Procurement Adalah: Definisi, Komponen, Proses, Tujuan, dan Prinsipnya

Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana cara terbaik untuk mengelola pengadaan barang dan jasa dalam bisnis Anda? Procurement adalah kunci penting bagi kesuksesan operasional yang efisien dan menguntungkan.

Untuk memaksimalkan berbagai manfaatnya, tentu Anda akan membutuhkan orang yang tepat dalam tim ini. Lantas, hal-hal apa saja yang harus Anda perhatikan? Yuk, simak prinsip dasar procurement dan berbagai skill yang diperlukan melalui ulasan berikut!

Apa Itu Procurement?

Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa dalam suatu bisnis. Proses ini umumnya meliputi tahap pencarian, evaluasi, dan pembelian barang atau jasa dari berbagai sumber eksternal untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Beberapa contohnya seperti vendor, supplier, atau distributor.

Baca juga: Apa Itu Vendor? Pengertian, Fungsi, Tugas, Cara Kerja, dan Jenisnya

Pada umumnya, procurement dilakukan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Itulah kenapa mayoritas barang atau jasa dalam procurement memiliki skala besar, sehingga tidak bisa dijalankan secara asal-asalan.

Tujuan Procurement dalam Bisnis

Tujuan utama procurement adalah mendapatkan barang atau jasa yang tepat dengan harga terbaik, kualitas terbaik, dan pengiriman tepat waktu untuk mendukung operasional bisnis. Dengan harga yang kompetitif dan menguntungkan, Anda pun dapat menekan biaya pengadaan.

Sementara itu, kualitas barang dan jasa yang baik dapat menunjang kinerja organisasi secara keseluruhan, sehingga output yang Anda hasilkan juga berkualitas baik. Di sisi lain, ketepatan waktu berperan penting untuk kelancaran operasional bisnis. Procurement bertanggung jawab memastikan bahwa pasokan barang atau jasa tidak terputus.

Manfaat Procurement untuk Bisnis

Dengan memenuhi pengadaan barang dan jasa melalui proses procurement, bisnis Anda akan merasakan berbagai manfaat berikut:

• Meningkatkan efisiensi operasional

Procurement di era digital umumnya sudah melibatkan penggunaan teknologi seperti software Enterprise Resource Planning (ERP). Teknologi tersebut mampu mengotomasi tugas-tugas rutin dalam proses pengadaan, seperti membuat pesanan, melacak pengiriman, dan mengelola inventori. Dengan begitu, Anda bisa meminimalisir human error.

Baca juga: Apa Itu Manajemen Inventory? Pengertian, Contoh, dan Cara Melakukannya

Tak hanya itu, proses yang terautomasi juga dapat mendukung prosedur pengadaan yang jelas dan konsisten. Anda dapat memastikan bahwa semua pengadaan dilakukan dengan cara yang sama sesuai standar berlaku. Hal ini bisa membantu menghindari inkonsistensi sehingga efisiensi operasional bisnis pun meningkat.

• Menghemat waktu dan biaya

Untuk memenuhi pengadaan barang atau jasa, Anda harus bekerja sama dengan pihak ketiga seperti supplier atau distributor. Proses tersebut biasanya melibatkan negosiasi yang kompetitif. Tujuannya agar Anda bisa mendapatkan barang atau jasa dengan harga terbaik. 

Dalam tahap ini, biasanya Anda juga akan berusaha untuk memenuhi pengadaan barang dan jasa dari sedikit mungkin pemasok. Dengan lebih sedikit pemasok, Anda dapat mengurangi biaya administrasi dan transaksi. Tak hanya itu, hal tersebut juga bisa mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas pengadaan, sehingga Anda dan tim bisa fokus pada tugas yang lebih strategis.

• Membangun jaringan supplier

Manfaat lain dari procurement adalah kesempatan untuk memperluas networking, terutama dengan kalangan supplier. Idealnya, procurement yang efektif fokus membangun hubungan jangka panjang dengan para supplier andal. Hal ini dapat memberi Anda akses ke berbagai produk dan layanan baru dari mereka. 

Apalagi jika Anda menjalin hubungan baik dengan banyak supplier, Anda jadi bisa melakukan diversifikasi. Dengan memiliki beberapa supplier, bisnis bisa mengurangi risiko gangguan pasokan barang atau jasa sehingga kontinuitas bisnis tetap lancar.

