan interaktif—baik bagi Anda maupun pelanggan.

Pada layar utama untuk bisnis, Moka Prime akan menyajikan berbagai informasi yang Anda butuhkan untuk mendukung kelancaran operasional. Sementara itu, layar untuk pelanggan akan menyajikan display QRIS yang memudahkan transaksi, survei customer feedback, hingga berbagai tampilan promo.

Tak berhenti sampai situ, sistem kasir satu ini juga dibekali fitur Offline Mode dengan jaringan selular internal dan baterai. Jadi, jika seandainya terjadi gangguan listrik atau internet di toko, Anda tetap bisa melaksanakan kegiatan operasional dengan lancar selama Ramadhan. 

Untuk performa yang cepat dan lancar, Moka Prime sudah dilengkapi prosesor Quad Core MT8781 dengan sistem Android 13, memori 4 GB, memori internal 32 GB, serta baterai internal. Tidak ketinggalan garansi hingga 12 bulan untuk memberi jaminan kepada para penggunanya.

Dengan menerapkan strategi tepat untuk manajemen kasir dan inventori selama Ramadhan, Anda bisa memenuhi lonjakan permintaan produk dan transaksi penjualan secara lebih smooth dan efektif. Hal ini pun dapat membantu Anda mendapatkan keuntungan maksimal selama bulan puasa. 

Untuk mewujudkan hal tersebut, bekali bisnis Anda dengan sistem kasir yang dapat memudahkan operasional, seperti perangkat dual layar sentuh Moka Prime. Terlebih, perangkat kasir Moka Prime juga sudah dibekali dengan aplikasi Moka POS yang terintegrasi dengan manajemen stok barang dan laporan penjualan. Jadi, Anda pun bisa mengelola transaksi, inventori, dan laporan keuangan melalui satu platform terpusat.

Segera dapatkan perangkat kasir Moka Prime dengan klik di sini! Bagi yang masih ingin mempelajari lebih lanjut tentang Moka Prime, Anda bisa mengunjungi website Moka POS atau menghubungi kontak WhatsApp tim Moka POS untuk mengajukan berbagai pertanyaan.