Term of Payment: Jenis, Contoh & Tips Pengelolaan Bisnis

Bayangkan Anda baru saja menutup penjualan besar. Produk atau layanan sudah terkirim, dan pelanggan puas. Tapi, kenapa arus kas Anda tetap terhambat? Situasi ini biasanya terjadi karena tidak adanya kondisi atau syarat pembayaran yang jelas sejak awal. Padahal, hal tersebut bisa menentukan seberapa cepat bisnis Anda menerima uang dari pelanggan. Untuk memperbaikinya, Anda perlu menerapkan term of payment yang baik dan benar. Bagaimana caranya? Simak di sini!

Apa Itu Term of Payment?

Term of payment atau payment term adalah ketentuan tentang bagaimana dan kapan pelanggan harus membayar produk yang Anda berikan. Pada umumnya, payment term berbentuk catatan tertulis yang berisi hal-hal berikut:

• Bentuk pembayaran yang diterima pemilik bisnis, termasuk mata uang untuk transaksi internasional;
• Jangka waktu yang diberikan kepada pelanggan untuk membayar, misalnya 30, 60, atau 90 hari sejak mereka menerima barang atau jasa yang Anda produksi;
• Metode penagihan, seperti penagihan di awal, secara bertahap, atau setelah pekerjaan selesai;
• Diskon apabila pelanggan membayar lebih cepat, atau denda biaya jika mereka terlambat.

Pentingnya Term of Payment bagi Bisnis

Term of payment berfungsi sebagai panduan resmi terkait hak dan kewajiban pembayaran bagi pelanggan maupun pelaku bisnis. Dengan memberikan payment term yang jelas untuk setiap pembayaran pelanggan, bisnis Anda akan merasakan berbagai manfaat berikut:

• Menjaga stabilitas keuangan

Setelah berhasil mengirimkan produk kepada pelanggan atau klien, idealnya mereka harus segera melunasi pembayaran. Namun, situasi yang sering terjadi adalah pembayaran datang telat sehingga Anda harus mengejar klien terus-menerus. Pada saat bersamaan, arus kas bisnis juga terasa tersendat karena kurang atau tidak adanya pemasukan. Untungnya, Anda dapat mencegah risiko tersebut dengan menerapkan payment term.

Term of payment mengatur tentang rincian pembayaran: mulai dari metode, jangka waktu, diskon, hingga konsekuensi keterlambatan. Dengan adanya aturan pembayaran yang jelas dan disepakati bersama, Anda dapat memperkirakan kapan uang masuk, menyesuaikan jadwal pengeluaran, serta mengantisipasi kebutuhan modal kerja. Alhasil, arus kas bisnis jadi lebih lancar dan keuangan pun stabil. Kondisi ini dapat mendukung bisnis Anda untuk terus tumbuh secara berkelanjutan.

Baca juga: Agar Cepat Berkembang, Ini 11 Cara Mengatur Keuangan Usaha Kecil

• Menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan dan mitra

Payment term tidak hanya bermanfaat secara finansial, tapi juga dapat membantu bisnis menjaga komunikasi yang baik dengan klien dan mitra. Dengan adanya syarat dan ketentuan pembayaran, Anda dan klien jadi memiliki acuan yang sama terkait pembayaran produk: mulai dari jatuh tempo, opsi pembayaran, hingga adanya diskon atau penalti. Hal ini dapat meminimalisir risiko perbedaan interpretasi atau kesalahpahaman saat pembayaran tiba.

Di sisi lain, kejelasan aturan juga turut memberikan transparansi, sehingga klien lebih sadar tentang kewajiban pembayaran. Lalu, Anda sebagai penjual bisa menjaga reputasi sebagai pelaku bisnis yang profesional dan dapat diandalkan. Dari sinilah tercipta komunikasi harmonis yang dapat mempermudah transaksi selanjutnya, negosiasi ulang payment term, maupun kerja sama baru.

• Mengurangi risiko gagal bayar

Term of payment menetapkan batas waktu pembayaran, lengkap dengan diskon untuk pembayaran awal serta penalti keterlambatan. Ketentuan diskon mendorong klien untuk segera membayar, sedangkan penalti dapat mempertegas konsekuensi yang harus diterima klien jika mereka terlambat membayar. 