• Meningkatkan fleksibilitas pengadaan barang

Pada dasarnya, procurement merupakan sistem pengadaan yang fleksibel. Karakteristik tersebut memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan pembelian barang atau jasa dengan strategi bisnis dan kebutuhan pasar. Jadi, jika sewaktu-waktu terjadi perubahan permintaan, Anda pun bisa memberikan respons yang cepat. 

Tak berhenti sampai di situ, penggunaan teknologi yang tepat juga dapat memberi Anda akses ke jaringan global. Artinya, Anda bisa mengakses supplier dari seluruh dunia. Dari sinilah terbuka peluang untuk mendapatkan barang dan jasa yang lebih beragam.

• Menjaga kepuasan pelanggan dan pemangku kepentingan

Automasi dalam procurement membantu bisnis menjalankan proses operasional sesuai standar yang berlaku. Ditambah dengan penggunaan barang dan jasa berkualitas baik, Anda jadi bisa menghasilkan produk dalam kualitas yang konsisten. Di samping itu, procurement yang efektif juga dapat memastikan bahwa barang atau jasa diterima tepat waktu.

Dengan kualitas produk yang konsisten serta pengiriman tepat waktu, Anda pun bisa menjaga kepuasan pelanggan dan meningkatkan loyalitas mereka. Di sisi lain, hubungan dengan para pemangku kepentingan juga akan semakin kuat.

Prinsip Dasar Procurement

Agar bisa merasakan berbagai manfaat di atas secara maksimal, pastikan penerapan procurement sudah memenuhi prinsip dasarnya. Berikut prinsip-prinsip dasar dari procurement yang penting untuk diketahui:

• Efisiensi

Aktivitas pengadaan barang dan jasa harus dilakukan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara optimal. Baik itu sumber daya manusia, waktu, hingga keuangan. Tujuannya untuk mendapatkan barang atau jasa dengan kualitas terbaik dengan harga seminimal mungkin. 

Maka dari itu, Anda perlu mengevaluasi setiap tahapan dalam proses procurement untuk menemukan cara-cara mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas barang atau jasa. Misalnya, Anda bisa menerapkan sistem lelang online untuk mendapatkan harga terbaik dari banyak supplier.

• Efektivitas

Tidak hanya efisien, proses pengadaan barang atau jasa juga harus efektif. Artinya, aktivitas procurement perlu memiliki arahan untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Untuk mencapainya, lakukan setiap tahap pengadaan dalam waktu yang telah ditentukan agar tidak mengganggu proses produksi atau pelayanan. Selain itu, pastikan barang atau jasa yang Anda peroleh selalu sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

• Akuntabilitas

Prinsip dasar lain dari procurement adalah accountability atau akuntabilitas. Seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengadaan harus mematuhi aturan yang berlaku, serta bertanggung jawab atas tindakan dan keputusan yang diambil. 

Untuk menegakkan prinsip akuntabilitas, Anda dan tim perlu mendokumentasikan setiap tahapan dalam pengadaan. Contohnya dengan membuat laporan pengadaan yang detail. Kemudian, simpan dokumen tersebut dengan baik sebagai bukti pertanggungjawaban.

• Transparansi

Procurement yang efektif idealnya bersifat transparan. Semua informasi terkait pengadaan barang atau jasa harus disampaikan secara terbuka. Lalu, pastikan informasi tersebut bisa diakses oleh seluruh pihak yang berkepentingan. 

Tak hanya itu, proses procurement bisnis juga wajib dijalankan secara terbuka agar bisa dipantau oleh publik. Salah satu caranya bisa dengan mempublikasikan pengumuman terkait pengadaan pada website resmi perusahaan.

• Adil

Dalam proses procurement, terdapat prinsip fair dealing yang mewajibkan Anda untuk memperlakukan supplier secara adil tanpa diskriminasi. Selain itu, proses negosiasi dan penawaran juga harus dijalankan secara objektif sesuai kriteria yang telah ditetapkan. Misalnya dengan mengadakan tender terbuka untuk seluruh supplier yang memenuhi syarat. Lalu, jika diperlukan, Anda juga wajib melindungi kerahasiaan komersial dari supplier.

Tahapan Procurement

Setelah mengetahui prinsip-prinsip dasar procurement, kini saatnya Anda menerapkan seluruh prinsip tersebut dalam setiap tahapan pengadan barang atau jasa. Lantas, seperti apa tahapan procurement dalam bisnis?

