Accounting Payable Adalah: Cara Kerja, Manfaat, dan Tips Pengelolaan

Anda pernah merasa pusing saat melihat tumpukan faktur yang harus dibayar? Memang, mengelola faktur bisa menjadi tantangan tersendiri bagi bisnis. Namun, untuk menjalankan bisnis yang sehat, Anda perlu memenuhi kewajiban keuangan dengan baik, termasuk membayar faktur. Nah, pengelolaan accounting payable adalah kunci penting untuk membantu Anda melakukan hal tersebut.

Jika berhasil dikelola secara efektif, accounting payable (AP) akan mampu menjaga kelancaran arus kas bisnis. Memangnya, apa itu accounting payable? Adakah cara untuk mengelolanya secara lebih mudah? Ya, tentu saja! Mari kita kupas tuntas tentang accounting payable dalam ulasan berikut!

Accounting Payable Adalah…

Accounting payable adalah kewajiban keuangan yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pihak lain dalam jangka waktu tertentu. Pada umumnya, accounting payable meliputi seluruh transaksi utang usaha, yaitu pembayaran yang harus dilakukan oleh perusahaan kepada vendor atau pemasok barang maupun jasa.

Baca juga: Apa Itu Vendor? Pengertian, Fungsi, Tugas, Cara Kerja, dan Jenisnya

Jadi, biasanya perusahaan membeli produk dari vendor dengan sistem uang muka. Kemudian, perusahaan akan melunasi sisa pembayaran saat produk tersebut telah diterima. Dengan kata lain, accounting payable terjadi saat perusahaan membeli barang atau jasa secara kredit.

Dalam dunia bisnis, accounting payable juga disebut dengan istilah accounts payable (AP). Sekilas, AP mungkin terlihat sebagai beban keuangan yang merepotkan. Padahal, dengan pengelolaan yang tepat, AP dapat membantu Anda menjaga kelancaran arus kas sekaligus menjaga hubungan baik dengan vendor. Untuk itu, Anda perlu memahami cara kerja AP terlebih dulu.

Cara Kerja Accounting Payable

Accounting payable adalah kewajiban keuangan bisnis yang prosesnya melibatkan sejumlah langkah. Hal ini mencakup penerimaan faktur hingga pembayaran kepada vendor. Secara umum, berikut cara kerja accounting payable dalam dunia bisnis:

1. Perusahaan membeli barang atau jasa dari vendor, lalu vendor akan mengirimkan faktur sebagai bukti transaksi. Umumnya, faktur berisi informasi seperti nama vendor, jenis dan jumlah produk, jumlah transaksi, tanggal transaksi, dan tenggat waktu pembayaran;
2. Tim finance perusahaan melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa faktur tersebut valid;
3. Setelah terbukti valid, faktur akan dicatat sebagai utang usaha dalam sistem akuntansi perusahaan;
4. Sebelum melakukan pembayaran, faktur perlu mendapat persetujuan dari atasan atau manajemen sesuai kebijakan perusahaan;
5. Apabila disetujui, perusahaan bisa membayar faktur sesuai metode yang telah disepakati dengan vendor;
6. Pembayaran faktur dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan untuk memastikan bahwa kewajiban telah dibayarkan.

Manfaat Accounting Payable

Melihat cara kerja accounting payable di atas, kewajiban keuangan satu ini tidak ternyata punya manfaat besar dalam pengelolaan finansial perusahaan. Ini dia beberapa manfaat utama dari accounting payable atau AP:

• Meningkatkan manajemen arus kas

Dengan mengelola sistem AP secara terorganisir, Anda bisa mengatur jadwal pembayaran vendor dengan lebih efektif. Hal ini memungkinkan Anda untuk memastikan ketersediaan dana sebelum melakukan pembayaran, sehingga dapat menghindari risiko kekurangan dana akibat pembayaran yang tidak terencana.

Di samping itu, Anda juga bisa menyesuaikan waktu pembayaran AP dengan pemasukan perusahaan. Perusahaan pun dapat lebih mudah menjaga keseimbangan antara pemasukan dan pengeluaran. Hasilnya, arus kas bisnis pun tetap sehat dan lancar.

• Mengurangi kesalahan pencatatan keuangan

Dalam cara kerja AP, faktur akan dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan. Aktivitas ini dapat membantu Anda memastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan benar, sehingga bisa mencegah terjadinya pembayaran ganda atau salah jumlah.

