Serial Number: Manfaat Strategis untuk Produk dan Bisnis

Saat mengemas produk sebelum didistribusikan ke tempat penjualan, mungkin Anda pernah bertanya-tanya mengapa harus ada rangkaian angka dan huruf acak di bagian luar kemasan. Tunggu dulu, kombinasi angka dan huruf itu bukan sekadar dekorasi! Itu adalah serial number atau nomor seri produk. Kode seri ini memang sering terlewat, tapi fungsinya sangat penting untuk menjamin kepuasan pelanggan sekaligus mencetak keuntungan. Bagaimana bisa? Yuk, kita pelajari selengkapnya melalui tulisan ini!

Apa Itu Serial Number?

Pada dasarnya, serial number atau nomor seri adalah kombinasi huruf dan angka yang terdiri dari delapan sampai enam belas digit untuk membedakan sebuah produk dengan produk lainnya. Umumnya, Anda bisa mengetahui keberadaannya dengan kode “SN” atau “S/N” yang tertera sebelum rangkaian huruf dan angka acak. 

Kalau diibaratkan, fungsi nomor seri sama seperti NIK KTP atau bahkan sidik jari Anda, tetapi khusus untuk barang yang beredar di pasaran. Maka dari itu, serial number setiap produk haruslah unik dan tidak boleh merupakan duplikat dari yang sudah ada, bahkan jika jenis dan mereknya sama.

4 Manfaat Serial Number untuk Bisnis

Sebagai penanda produk, tentunya serial number memiliki banyak keuntungan yang akan memperlancar proses operasional dan pengelolaan bisnis Anda supaya tetap untung. Tapi, bagaimanakah kombinasi angka ini bisa membantu Anda? Berikut adalah manfaatnya:

1. Mempermudah proses manajemen stok

 

Salah satu manfaat utama dari serial number adalah kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi proses inventory management atau pengelolaan inventori di gudang. Sebab, untuk mengetahui apakah Anda masih memiliki stok produk yang mencukupi, Anda tidak perlu mencari satu per satu secara manual. Cukup dengan memasukkan nomor seri produk pada sistem manajemen stok bisnis Anda, Anda sudah bisa memeriksa ketersediaannya dalam waktu singkat.

Selain itu, nomor seri produk juga akan mempermudah Anda mengkategorikan produk dengan lebih terstruktur. Sebab, format penulisan kode serial number setiap produk pastinya akan berbeda dengan satu sama lain, entah dari segi jenisnya, modelnya, dan bahkan tanggal produksinya.

Jadi, Anda maupun staf gudang bisa mengambil produk yang dibutuhkan dari gudang atau menjual produk yang akan segera kadaluarsa dengan lebih mudah karena sudah tahu lokasinya ada di mana. Hasilnya, produktivitas pegawai akan meningkat, stok mati di gudang tidak menumpuk, dan Anda bisa memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat.

Baca juga: Pengertian Inventory Record dan Manfaatnya bagi Bisnis

2. Meningkatkan pengalaman pelanggan

Kepuasan pelanggan sangat ditentukan oleh bagaimana Anda melayani mereka dari tahap awal pembelian sampai akhir, termasuk ketika mereka sedang mengalami masalah dengan produk Anda. Di saat seperti itu, tidak menutup kemungkinan mereka harus mengajukan pengembalian karena berbagai alasan, dan mereka berhak menerima kompensasi dalam bentuk produk pengganti atau bahkan uang. 

Agar Anda bisa mengecek validitas permintaan return tersebut dan mengetahui langkah berikutnya yang harus diambil, di sinilah serial number memegang peranan penting. Dengan adanya nomor tersebut, Anda bisa segera memeriksa kondisi barang yang bermasalah dan mencocokkannya dengan ketentuan retur atau klaim garansi yang berlaku. 

Kemudian, Anda dapat segera mengabari pelanggan tentang apa yang harus mereka lakukan dan bentuk kompensasi yang akan mereka dapatkan. Hasilnya, meski sempat mengalami masalah, mereka tetap berpeluang besar untuk setia dengan bisnis Anda. Sebab, Anda telah membuktikan bahwa Anda memang serius melayani mereka.

3. Bantu melacak penjualan barang

Tak hanya mempermudah proses pengelolaan stok barang di gudang atau menjamin kepuasan pelanggan saat hendak mengajukan return, serial number juga bisa membantu Anda memonitor pergerakan barang di pasar. Bagaimana caranya? 

Melalui kode yang ada pada kemasan atau bagian lain produk, Anda bisa mengetahui barang mana saja yang sudah terjual habis agar tahu kapan harus menyediakan stoknya lagi. Bahkan, prinsip ini juga bisa Anda terapkan untuk mencegah peredaran versi palsu dari produk Anda yang dibuat oleh pihak tidak bertanggung jawab. Dengan demikian, Anda bisa memastikan konsumen tetap aman dan terlindungi saat membeli produk keluaran bisnis Anda.