• Analisis dan perencanaan kebutuhan

Proses procurement idealnya diawali dengan menganalisis performa kerja terkini perusahaan. Tahap ini biasanya membutuhkan banyak data dari setiap divisi di perusahaan. Melalui hasil analisis, Anda bisa mengidentifikasi apa saja barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini umumnya mencakup jumlah, spesifikasi teknis, hingga tenggat waktu pengiriman barang atau jasa. 

Berdasarkan kebutuhan tersebut, tentukan alokasi anggaran yang tersedia untuk pengadaan. Supaya tidak over-budget, Anda bisa mengurutkan kebutuhan barang dan jasa tersebut berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingan.

• Menemukan sumber barang dan jasa

Tahap selanjutnya dalam proses procurement adalah menemukan sumber yang menyediakan barang dan jasa sesuai kebutuhan Anda. Semakin beragam jenis kebutuhan tersebut, kemungkinan akan semakin banyak pula sumber yang harus Anda cari.

Maka dari itu, lakukan riset pasar untuk menemukan supplier atau vendor potensial yang dapat memenuhi kebutuhan pengadaan. Anda bisa mengecek kembali database supplier yang sudah ada maupun mengembangkan database tersebut dengan supplier-supplier baru.

Pelajari relevansi kebutuhan perusahaan dengan ketersediaan barang atau jasa pada tiap supplier. Cek juga track record mereka saat bekerja sama dengan perusahaan lain, cari tahu project apa saja yang ditangani. Lalu, kirimkan request for proposal (RFP) atau permintaan penawaran kepada beberapa supplier yang telah dipilih.

Baca juga: 3 Tips Memilih Supplier yang Baik untuk Membangun Bisnis Kuliner Anda

• Menentukan pilihan vendor

Setelah menerima proposal penawaran dari berbagai supplier atau vendor, bandingkan satu sama lain dari segi harga, kualitas, waktu pengiriman, hingga syarat pembayaran. Selain mempelajari isi penawaran, Anda juga perlu menilai kemampuan dan reputasi masing-masing vendor. 

Cari tahu seperti apa pengalaman dan kapasitas produksi mereka. Akan lebih baik jika vendor sudah mengantongi sertifikasi. Artinya, produk dan layanan mereka telah memenuhi standar yang berlaku untuk memenuhi kebutuhan pengadaan klien.

Tak kalah penting, lakukan analisis risiko terhadap para vendor potensial tersebut. Identifikasilah risiko yang mungkin bisa muncul saat Anda bekerja sama dengan vendor tertentu. Jadikan tingkat risiko tersebut sebagai pertimbangan sebelum Anda menentukan pilihan vendor.

• Pengembangan strategi outsourcing

Pada dasarnya, kerja sama dengan vendor eksternal termasuk dalam aktivitas outsourcing. Maka dari itu, Anda perlu mengembangkan strategi outsourcing yang tepat agar kerja sama berjalan lancar. Tentukan dulu lingkup pekerjaan secara jelas, tetapkan bagian mana dari pekerjaan yang akan di-outsourcing.

Setelah itu, pilihlah model outsourcing yang sesuai kondisi dan kebutuhan bisnis. Misalnya seperti outsourcing proses bisnis, outsourcing proyek, atau outsourcing fungsi. Jika sudah, buatlah perjanjian tertulis yang jelas dan komprehensif dengan vendor atau supplier terpilih. Jangan lupa mencantumkan jangka waktu outsourcing dalam perjanjian tersebut.

• Finalisasi pembelian

Tahap finalisasi pembelian sering disebut pula sebagai purchasing. Pada dasarnya, purchasing merupakan proses transaksional, sehingga hanya fokus pada aktivitas pemesanan dan pembayaran. Pada tahap ini, biasanya Anda harus melakukan negosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga dan syarat pembayaran terbaik.

Berdasarkan hasil negosiasi tersebut, buatlah pesanan pembelian secara resmi yang berisi detail seputar pembelian barang atau jasa. Kemudian, biasanya vendor akan mengirimkan konfirmasi pesanan kepada klien mereka.

Nah, Anda perlu mengecek ulang konfirmasi tersebut. Pastikan isinya sudah sesuai kesepakatan saat negosiasi, mulai dari deskripsi barang atau jasa yang dipesan, kuantitasnya, biaya total, hingga alur kerja vendor.

