Invoice adalah Hal Berbeda dari Nota dan Kwitansi, Ini Penjelasannya

Invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli saat pesanan diselesaikan pembeli. Kwitansi termasuk berkas yang berkaitan erat dengan akuntansi karena keberadaan faktur menjadi salah satu faktor penting dalam rekam keuangan bisnis. Oleh karena itu, pada umumnya faktur cetak dirangkap menjadi tiga, masing-masing untuk pembeli, penjual, dan cadangan.

Mari simak perbedaan antara kwitansi, nota, dan kwitansi berikut ini!

Kwitansi, Nota, dan Invoice, Beda atau Sama?

Invoice dalam Bahasa Indonesia dikenal dengan sebutan faktur atau tagihan. Tidak hanya berfungsi sebagai bukti penagihan, faktur juga kerap dipakai oleh bisnis sebagai bukti bahwa bisnis yang mengeluarkan invoice sudah memenuhi kewajibannya.

Sebagian besar bisnis mencetak faktur dalam beberapa rangkap karena faktur yang dicetak berfungsi sebagai arsip, dikirimkan ke pembeli, dan sebagai bukti pajak. Faktur dalam pencatatan akuntansi juga sangat penting karena merekam semua transaksi yang terjadi pada bisnis. Nantinya, bisnis dapat menggunakan faktur sebagai bukti pada pembukuan transaksi atau ketika diadakan audit internal.

Invoice terkadang disamakan dengan nota maupun kuitansi. Memang, kwitansi, nota, dan faktur merupakan jenis-jenis bukti bayar yang sering digunakan dalam proses jual-beli. Namun, ketiganya tidaklah sama. Dari segi definisi, berikut perbedaan ketiganya:

Invoice – Dokumen transaksi dari pemesanan barang yang telah terlebih dahulu dilakukan. Isi invoice mencakup perhitungan penjualan dengan pembayaran yang penjual kirimkan kepada pembeli. Pembeli biasanya dapat menerima faktur setelah pemesanan.
Kwitansi – Kwitansi adalah tanda bukti yang penjual serahkan kepada pembeli apabika pembayaran selesai dilakukan. Biasanya, tanda bukti ini dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kwitansi bisa juga disebut sebagai dokumen tanda penerimaan uang.
Nota – Nota adalah tanda jual beli secara kontan yang hampir sama dengan kuitansi. Nota tidak seperti faktur yang harga barangnya dikenakan pajak.

Perbedaan kwitansi, nota, dan faktur juga bisa dilihat dari segi kegunaannya, yaitu:

Invoice – Dokumen transaksi dari pemesanan barang yang telah terlebih dahulu dilakukan ini pada umumnya hanya digunakan oleh perusahaan besar kena pajak. Jadi, bisnis-bisnis kecil biasanya tidak mengeluarkan faktur, melainkan kwitansi atau nota.
Kwitansi – Tanda bukti yang penjual serahkan kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan ini digunakan sebagai bukti bagi pembeli bahwa sebuah transaksi sudah terjadi. Kwitansi diberikan oleh penjual setelah pembeli menyerahkan sejumlah uang kepada penjual dan penjual telah menerima uang tersebut.
Nota – Tanda jual beli secara kontan yang hampir sama dengan kuitansi ini biasanya dapat diterbitkan oleh siapa saja. Jadi, bisnis perorangan atau badan usaha tidak kena pajak bisa memakai nota sebagai tanda terima uang.

Invoice juga merupakan jenis tagihan yang banyak diterapkan dalam bisnis online, termasuk GoStore yang menjadi omnichannel toko online terkemuka. GoStore adalah sebuah platform terbaru dari Gojek melalui Moka yang bisa digunakan untuk membuat website toko online, sehingga memudahkan proses transaksi penjualan bisnis di berbagai channel. Itu sebabnya GoStore juga bisa jadi salah satu strategi jualan online mutakhir.

3 Jenis Invoice

Secara umum, faktur dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Faktur biasa

Sebagaimana namanya, faktur biasa merupakan jenis faktur yang dipakai pada transaksi-transaksi jual-beli sederhana. Isi faktur biasa pada umumnya hanya berisi rincian item, jumlah item yang dibeli, harga per satuan item, dan harga total pembelian. Faktur biasa dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli selama transaksi secara umum.

2. Faktur konsuler

Invoice konsuler adalah jenis invoice khusus yang umumnya dipakai pada jual-beli luar negeri atau perdagangan internasional (ekspor-impor). Keabsahan faktur konsuler didasarkan pada adanya persetujuan oleh perwakilan negara yang melakukan impor, yaitu kantor konsuler, atase perdagangan, dan kedutaan besar negara pihak pengimpor yang berada di negara pihak pengekspor.

3. Faktur proforma

Berbeda dari dua invoice sebelumnya, faktur proforma sifatnya sementara karena jenis invoice ini hanya dipakai sebagai faktur pengganti. Disebut sebagai pengganti karena invoice proforma dibuat oleh penjual karena barang pesanan pembeli dikirim secara bertahap.

Jadi, invoice proforma berfungsi sebagai pengganti bukti saat pembeli menyelesaikan pembayaran sebelum barang pesanan dikirimkan seluruhnya. Jika barang pesanan sudah sampai secara lengkap ke pelanggan, maka penjual akan mengganti faktur proforma menjadi invoice biasa.

Nah, sekarang Anda sudah tahu bahwa invoice adalah hal yang berbeda dari kwitansi dan nota. Pembuatan faktur, kwitansi, dan nota dapat membantu Anda dalam menyusun pembukuan bisnis sebagai bukti histori transaksi. Agar lebih mudah, Anda juga memanfaatkan aplikasi kasir Moka.

Sistem point-of-sale multiplatform berbasis cloud ini mampu mencatat seluruh transaksi secara otomatis, sehingga Anda bisa hemat waktu karena tak perlu melakukannya secara manual. Tentunya hal ini akan sangat membantu Anda, bukan? Untuk informasi lebih lengkap mengenai Moka POS, klik di sini!