4. Efisiensi proses penarikan produk

 

Sebagai pebisnis yang kredibel, pastinya Anda sudah mengupayakan segala cara untuk memastikan bahwa semua produk brand Anda yang beredar di pasaran memang berkualitas baik. Akan tetapi, terkadang ada kesalahan yang luput pada tahap produksi atau masalah yang baru ditemukan ketika produk tersebut sudah tiba di tangan konsumen. 

Pada saat seperti ini, Anda perlu melakukan proses recall atau penarikan produk untuk mencegah kemungkinan efek samping lanjutan yang negatif pada pelanggan. Namun, tidak bisa disangkal kalau mengecek produk mana saja yang bermasalah dan perlu ditarik secara manual satu per satu akan menghabiskan banyak waktu. 

Sebagai solusinya, Anda bisa mencari mencari berdasarkan nomor seri produk dan mencocokkannya dengan informasi kronologi kejadian. Jadi, Anda bisa langsung memberitahukan pembeli yang memiliki produk dengan serial number bermasalah untuk segera mengembalikan barangnya.

Kenapa Harus Dicantumkan di Produk?

Perlu diketahui bahwa Anda tidak bisa memilih untuk tidak mencantumkan nomor seri produk pada lokasi yang dapat diakses oleh konsumen. Justru, serial number bersifat wajib karena keempat alasan penting ini:

1. Membuktikan keaslian produk

 

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, serial number memiliki peranan penting untuk mengontrol peredaran produk di pasar, terutama untuk menjaga keasliannya. Mengapa demikian? Meskipun kemasan produk palsu memiliki nomor seri untuk mengecoh pembeli, Anda bisa melakukan cross check angkanya dengan data yang tersimpan di aplikasi perusahaan Anda. 

Dari sana, Anda dapat mengetahui apakah produk tersebut asli atau tidak, sehingga Anda bisa merekomendasikan langkah-langkah yang tepat bagi konsumen. Misalnya, dengan mengedukasi cara membedakan produk asli dengan yang palsu serta melaporkan tindakan pemalsuan tersebut. Dengan demikian, Anda bisa mempertahankan reputasi baik brand di pasar.

2. Mengamankan produk

Selain berperan besar dalam pencegahan terjualnya produk palsu, nomor seri produk juga bisa bantu Anda mengurangi risiko pencurian barang dari gudang. Sebab, Anda dapat memantau arus pergerakan tiap produk dari gudang ke outlet penjualan terpilih untuk memastikan stoknya sudah sebagaimana mestinya. 

Dengan adanya serial number, Anda pun punya lebih banyak kesempatan untuk melacak produk yang hilang dan menemukan penyebabnya agar bisa mengambil tindakan disipliner jika diperlukan.

3. Wujud identitas produk

Dua produk dengan jenis yang sama dari satu brand tidak bisa memiliki kode seri yang sama karena ada beberapa faktor yang menentukan angkanya. Beberapa di antaranya adalah tanggal manufaktur, tanggal kadaluarsa, dan model sebuah barang. 

Rangkaian angka inilah yang membedakan sebuah produk dengan barang yang sejenis agar Anda bisa mengidentifikasi kelompok barang mana saja yang perlu ditarik dari peredaran jika terdapat masalah di kemudian hari, entah itu berdasarkan modelnya atau tanggal produksinya.

4. Bukti legalitas produk

Nomor seri produk adalah elemen yang wajib ada pada kemasan atau bagian lain sebuah barang karena pencantumannya sudah diatur oleh hukum. Misalnya, untuk Anda yang ingin menjual makanan atau produk kosmetik, Anda perlu memperoleh izin BPOM terlebih dahulu agar barangnya bisa beredar secara sah. 

Nah, proses pendaftaran izin BPOM memerlukan data produk yang lengkap, mulai dari nama, daftar komposisi, sampai nomor serinya. Dengan memenuhi syarat ini, Anda bisa menjamin bahwa produk Anda memang sah secara hukum dan sudah dinyatakan aman oleh pihak yang berwenang untuk dijual kepada konsumen.

Lokasi Serial Number pada Produk

Lantas, di manakah Anda bisa meletakkan nomor seri produk pada barang yang Anda jual? Anda bisa mendapatkan ide dari bagian ini untuk produk fisik maupun digital!

1. Stiker label

Cara pertama untuk menunjukkan nomor seri produk adalah dengan stiker label biasa. Namun, jika Anda punya modal lebih, Anda bisa memanfaatkan canggihnya teknologi scanning dengan smartphone saat ini. Coba tempelkan stiker label yang memiliki kode QR pada kemasan produk jika Anda tidak ingin mengemasnya dalam kotak tambahan. 

Jenis label ini bisa mengandung banyak informasi, beberapa di antaranya nomor seri produk dan kode QR. Untuk mengaksesnya, konsumen Anda hanya perlu scan QR tersebut menggunakan kamera smartphone, lalu mereka cukup meng-input serial number yang ada di stiker hologram atau stiker biasa kemasan produk setelah memasuki website dari kode QR. Jadi, Anda dapat menggunakannya untuk menjamin keaslian produk yang ada di tangan pelanggan.