Hasilnya, risiko gagal bayar pun bisa ditekan. Sebab, kalau sampai hal tersebut terjadi, bisnis Anda akan berisiko mengalami kerugian finansial. Pada saat bersamaan, produktivitas kerja juga bisa terganggu karena Anda harus mengalokasikan waktu untuk menagih klien. Untungnya, payment term yang jelas dapat membantu meminimalisir risiko tersebut.

• Memudahkan perencanaan bisnis

Ketika Anda membuat payment term secara konsisten, bisnis akan memiliki gambaran pola tentang kapan kas diterima (kas masuk). Informasi ini dapat menjadi dasar untuk menyusun proyeksi pendapatan serta kebutuhan modal kerja, sehingga bisnis dapat menetapkan rencana jangka pendek dan panjang dengan lebih realistis.

Dengan kata lain, ketentuan pembayaran yang jelas dapat membantu Anda mengambil keputusan yang lebih terinformasi, khususnya terkait keuangan dan operasional usaha. Anda bisa tahu kapan harus membeli bahan baku, menambah atau mengurangi jumlah tenaga kerja, hingga kapan waktu paling tepat untuk mengembangkan bisnis. Sebaliknya, jika tidak ada term of payment yang jelas, perencanaan bisnis akan kurang optimal sehingga berisiko menghambat pertumbuhan.

Baca juga: Business Plan: Pengertian, Manfaat dan Cara Membuat

Jenis-jenis Term of Payment yang Sering Digunakan 

Berbagai manfaat di atas membuktikan bahwa payment term merupakan alat strategis yang dapat memengaruhi stabilitas dan pertumbuhan bisnis. Untuk merasakan manfaat tersebut secara maksimal, mulai sekarang sertakan payment term dalam praktik bisnis sehari-hari. Kabar baiknya, banyak jenis payment term yang bisa Anda pakai, yaitu:

• Cash on delivery (COD)

Pada sistem COD, pembayaran dilakukan ketika pelanggan menerima produk yang mereka beli dari Anda. Jadi, tidak ada mekanisme cicilan maupun jatuh tempo, sehingga Anda bisa langsung menerima pembayaran saat itu juga. Selain itu, Anda dapat sekaligus meminimalisir risiko pelanggan lari setelah menerima barang. 

Sistem COD idealnya cocok untuk penjualan langsung ke konsumen akhir, yang umumnya mencari kemudahan transaksi. Itulah kenapa banyak bisnis retail dan e-commerce yang menerapkan sistem ini. Namun, pertimbangkan pula kemungkinan retur atau penolakan barang. Risiko ini bisa terjadi jika pelanggan merasa kurang puas setelah mengecek langsung barang yang hendak dibeli. Oleh sebab itu, pastikan produk Anda selalu dalam kualitas prima untuk menekan risiko tersebut.

• Net 30

Term of payment net 30 umumnya diterapkan pada B2B, khususnya untuk transaksi bernilai besar. Contohnya seperti distributor, pemasok bahan baku, atau digital agency. Aturan ini mengharuskan klien untuk membayar tagihan dalam maksimal 30 hari sejak invoice diterbitkan. Jika sampai terlambat, biasanya klien harus membayar penalti kepada pihak penyedia barang atau jasa.

• Down payment

Disebut juga dengan uang muka, down payment adalah jenis payment term yang mewajibkan klien atau pelanggan untuk membayar sebagian dari harga total di awal sebelum produk diberikan sepenuhnya. Anda pun bisa menggunakan dana tersebut untuk menutup sebagian biaya awal produksi atau mengurangi beban modal kerja. 

Sedangkan untuk sisa tagihan, klien bisa membayar dengan metode dan jangka waktu sesuai kesepakatan, misalnya setelah semua produk diterima atau proyek selesai. Pada umumnya, metode ini diterapkan pada transaksi besar atau proyek jangka panjang yang membutuhkan jaminan dana di awal, seperti penjualan properti atau proyek digital campaign selama enam bulan.

• Progress payment

Progress payment adalah pembayaran yang dilakukan secara bertahap berdasarkan kemajuan atau pencapaian pada suatu pekerjaan. Jadi, klien tidak membayar sekaligus di atau setelah proyek rampung 100%. Pada payment term jenis ini, setiap tahap harus disepakati oleh kedua belah pihak dalam kontrak, begitu juga dengan detail pembayaran untuk masing-masing tahap.

