Slip Gaji Karyawan: Definisi, Isi, Potongan, Contoh, dan Cara Mengelolanya

“Maaf, Pak/Bu, kenapa gaji saya masih belum masuk ke rekening bank? Padahal sudah jam segini.”

Kalau Anda pernah dibombardir pertanyaan serupa saat mengurus upah menjelang tanggal gajian, Anda tidak sendirian! Banyak pelaku bisnis lain yang juga menghadapinya. Sebab, bagaimana pun juga, salah satu alasan utama karyawan Anda bekerja adalah mendapatkan penghasilan yang stabil. 

Oleh sebab itu, Anda harus bisa membuat slip gaji karyawan yang baik dan lengkap sebagai bukti pembayaran upah yang sah. Lantas, apa saja yang harus tercantum dalam slip tersebut? Mari pelajari selengkapnya melalui artikel berikut!

Apa Itu Slip Gaji?

Slip gaji adalah dokumen resmi yang dibuat dan dikeluarkan oleh pemberi kerja kepada karyawan setiap periode pembayaran, biasanya setiap bulan. Bergantung dari kebijakan perusahaan, Anda bisa memberikan slip gaji karyawan secara fisik dalam bentuk kertas atau melalui email. 

Namun, apa pun format slip gaji, dokumen tersebut idealnya diberikan setiap hari gajian. Ia merupakan bukti resmi penghasilan yang diperoleh karyawan dari perusahaan. Di sisi lain, Anda juga bisa menjadikan slip gaji karyawan sebagai dokumentasi pengeluaran bisnis.

Baca juga: Perhatikan 4 Hal Ini Sebelum Menentukan Gaji Karyawan Anda

Lebih dari itu, masih ada sederet manfaat lain dari pembuatan slip gaji untuk karyawan. Apa saja manfaat yang dimaksud?

Manfaat Slip Gaji Karyawan

Slip gaji merupakan salah satu dokumen penting yang menyajikan informasi tentang pendapatan karyawan. Tapi tidak hanya itu, dokumen tersebut juga menyimpan sejumlah manfaat berikut ini:

• Mengetahui detail pemasukan

Melalui slip gaji, karyawan bisa mendapat gambaran jelas tentang komponen-komponen yang membentuk total gaji diterima (take home pay). Dari sinilah mereka dapat melihat secara rinci nominal gaji pokok, tunjangan, bonus, hingga berbagai potongan yang dikenakan. 

Jadi, jika ada penghitungan yang dirasa kurang sesuai, karyawan berhak untuk menanyakan hal tersebut. Slip gaji dapat menjadi bukti sah untuk mengajukan koreksi kepada perusahaan atau pemberi kerja.

Lalu, dengan mengetahui rincian pendapatan, karyawan juga dapat mengatur keuangan dengan lebih baik. Mereka bisa mengalokasikan gaji untuk kebutuhan sehari-hari, tabungan, investasi, atau tujuan investasi lainnya.

• Bukti untuk pengajuan kredit

Untuk memenuhi kebutuhan hidup, banyak karyawan yang mengajukan kredit. Baik itu kredit tanpa agunan, kendaraan, rumah, atau lainnya. Pada umumnya, perusahaan kredit mengajukan beberapa syarat yang wajib dipenuhi calon nasabah. Selain dokumen seperti fotokopi KTP dan rekening koran, biasanya mereka juga mengharuskan calon nasabah untuk menyerahkan slip gaji karyawan.

Mereka menggunakan slip gaji untuk menilai kemampuan finansial calon nasabah. Adanya slip gaji menunjukkan bahwa calon nasabah mempunyai pendapatan tetap yang bisa digunakan untuk membayar cicilan kredit nantinya. 

Tak hanya itu, nominal limit kredit juga sering kali ditentukan berdasarkan jumlah gaji yang tercantum dalam slip gaji. Dengan kata lain, dokumen slip gaji dapat menjadi bukti penting untuk proses pengajuan kredit. Bahkan tidak hanya untuk kredit, masih ada sejumlah keperluan lain yang membutuhkan slip gaji sebagai syarat administratif. Contohnya seperti pengajuan asuransi.

• Alat negosiasi gaji

Tidak ada yang bisa menjamin bahwa karyawan akan selalu bekerja di perusahaan Anda. Ada kemungkinan mereka akan resign suatu hari nanti. Ketika hal itu terjadi, mereka akan meminta slip gaji. Sebab, dokumen satu ini dapat membantu karyawan untuk negosiasi gaji di tempat kerja baru.

Bahkan jika tidak pindah tempat kerja pun, karyawan bisa menjadikan slip gaji sebagai acuan untuk membandingkan upah dengan karyawan lain yang punya posisi sama. Informasi ini dapat digunakan sebagai dasar untuk bernegosiasi kenaikan gaji.