2. Kemasan luar

 

Kalau produk Anda dikemas dengan kotak tambahan dari kertas karton atau bahan lainnya untuk menjaga kondisinya, Anda juga bisa meletakkan serial number pada bagian ini. Tidak apa-apa jika Anda ingin memfokuskan nama brand dan keunggulan utama barangnya di sisi depan kemasan; Anda dapat mencantumkan nomor seri entah di bagian bawah, belakang, atau samping packaging. 

Dengan cara itu, setelah pelanggan Anda mengetahui manfaat produk yang dijual, mereka bisa segera mengecek keasliannya dengan serial number dan logo resmi lainnya di sisi lain kemasan. Penempatan di kemasan luar juga akan mempermudah tim Anda serta pelanggan dalam mengetahui serial number milik mereka. Hal ini akan berguna sekali misal ketika ada pelanggan yang komplain mengenai produk mereka, nanti pelanggan bisa menyebutkan serial number mereka dengan lebih mudah.

Baca juga: Packaging adalah: Pengertian, Jenis, dan Contoh Desainnya

3. Perangkat lunak

Bagaimana jika produk Anda adalah produk digital yang hanya bisa dioperasikan pada smartphone atau komputer? Tenang, Anda masih bisa mencantumkan nomor seri pada software itu sendiri. Misalnya, untuk mengecek serial number, pelanggan bisa memasuki menu tertentu atau menekan sejumlah tombol di keyboard. Metode ini sangat efektif untuk Anda yang meluncurkan aplikasi tanpa kemasan tambahan seperti CD/DVD pada masa lalu.

Kelemahannya, berbanding terbalik dengan penempatan di kemasan luar, penempatan di perangkat lunak ini bisa berpotensi menyulitkan pelanggan. Terutama untuk pelanggan yang tidak terlalu memahami teknologi, mereka akan lebih kesulitan mencari serial number dari produk yang mereka miliki.

4. Perangkat keras

 

Sementara itu, kalau bisnis Anda menjual peralatan elektronik yang masih memiliki wujud fisik, Anda dapat menampilkan nomor seri produk pada bagian luarnya. Sebagai contoh, saat pelanggan Anda ingin mengecek serial number sebuah laptop yang mereka beli dari toko Anda, mereka tinggal memeriksa bagian bawah dari laptop itu sendiri. 

Umumnya, bentuk nomor seri pada produk sedemikian rupa tidak hanya terbatas pada stiker biasa, tapi juga angka yang dicetak dengan metode emboss pada badan perangkat itu sendiri. Dengan demikian, produk Anda akan semakin sulit ditiru oleh oknum tidak bertanggung jawab.

Cara Menentukan Serial Number Produk

Setelah mengetahui semua kelebihan yang ditawarkan oleh serial number untuk operasional bisnis maupun kenyamanan pelanggan, mungkin Anda ingin membuat nomor seri untuk bisnis Anda sendiri. Adakah caranya? Tentu saja, dan langkah-langkahnya sama sekali tidak sulit! Untuk menentukan serial number, Anda perlu membuat kategori tiap produk, variasi yang ada, tanggal produksinya, dan tanggal kadaluarsanya. 

Keempat elemen tersebut akan menjadi empat huruf atau angka pertama pada kode yang Anda buat. Kemudian, untuk menentukan angka acak, Anda bisa menggunakan generator khusus nomor seri produk pada aplikasi yang berdiri sendiri atau dari fitur khusus aplikasi manajemen stok barang. Apapun format yang Anda gunakan, pastikan Anda selalu melakukan pencatatan setiap kali ada barang masuk dan keluar untuk merekam pergerakannya.

Baca juga: Inventory Card untuk Permudah Manajemen Stok Barang, Butuhkah?

Ternyata, serial number bukanlah sekadar rangkaian angka dan huruf yang ada pada kemasan atau bahkan produk itu sendiri. Justru, kombinasi karakter ini memiliki peranan penting untuk menjadikan proses bisnis lebih efisien, melindungi produk dari tindak pemalsuan, serta memperlancar proses retur barang dari sisi konsumen. Apalagi, sifatnya wajib menurut hukum. Jadi, dengan mencantumkan kode ini, Anda bisa menciptakan image yang terpercaya di mata pelanggan agar bisnis semakin berkembang. 

Tentunya, mencatat nomor seri dan memantau pergerakannya secara manual akan menghabiskan banyak waktu ketika Anda seharusnya bisa berfokus pada perancangan strategi bisnis. Namun, tidak perlu khawatir karena Point of Sale dari Moka POS dapat membuat dan merekap semua serial number produk Anda secara otomatis. Tertarik merasakan kepraktisannya? Yuk, jadwalkan demo Anda bersama Moka POS dari sekarang di sini, dan nikmati kesempatan coba gratis tanpa komitmen selama 14 hari!