• Pengecekan kualitas barang dan jasa

Pada proses procurement yang ideal, vendor atau supplier biasanya memberi Anda akses untuk mengecek kualitas barang atau jasa. Jadi, sebelum pemesanan atau pembayaran resmi dilakukan, Anda dapat memeriksa kualitas barang untuk memastikan bahwa spesifikasi dan kualitasnya sudah sesuai dengan kesepakatan.

Jika menemukan hal yang tidak sesuai kesepakatan, Anda berhak melakukan negosiasi ulang dengan supplier atau vendor. Lalu, setelah nanti kerja sama resmi berjalan, Anda masih tetap perlu mengevaluasi kinerja vendor berdasarkan kualitas barang atau jasa mereka, layanan purna jual, hingga waktu pengiriman.

• Pelunasan

Tahap terakhir yang tak kalah penting dalam procurement adalah pelunasan. Setelah resmi memesan barang atau jasa dari vendor, Anda wajib melakukan pelunasan atau pembayaran penuh sesuai perjanjian yang telah dibuat. Meski begitu, usahakan untuk tidak terburu-buru.

Periksa kembali faktur yang diberikan oleh vendor atau supplier. Pastikan isi faktur tersebut sudah sesuai dengan hasil negosiasi terakhir yang disepakati kedua belah pihak. Kalau sudah benar, barulah Anda bisa melakukan pembayaran sesuai perjanjian. Setelah itu, simpanlah semua dokumen terkait transaksi pembelian sebagai arsip.

Skill yang Diperlukan untuk Tim Procurement Bisnis

Dengan banyaknya tahapan dalam proses procurement, Anda akan membutuhkan tim khusus agar seluruh tahapan ter-cover dengan baik. Lalu, supaya keseluruhan proses pengadaan berjalan lancar, tim procurement perlu menguasai sejumlah skill khusus, yaitu:

• Analytical thinking: kemampuan berpikir analitis untuk mengambil keputusan tepat, mulai dari mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, memilih vendor atau supplier, hingga menentukan jumlah barang;

• Negosiasi: skill ini dibutuhkan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan kualitas, harga, dan waktu pengiriman terbaik;

• Komunikasi interpersonal: keterampilan berinteraksi dengan orang lain, baik itu sesama anggota tim, manajemen perusahaan, dan tentu saja vendor;

• Manajemen risiko: tim procurement harus mampu mengidentifikasi risiko yang bisa muncul dalam proses pengadaan, lalu membuat langkah mitigasi yang tepat;

• Teliti: penilaian barang dan jasa membutuhkan ketelitian tinggi untuk memastikan bahwa segala aspek sejalan dengan perjanjian;

• Pemahaman finansial: proses pengadaan barang dan jasa melibatkan aktivitas penganggaran dana (budgeting), sehingga tim procurement perlu memiliki pengetahuan dan pemahaman finansial yang mumpuni.

• Fleksibel dan adaptif: Tim procurement harus mampu beradaptasi dengan perubahan di dunia bisnis, termasuk perkembangan teknologi dalam industri pengadaan.

Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa untuk mendukung operasional bisnis. Mengingat ada banyak tahapan dalam prosesnya, aktivitas procurement membutuhkan tim dengan skill mumpuni seperti yang disebutkan di atas. Untuk meningkatkan kinerja tim procurement, Anda juga perlu membekali mereka dengan tool yang tepat. Salah satunya seperti fitur Manajemen Stok pada aplikasi Moka. 

Melalui fitur Manajemen Stok Moka, Anda bisa mengelola ratusan hingga ribuan unit stok barang. Setiap aktivitas stok dapat Anda atur dan pantau secara real-time dalam satu dashboard terpusat. Bahkan, data pemesanan stok dari supplier pun bisa terekam dengan baik. Lalu, jika ada stok barang yang menipis, fitur Stock Alert akan mengirimkan pemberitahuan.

Dengan data stok yang terkelola baik secara real-time, tim procurement bisa merencanakan pengadaan bahan baku atau barang tertentu secara lebih akurat. Hal ini dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mengganggu produksi. 

Jadi, tunggu apa lagi? Bekali tim procurement Anda dengan fitur Manajemen Stok dalam aplikasi Moka! Segera jadwalkan demo gratis untuk merasakan sendiri kemudahan yang ditawarkan aplikasi Moka.