Dengan sistem tersebut, progress payment biasanya banyak ditemukan pada proyek layanan yang berjalan selama berbulan-bulan hingga tahunan. Contohnya seperti proyek pembangunan atau pengembangan sistem IT. Sistem tersebut dapat membantu menjaga kestabilan arus kas bisnis, sebab Anda bisa menerima pembayaran beberapa kali selama proyek berlangsung hingga selesai. Di sisi lain, klien juga memiliki kontrol lebih karena mereka hanya membayar saat progress proyek diverifikasi, sehingga meminimalisir risiko proyek mangkrak.

• Cash in advance

Jika menerapkan sistem CIA, pelanggan wajib membayar secara penuh di awal transaksi. Setelah penjual menerima dana tersebut, barulah produk akan diproses dan dikirim. Metode ini memberikan jaminan maksimal kepada pelaku bisnis karena Anda sudah menerima uang sejak sebelum produk dikirim. Idealnya, CIA cocok diterapkan pada transaksi bernilai besar atau internasional. Dengan begitu, pelaku bisnis dapat meminimalisir risiko gagal bayar.

• 2/10 Net 30

Jenis term of payment satu ini sama dengan net 30, yang mengharuskan pelanggan atau klien untuk membayar dalam jangka waktu maksimal 30 hari sejak invoice terbit. Bedanya, sistem 2/10 net 30 menawarkan diskon sebesar 2% apabila pelanggan mampu membayar dalam 10 hari sejak tanggal invoice. 

Di satu sisi, pelanggan bisa untung berkat pembayaran yang lebih murah. Sedangkan di sisi lain, pelaku bisnis jadi menerima pembayaran lebih awal sehingga dapat mempercepat arus kas. Anda bisa menerapkan metode ini untuk menarik pembeli di pasar yang kompetitif.

• Net EOM

EOM merupakan singkatan dari end of month. Jadi, net EOM adalah payment term dengan jatuh tempo pada akhir bulan yang sama seperti bulan terbit invoice. Contohnya, Anda menerbitkan invoice pada 9 November 2025. Berarti, jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan klien adalah 30 November 2025. 

Metode ini idealnya cocok untuk bisnis yang menerbitkan banyak invoice dalam sebulan, sekaligus ingin menyederhanakan jatuh tempo pembayaran pada satu tanggal. Dengan siklus pembayaran seperti ini, Anda bisa lebih mudah memperkirakan penerimaan kas bulanan dan merencanakan keuangan usaha.

Cara Mengatur Term of Payment untuk Kesehatan Cashflow

Ketujuh jenis payment term di atas memberikan Anda fleksibilitas dalam memilih skema terbaik untuk pembayaran pelanggan. Apa pun jenis aturan yang Anda pilih, pahami bahwa setiap kebijakan pembayaran bisa berdampak pada arus kas bisnis. Maka dari itu, tetapkan payment term secara terukur dan strategis. Pertimbangkan sejumlah tips berikut ini:

• Analisis kondisi arus kas dan kebiasaan pelanggan/mitra Anda

Pembuatan term of payment bertujuan untuk mendorong pembayaran tepat waktu dari pelanggan atau mitra. Untuk itu, pahami dulu pola arus kas dan kebiasaan pelanggan sebelum Anda menetapkan payment term. Melalui informasi ini, Anda bisa tahu berapa lama rata-rata mereka melakukan pelunasan.

Terlebih, setiap segmen pelanggan dan mitra biasanya memiliki pola pembayaran yang berbeda. Misalnya, klien korporasi mungkin memerlukan tempo atau jangka waktu tertentu, seperti net 30. Sementara itu, pelanggan ritel umumnya melakukan pembayaran langsung seperti COD. Jadi, dengan menganalisis kondisi arus kas dan kebiasaan pelanggan, Anda dapat menentukan payment term yang paling efektif dan realistis tanpa menyebabkan arus kas Anda sendiri tersendat.