Di sisi lain, dengan melihat komponen-komponen slip gaji seperti bonus dan insentif, karyawan dapat mengevaluasi sejauh mana performa kerja mereka diakui oleh perusahaan. Hal ini dapat menjadi motivasi bagi mereka untuk meningkatkan produktivitas.

Baca juga: Karyawan Minta Kenaikan Gaji? Lakukan 7 Hal Ini, Yuk!

• Informasi pajak

Seperti yang telah disebutkan, slip gaji karyawan juga menyajikan informasi tentang potongan yang dikenakan terhadap gaji. Nah, salah satu potongan tersebut adalah pajak. Di Indonesia, tiap pekerja diwajibkan untuk membayar pajak penghasilan (PPh 21). Pajak ini biasanya dipotong langsung dari gaji karyawan setiap bulan.

Dengan informasi tentang potongan PPh 21 pada slip gaji, karyawan bisa lebih mudah menjalankan kewajibannya sebagai Wajib Pajak. Sebab, informasi tersebut dibutuhkan untuk pelaporan pajak tahunan. Jadi, secara tidak langsung, dokumen slip gaji dapat membantu karyawan untuk memenuhi kepatuhan pajak. 

Selain berbagai manfaat yang telah disebutkan, slip gaji juga bisa menjadi bukti sah bahwa seseorang bekerja di suatu perusahaan. Nah, agar seluruh manfaat tersebut bisa dirasakan secara maksimal, pembuatan slip gaji harus dilakukan dengan benar. Pastikan Anda mencantumkan informasi yang lengkap dalam slip gaji karyawan.

Isi Slip Gaji Karyawan

Setiap perusahaan mungkin memiliki format berbeda dalam membuat slip gaji. Meski begitu, isi slip gaji pada umumnya cenderung sama. Biasanya, isi slip gaji untuk karyawan mencakup berbagai komponen berikut:

• Nama perusahaan

Mayoritas slip gaji diawali dengan penulisan nama perusahaan. Beberapa bahkan juga disertai dengan logo perusahaan tempat karyawan bekerja. Komponen ini menunjukkan pihak yang membuat dan menerbitkan slip gaji. 

Tanpa adanya nama perusahaan, Anda maupun karyawan akan kesulitan mengidentifikasi dokumen sebagai slip gaji. Bahkan, bukan tidak mungkin dokumen tersebut akan tertukar dengan jenis dokumen lain. Jadi, bisa dikatakan bahwa nama dan logo perusahaan menjadi pembeda antara slip gaji dan dokumen-dokumen lain milik perusahaan.

• Data karyawan

Selanjutnya, slip gaji pasti mencantumkan identitas atau data diri karyawan. Dengan begitu, Anda bisa lebih mudah membedakan slip gaji seorang karyawan dari milik karyawan lain. Apalagi, tiap karyawan biasanya menerima jumlah gaji yang berbeda. Perbedaan ini disebabkan oleh berbagai faktor, seperti lama waktu kerja, jabatan, jenjang pendidikan, hingga pencapaian target kerja. 

Maka dari itu, tuliskan data diri karyawan secara lengkap dan benar. Pada umumnya, komponen data karyawan mencakup sejumlah informasi berikut:

• Nama lengkap: nama lengkap karyawan yang sesuai dengan data kepegawaian;
• Jabatan: posisi kerja yang dipegang oleh karyawan;
• Departemen: bagian atau divisi tempat karyawan bekerja;
• NPWP: Nomor Pokok wajib Pajak yang dipakai untuk keperluan perpajakan karyawan;
• Nomor Induk Karyawan (jika ada): nomor unik yang diberikan perusahaan kepada setiap karyawan.

• Gaji pokok

Pada dasarnya, slip gaji adalah dokumen yang menunjukkan rincian gaji karyawan. Jadi, sudah pasti dokumen satu ini memberikan informasi tentang gaji pokok. Gaji pokok adalah jumlah uang tetap yang diterima karyawan setiap bulan sebagai dasar penghasilan. Jadi, jumlah gaji pokok belum termasuk tunjangan, bonus, insentif, maupun potongan.

Nominal gaji pokok bisa berbeda-beda untuk tiap karyawan. Hal tersebut bergantung pada kesepakatan antara karyawan dan pemberi kerja, serta beberapa faktor lain seperti keterampilan, pengalaman kerja, dan tanggung jawab pekerjaan yang dijalani oleh karyawan.

• Rincian tunjangan, bonus, dan komisi

Di luar gaji pokok, banyak perusahaan yang memberikan tunjangan, bonus, dan komisi kepada para karyawan. Jika Anda termasuk salah satu perusahaan tersebut, Anda perlu mencantumkan informasi tunjangan, bonus, dan komisi pada slip gaji karyawan.