Manfaat lain dari pencatatan accounting payable adalah kemampuan mendeteksi faktur yang tidak sesuai atau tidak valid. Dengan pencatatan keuangan yang rapi dan minim kesalahan, Anda dan tim pun bisa mengambil keputusan bisnis yang lebih strategis berdasarkan data sebenarnya.

• Menjaga hubungan baik dengan supplier

Supplier atau pemasok adalah mitra yang penting bagi keberlangsungan bisnis Anda. Oleh sebab itu, Anda perlu menjaga hubungan baik dengan supplier. Salah satu caranya adalah dengan membayar faktur tepat waktu. Nah, pengelolaan accounting payable dapat membantu Anda untuk mewujudkan hal tersebut. 

Sistem AP yang baik akan membantu Anda untuk melakukan pembayaran tepat waktu, sehingga Anda bisa terhindar dari denda atau penalti akibat telat bayar. Selain itu, hubungan yang baik dengan supplier juga dapat memudahkan Anda dalam negosiasi kontrak atau perpanjangan kerja sama. Bahkan, bukan tidak mungkin Anda akan mendapatkan diskon atau harga lebih baik karena perusahaan Anda memiliki reputasi yang baik.

• Memastikan pembayaran tepat waktu

Accounting payable membantu Anda untuk mengelola jadwal pembayaran supaya tidak ada tagihan atau utang yang terlewat. Dengan sistem yang baik, Anda tidak akan telat bayar sehingga bisa menghindari denda. Bahkan jika mampu melakukan pembayaran lebih awal, beberapa vendor biasanya memberikan penawaran diskon.

Di sisi lain, perusahaan Anda pun akan memiliki kredibilitas yang baik di mata vendor maupun pihak eksternal lain. Tentunya, pembayaran tepat waktu dengan sistem AP juga akan berdampak positif pada kelancaran operasional bisnis.

Tantangan dalam Accounting Payable

Meskipun menyimpan banyak manfaat bagi bisnis, tidak dapat dimungkiri bahwa pengelolaan accounting payable tetap memiliki tantangan tersendiri. Tanpa pengelolaan yang baik, tantangan tersebut bisa memicu berbagai masalah, seperti salah bayar hingga risiko penipuan. Untuk menghindari hal tersebut, kenali tantangan umum dalam AP dan solusi untuk mengatasinya:

• Pembayaran tertunda

Terlambat bayar merupakan salah satu tantangan yang paling sering terjadi dalam pengelolaan AP. Situasi ini bisa menyebabkan beberapa masalah baru, salah satunya adalah denda atau penalti. Selain itu, hubungan bisnis dengan vendor juga bisa memburuk, sehingga akan memengaruhi kelancaran pasokan barang atau jasa pada masa mendatang. 

Belum lagi, arus kas bisnis juga akan berisiko terganggu karena menumpuknya tagihan. Oleh sebab itu, tetapkan jadwal pembayaran rutin yang sejalan dengan siklus keuangan perusahaan. Prioritaskan pembayaran berdasarkan tenggat waktu atau urgensi supaya kas bisnis terkelola dengan baik. Tak perlu melakukannya secara manual, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi untuk mengatur reminder pembayaran sebelum jatuh tempo.

• Pembayaran sebelum barang atau jasa diterima

Pembayaran AP yang tidak tepat waktu memang dapat berdampak buruk pada bisnis. Namun, pembayaran sebelum produk diterima juga tidak disarankan. Sebab, ada risiko barang atau jasa yang datang tidak sesuai dengan pesanan. Bahkan, bukan tidak mungkin vendor justru gagal mengirimkan pesanan Anda setelah menerima pembayaran. Jika hal tersebut terjadi, tidak ada jaminan dana Anda akan kembali.

Sebagai solusi, terapkan sistem three-way matching untuk mempermudah verifikasi antara faktur, purchase order, dan bukti penerimaan produk. Dengan begitu, pembayaran pun bisa dilakukan tepat waktu dan sesuai kesepakatan. Selain itu, Anda juga dapat melakukan pembayaran secara bertahap sesuai proses pengiriman barang atau penyelesaian jasa.

• Risiko kehilangan faktur

Tantangan lain dari pengelolaan accounting payable adalah risiko faktur hilang. Jika hal tersebut sampai terjadi, bisa-bisa Anda akan telat bayar karena harus mencari faktur terlebih dulu. Di sisi lain, tidak adanya faktur juga bisa menyebabkan kesalahan pencatatan pada laporan keuangan.