• Sertakan tanggal penerbitan faktur dan tanggal jatuh tempo dengan jelas

Salah satu penyebab pembayaran telat adalah invoice atau faktur yang kurang jelas. Hindari situasi tersebut dengan menerbitkan faktur yang berisi informasi tanggal penerbitan (invoice date), tanggal jatuh tempo (due date), dan jangka waktu pembayaran sesuai jenis payment term. 

Dengan mencantumkan informasi tersebut secara transparan, kemungkinan pelanggan salah paham pun dapat dihindari. Untuk mendorong pembayaran tepat waktu, Anda juga bisa mengaktifkan sistem pengingat otomatis.

Baca juga: Invoice adalah Hal Berbeda dari Nota dan Kwitansi, Ini Penjelasannya

• Cantumkan rincian pembayaran yang jelas

Selain tanggal penerbitan dan jatuh tempo, faktur juga perlu mencantumkan rincian pembayaran sejelas mungkin. Informasi ini idealnya mencakup detail produk yang dibeli, jumlah unit dan harganya, pajak atau biaya tambahan (jika ada), metode pembayaran yang tersedia, serta syarat dan ketentuan tambahan. Tuliskan seluruh informasi tersebut secara jelas untuk meminimalisir risiko pelanggan meminta revisi atau komplain, yang biasanya dapat menyebabkan pembayaran tertunda.

• Evaluasi sewaktu-waktu dan modifikasi jika perlu

Term of payment bukanlah ketentuan yang permanen. Artinya, Anda dapat menyesuaikan isinya sesuai kebutuhan atau pertumbuhan bisnis. Maka dari itu, lakukan evaluasi penerapan payment term secara berkala. Langkah ini dapat membantu mengoptimalkan efektivitas payment term supaya tetap relevan dan tidak menghambat pertumbuhan bisnis. Anda bisa menjawab sejumlah pertanyaan berikut saat evaluasi payment term:

• Apakah pelanggan atau klien sering telat bayar? 
• Apakah aturan pembayaran selama ini terlalu longgar untuk kondisi arus kas bisnis Anda? 
• Adakah pelanggan atau klien baru yang memerlukan kebijakan berbeda?

• Gunakan sistem kasir digital untuk mempermudah

Penerapan payment term tidak hanya melibatkan penerbitan invoice dan penerimaan pembayaran. Di samping itu, Anda juga harus mengelola setiap invoice, memonitor progress piutang, serta mencatat pembayaran dari pelanggan. Jika dilakukan secara manual, Anda akan menghabiskan banyak waktu dan berisiko lebih besar dalam melakukan kesalahan. Agar prosesnya lebih mudah dan efisien, pertimbangkan untuk menggunakan sistem kasir digital seperti Moka POS.

Moka POS merupakan aplikasi kasir online dengan segudang fitur yang dirancang untuk memudahkan penjualan usaha. Salah satunya adalah pembuatan digital invoice, yang memungkinkan Anda untuk langsung mengirimkannya ke pelanggan atau mencetaknya terlebih dulu. Setiap invoice yang dibuat akan otomatis tercatat dalam aplikasi, sehingga Anda bisa memantau status pelunasan seluruh invoice secara real-time. 

Jadi, jika ada invoice yang belum terbayar padahal sudah mendekati jatuh tempo, Anda dapat segera menghubungi pelanggan. Dengan automasi data seperti ini, dampaknya tidak hanya dirasakan secara positif pada arus kas. Beban administrasi Anda juga akan berkurang, sehingga bisa punya lebih banyak waktu untuk merancang strategi pertumbuhan bisnis. 

Melalui penerapan term of payment secara efektif, bisnis Anda dapat terhindar dari keterlambatan atau gagal bayar yang kerap menghambat pertumbuhan. Alhasil, stabilitas arus kas bisnis pun akan lebih terjaga. Agar prosesnya lebih efisien, manfaatkan sistem kasir digital seperti Moka POS yang mampu membuat invoice digital serta mengautomasi pencatatan dan monitoring pembayaran.

Tidak hanya itu, Moka POS masih memiliki banyak fitur lain untuk membantu Anda mengelola pembayaran maupun operasional bisnis dengan lebih rapi. Tertarik untuk melihat bagaimana Moka POS dapat meningkatkan efisiensi manajemen pembayaran bisnis Anda? Daftar demo gratis Moka POS sekarang juga!