Tunjangan adalah kompensasi yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk bantuan atau fasilitas. Nominal tunjangan biasanya didasarkan pada masa kerja, jabatan, dan kebutuhan masing-masing karyawan. Beberapa contohnya adalah tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan, tunjangan makan siang, dan tunjangan transportasi.

Sementara itu, bonus adalah tambahan penghasilan yang bersifat tidak tetap. Anda bisa memberikan bonus sebagai penghargaan untuk karyawan atau ketika mereka mencapai prestasi tertentu. Jadi, bonus tidak selalu diberikan setiap bulan. Anda dapat memberikannya dalam bentuk bonus kuarter, bonus tahunan, atau bonus proyek.

Di sisi lain, komisi biasanya lebih umum diberikan kepada karyawan sales. Perusahaan memberikan komisi kepada karyawan berdasarkan jumlah atau target penjualan yang berhasil dicapai. Semakin tinggi penjualan yang dihasilkan, biasanya akan semakin banyak pula komisi yang diberikan.

Baca juga: Kompensasi Lebih dari Sekadar Gaji, Ini Jenis & Tujuannya untuk Bisnis

• Upah lembur

Menurut UU Ketenagakerjaan, jam kerja yang berlaku di Indonesia adalah 40 jam dalam seminggu. Bagi perusahaan dengan sistem kerja 6 hari, maksimal waktu kerja adalah 7 jam sehari. Tapi untuk sistem kerja 5 hari, maksimal waktu kerja adalah 8 jam sehari.

Jika karyawan harus bekerja melebihi waktu tersebut, Anda wajib memberikan upah lembur. Ketentuan terkait upah lembur telah dijelaskan dalam UU Ketenagakerjaan. Jam lembur ideal adalah maksimal 3 jam sehari dan 14 jam dalam seminggu. Jumlah upah lembur biasanya berbeda-beda di tiap perusahaan. Oleh sebab itu, Anda harus menjabarkan perhitungannya dalam slip gaji karyawan.

• Potongan

Slip gaji tidak hanya mencakup data gaji, tunjangan, bonus, dan komisi. Namun, dokumen satu ini juga wajib menjelaskan tentang potongan-potongan yang dikenakan pada gaji karyawan. Hasil dari pemotongan gaji inilah yang akan diterima oleh karyawan.

Setiap karyawan bisa mendapatkan jumlah potongan yang berbeda, bergantung pada kebijakan perusahaan serta masing-masing gaji. Tapi pada umumnya, potongan dalam slip gaji digunakan untuk hal-hal berikut:

• Pajak Penghasilan (PPh 21): pajak yang dipotong dari penghasilan karyawan;
• Iuran BPJS Kesehatan: iuran untuk program jaminan kesehatan nasional;
• Iuran BPJS Ketenagakerjaan: iuran untuk program jaminan sosial ketenagakerjaan (Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun, dan Jaminan Kematian);
• Potongan pinjaman (jika ada): cicilan pinjaman karyawan kepada perusahaan;
• Potongan lain-lain: potongan untuk koperasi, iuran tertentu, atau keperluan lain sesuai kebijakan perusahaan.

• Keterangan pembayaran gaji

Berikutnya, slip gaji karyawan juga wajib memberikan keterangan tentang pembayaran gaji. Tuliskan periode gaji karyawan, yakni tanggal mulai dan berakhirnya periode pembayaran gaji. Kemudian, cantumkan pula tanggal gaji ditransfer ke rekening karyawan. Tak kalah penting, Anda juga perlu mencatat nama bank dan nomor rekening bank tempat gaji ditransfer. Dengan adanya seluruh keterangan tersebut, risiko salah kirim gaji pun berkurang.

• Pernyataan kerahasiaan

Bagi banyak karyawan, informasi dalam slip gaji merupakan ranah privasi. Oleh sebab itu, jangan sampai slip gaji karyawan diketahui oleh orang lain yang tidak berkepentingan. Untuk menjaga privasi tersebut, tuliskan pernyataan kerahasiaan pada slip gaji karyawan. 

Anda dapat menuliskan kalimat seperti “Confidential” atau “Dokumen Rahasia” dalam dokumen tersebut. Selain menjaga kerahasiaan informasi, hal tersebut juga bisa membantu Anda mencegah penyalahgunaan slip gaji oleh pihak yang  tidak bertanggung jawab.