Baca juga: Apa Itu Laporan Keuangan dan Pentingnya Untuk Kesuksesan Bisnis

Hindari hal tersebut dengan menggunakan sistem e-invoicing untuk mempermudah pencatatan secara digital, sekaligus mengurangi ketergantungan pada faktur fisik. Kemudian, simpanlah faktur tersebut pada sistem manajemen dokumen digital yang aman dan terstruktur, tapi tetap mudah diakses. 

• Pembayaran ganda atau salah kirim uang

Bayangkan Anda sudah membayar faktur tepat waktu kepada vendor, tapi ternyata terjadi kesalahan nominal atau pembayaran ganda. Situasi seperti ini juga kerap terjadi dalam pengelolaan AP. Dampaknya, Anda akan kesulitan menarik dana kembali, bahkan bisa berisiko kehilangan dana tersebut.

Maka dari itu, gunakan software akuntansi yang dilengkapi fitur deteksi duplikasi faktur, sehingga Anda bisa mencegah pembayaran ganda. Tak kalah penting, terapkan sistem verifikasi berlapis yang mengharuskan setiap transaksi untuk diperiksa lebih dari satu pihak. Hal ini dapat membantu memastikan kesesuaian data transaksi sebelum pembayaran dilakukan.

• Keterlambatan persetujuan pembayaran

Di beberapa perusahaan, pembayaran faktur harus melalui beberapa tahap persetujuan. Meskipun tujuannya baik karena dapat mencegah risiko fraud, prosedur tersebut dapat menjadi tantangan tersendiri. Sebab, proses pembayaran AP jadi lambat karena harus menunggu tanda tangan banyak pihak. Hal ini meningkatkan risiko telat bayar, yang bisa berujung pada denda atau penalti.

Sebaiknya, terapkan batasan kewenangan untuk mempercepat proses persetujuan. Misalnya, pembayaran dengan nominal kecil hanya perlu disetujui atasan pada level tertentu tanpa harus melalui manajemen. Kemudian, tetapkan service level agreement (SLA) dalam persetujuan pembayaran faktur. Tujuannya untuk memastikan kecepatan dalam proses approval.

• Risiko penipuan

Accounting payable dapat menjadi target fraud. Salah satu kasus yang biasanya terjadi adalah pembuatan faktur palsu oleh pihak internal maupun eksternal. Selain itu, terkadang ada pula oknum karyawan yang melakukan manipulasi pembayaran. Risiko lainnya adalah munculnya vendor fiktif untuk mencairkan dana perusahaan.

Untuk mencegah risiko tersebut, lakukan audit rutin agar Anda bisa mendeteksi anomali atau tindakan mencurigakan dalam pembayaran. Lalu, terapkan sistem dual atau multiple approval dengan SLA yang jelas. Jadi, pembayaran baru bisa dilakukan setelah disetujui oleh lebih dari satu pihak.

• Proses manual yang menyita waktu

Jika saat ini Anda masih mengelola AP secara manual, sebaiknya segera beralihlah ke sistem digital. Proses manual cenderung menyita waktu karena Anda harus mencocokkan faktur, PO, dan bukti penerimaan barang. Selain itu, risiko kesalahannya juga lebih tinggi karena kurang integrasi antara sistem akuntansi dan operasional.

Pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi atau enterprise resource planning (ERP) yang mampu mengautomasi input dan verifikasi faktur. Kemudian, integrasikan sistem akuntansi perusahaan dengan sistem pembelian supaya data bisa diperbarui secara real-time, sehingga akurasinya terjaga.

• Ketidakselarasan metode pembayaran

Beberapa vendor mungkin menggunakan metode pembayaran yang berbeda dari perusahaan Anda. Misalnya, mungkin Anda hanya bisa menerima transfer bank, sedangkan vendor hanya mampu membayar dengan cek. Perbedaan sistem pembayaran dapat menjadi tantangan tersendiri karena bisa mempersulit pencatatan dan rekonsiliasi akuntansi.

Sebaiknya, terapkan standarisasi metode pembayaran dengan vendor, terutama vendor utama yang paling sering bekerja sama dengan Anda. Gunakan pula platform pembayaran digital yang memfasilitasi berbagai metode pembayaran. Dengan begitu, transaksi AP bisa tetap lancar meskipun akun pengirim dan penerima berasal dari penyelenggara yang berbeda.