Contoh Slip Gaji Karyawan

Berdasarkan komponen-komponen yang telah disebutkan di atas, mungkin Anda sudah mendapat gambaran tentang bentuk slip gaji. Agar lebih jelas, berikut beberapa contoh slip gaji karyawan yang bisa Anda jadikan referensi:

• Slip gaji sederhana

Kedai Kopi Spoon & Fork
Slip Gaji Karyawan
Nama	Wahyu Pratama
Jabatan	Barista
Periode	Agustus 2024
Gaji Pokok	Rp3.500.000
Bonus	Rp0
Total	Rp3.500.000
Potongan	Rp0
Total Penerimaan	Rp3.500.000

• Slip gaji pegawai toko

PT Cahaya Abadi
Slip Gaji Karyawan
Nama	Amelia Putri
Jabatan	Social Media Officer
Periode	Agustus 2024
Gaji Pokok	Rp4.500.000
Tunjangan Makan Siang	Rp500.000
Tunjangan Transportasi	Rp500.000
Total (+)	Rp5.500.000
Potongan PPh 21	Rp45.000
Iuran BPJS Kesehatan	Rp60.000
Total (+)	Rp105.000
Total Penerimaan	Rp5.395.000

• Slip gaji perusahaan

PT Untung Cuan Selamanya
Slip Gaji Karyawan
Periode 1-31 Juli 2024
NIK	UCS-1234
Nama	Sagara Guinandra
Jabatan	Staf Finance
Status	Karyawan Tetap
PENGHASILAN
Gaji Pokok	Rp4.000.000
Tunjangan Jabatan	Rp500.000
Tunjangan Konsumsi	Rp350.000
Tunjangan Harian	Rp650.000
Total Penghasilan	Rp5.500.000
POTONGAN
PPh 21	Rp125.000
Asuransi	Rp0
Total Potongan	Rp125.000
Total Penerimaan	Rp5.375.000

Sudah mengetahui contoh slip gaji yang akan dibuat untuk karyawan? Kini, saatnya Anda mengirimkan dokumen tersebut kepada masing-masing karyawan yang bersangkutan. Ada cara mudah agar pengelolaan slip gaji jadi lebih mudah. Seperti apa?

Cara Mengelola dan Mengirim Slip Gaji Karyawan 

Isi slip gaji terdiri dari banyak komponen seperti yang telah disebutkan. Selain gaji pokok, Anda juga perlu mencantumkan perhitungan bonus karyawan. Pada umumnya, jumlah bonus dihitung berdasarkan performa dan hasil kerja karyawan. Semakin baik performa kerjanya, tentu akan semakin besar pula jumlah bonus yang dapat mereka terima.

Lantas, bagaimana caranya mengetahui performa kerja masing-masing karyawan?

Anda bisa melakukan hal tersebut secara lebih mudah jika menggunakan fitur Manajemen Karyawan pada aplikasi kasir Moka. Melalui fitur ini, Anda dapat mengakses laporan shift karyawan secara komprehensif. Dari sinilah Anda bisa menilai kinerja karyawan dengan adil dan jujur, sehingga memudahkan Anda untuk menentukan jumlah bonus secara objektif. 

Berdasarkan laporan tersebut pula, Anda dapat mengidentifikasi karyawan yang bertugas di setiap periode shift. Dengan begitu, pertanggungjawaban kinerja pun bisa dilakukan secara lebih akurat. Lalu, bagi Anda yang memiliki lebih dari satu cabang atau outlet bisnis, fitur Manajemen Karyawan dari Moka akan sangat membantu Anda. Hanya dengan mengakses satu platform terpusat, Anda bisa memantau kinerja karyawan di seluruh outlet tersebut. 

Soal keamanan, Anda tak perlu khawatir karena aplikasi kasir Moka sudah dilengkapi dengan sistem PIN. Anda bisa membatasi akses fitur Manajemen Karyawan kepada pihak-pihak tertentu saja. Jadi, hanya karyawan dengan PIN yang bisa mengakses informasi dalam fitur tersebut. 

Dengan berbagai fitur yang ditawarkan, aplikasi manajemen karyawan dari Moka dapat membantu Anda memantau operasional perusahaan secara lebih aman. Anda dapat menggunakan data-data di dalamnya untuk menyusun slip gaji karyawan dengan lebih mudah dan efisien.

Slip gaji karyawan umumnya terdiri dari sejumlah komponen seperti data diri karyawan, gaji pokok, tunjangan, bonus, komisi, dan potongan gaji. Untuk membuatnya, kumpulkan seluruh data yang diperlukan untuk mempermudah Anda menyusun slip gaji masing-masing karyawan. 

Prosesnya akan lebih mudah jika Anda menggunakan fitur Manajemen Karyawan dalam aplikasi Moka. Seluruh data dan laporan kinerja karyawan terkumpul dalam satu platform terpusat, sehingga lebih mudah diakses. Buktikan sendiri manfaat aplikasi Moka dengan menjadwalkan demo gratis di tempat usaha Anda.