Cara Mengelola Accounting Payable

Supaya bisnis berjalan lancar, Anda perlu mengelola AP secara sistematis. Strategi AP yang tepat dapat mencegah risiko telat bayar, menjaga arus kas tetap sehat, hingga membangun hubungan baik dengan vendor. Berikut cara-cara efektif untuk mengelola AP:

• Prioritaskan pembayaran jatuh tempo

Salah satu cara paling efektif untuk mengelola accounting payable adalah dengan membuat skala prioritas. Dahulukan pembayaran jatuh tempo atau yang lebih mendesak. Terapkan sistem kategorisasi untuk membedakan faktur yang mendesak dan yang dapat ditunda. Dengan begini, Anda bisa menghindari denda akibat telat bayar.

• Bayar tagihan tepat waktu

Telat bayar bisa menyebabkan denda, penalti, hingga menurunnya kepercayaan dari vendor. Untuk menghindari risiko tersebut, buatlah jadwal pembayaran berkala. Jika ada pembayaran berulang, tidak ada salahnya menerapkan sistem auto-payment. Tak kalah penting, pastikan pula ada dana cukup sebelum jadwal pembayaran tiba.

• Negosiasikan syarat pembayaran jika bisa

Tidak semua syarat pembayaran bersifat tetap. Jika memungkinkan, negosiasikan perpanjangan periode jatuh tempo atau pemberian diskon untuk pembayaran lebih awal. Pastikan negosiasi ini dilakukan sebelum tanda tangan kontrak. Lalu, tuliskan hasil negosiasi pada kontrak tersebut sebagai bukti bahwa telah kedua belah pihak telah menyetujuinya.

• Analisis cash flow projection secara rutin

Dengan memahami arus kas, Anda bisa menentukan waktu dan cara membayar AP tanpa mengganggu operasional. Coba buatlah proyeksi arus kas bulanan untuk mengetahui estimasi pemasukan dan pengeluaran bisnis. Jika misalnya ada kemungkinan telat bayar, siapkan strategi cadangan.

• Selalu minta konfirmasi faktur dari pihak lain

Salah satu kesalahan umum dalam accounting payable adalah ketidakcocokan data pada faktur. Akibatnya, terjadilah pembayaran berlebih atau telat bayar yang sebetulnya bisa dihindari. Karena itu, sebaiknya bentuklah sistem atau tim untuk memeriksa kesesuaian faktur sebelum dibayarkan. Lalu, simpan seluruh dokumentasi transaksi agar mudah dilacak jika terjadi kesalahan.

• Pastikan dana darurat selalu mencukupi

Situasi darurat bisa terjadi kapan saja, misalnya klien yang terlambat bayar atau penjualan menurun. Karenanya, alokasikan sebagian pendapatan tiap bulan untuk mengumpulkan dana darurat. Dengan adanya dana darurat, Anda pun tetap bisa memenuhi kewajiban keuangan walaupun terjadi situasi tidak terduga.

Baca juga: Wajib Dimiliki, Ini 10 Manfaat Dana Darurat untuk Bisnis

• Lakukan audit keuangan rutin

Lakukan audit keuangan internal setiap bulan untuk mengecek adanya kesalahan atau transaksi mencurigakan. Cara ini dapat membantu meminimalisir risiko fraud serta memastikan seluruh transaksi berjalan sesuai prosedur. Dukung pula hal tersebut dengan sistem approval berlapis agar pembayaran faktur hanya bisa dilakukan dengan persetujuan atasan atau manajemen.

• Gunakan sistem manajemen keuangan digital 

Mengelola AP secara manual sangat memakan waktu dan rentan kesalahan. Sebaiknya, terapkan sistem digital agar proses bisnis lebih efektif dan efisien. Gunakan software dengan solusi administratif seperti Moka POS yang memiliki menu Manajemen Stok.

Menu tersebut dilengkapi fitur Inventory yang mampu mencatat pemesanan stok dari supplier secara otomatis. Melalui fitur ini, Anda dapat memantau apakah barang yang dipesan sudah diterima atau belum, sehingga Anda bisa merencanakan jadwal pembayaran.

Tak hanya itu, aplikasi Moka POS juga dilengkapi Laporan Penjualan Harian mampu mencatat transaksi dan penjualan harian secara otomatis. Hal ini akan memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan bisnis.

Accounting payable adalah kewajiban pembayaran yang harus dilakukan oleh perusahaan kepada vendor. Dengan mengelolanya secara tepat, AP dapat membantu melancarkan arus kas hingga menjaga hubungan baik dengan vendor yang bersangkutan. 

Agar pengelolaan AP lebih efisien, gunakan sistem digital seperti Moka POS yang dilengkapi solusi administratif untuk menunjang pengelolaan keuangan. Buktikan sendiri manfaatnya dengan menjadwalkan demo gratis Moka POS sekarang juga!