Timesheet Adalah: Definisi, Kegunaan, Manfaat, dan Contohnya

Pastinya Anda sudah tidak asing lagi dengan pepatah dunia bisnis yang mengatakan waktu adalah uang, kan? Inilah sebabnya Anda perlu melacak seberapa efektif karyawan Anda menggunakan waktu kerja mereka. Tapi, mencatat hal tersebut secara terpisah hanya akan menyulitkan manajemen. Nah, di sinilah dokumen seperti timesheet bisa membantu Anda. Mari kita kenalan dengan kegunaan dan contohnya di sini!

Apa Itu Timesheet?

Timesheet adalah alat khusus yang bertujuan melacak jam kerja karyawan selama periode waktu tertentu. Bentuknya pun bermacam-macam, mulai dari cetakan kertas fisik sampai spreadsheet khusus dalam format digital. Untuk mengisi dokumen ini, karyawan mencatat waktu mulai dan selesai bekerja, istirahat, serta waktu yang dihabiskan untuk tugas tertentu.

Fungsi Timesheet

Memangnya, apa saja kegunaan timesheet selain untuk melacak durasi jam kerja? Berikut adalah contoh lainnya:

• Mengelola waktu kerja karyawan

Timesheet membantu Anda mengatur dan mengelola waktu kerja karyawan secara lebih efisien. Sebab, dengan mencatat jam kerja, Anda bisa mengetahui apakah karyawan bekerja sesuai jadwal yang telah ditetapkan atau ada waktu yang terbuang sia-sia. Selain itu, karyawan akan lebih memperhatikan penggunaan waktu mereka, sehingga bisa bekerja lebih produktif dan tepat waktu.

• Dasar perhitungan gaji dan bonus

Berikutnya, timesheet juga berfungsi sebagai acuan untuk menghitung gaji dan bonus karyawan. Dari dokumen ini, Anda dapat memastikan bahwa semua pegawai menerima upah berdasarkan jam kerja yang sebenarnya. Jika ada lembur, misalnya, timesheet bisa menjadi referensi yang jelas untuk menghitung tambahan kompensasi.

Baca juga: Slip Gaji Karyawan: Definisi, Isi, Potongan, Contoh, dan Cara Mengelolanya

• Monitoring performa karyawan

Fungsi lain dari timesheet adalah untuk memantau performa karyawan. Dengan melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, manajemen dapat mengevaluasi kinerja karyawan. 

Apabila ada karyawan yang membutuhkan lebih banyak waktu dari yang diharapkan, Anda bisa memberikan bantuan atau pelatihan tambahan. Sebaliknya, jika ada karyawan yang bekerja lebih cepat dan efisien, ini bisa menjadi dasar untuk memberikan insentif tambahan.

Manfaat Timesheet dan Pentingnya

Apa saja manfaat yang akan Anda rasakan ketika rutin mengelola timesheet karyawan? Ini dia jawabannya:

• Mengurangi pemborosan waktu kerja

Salah satu manfaat utama dari timesheet adalah membantu perusahaan mengurangi pemborosan waktu. Dengan memantau jam kerja karyawan, perusahaan bisa melihat apakah ada waktu yang tidak digunakan secara efektif. Semisal ada karyawan yang terlalu lama istirahat atau sering terlambat, Anda bisa segera mengatasi masalah tersebut untuk menjaga efisiensi penggunaan waktu dan produktivitas kerja.

• Meningkatkan akurasi penagihan

Apakah model bisnis jasa Anda bekerja berdasarkan proyek? Nah, timesheet sangatlah penting sebagai alat bukti bahwa pekerjaan sudah dilakukan sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Apalagi, kalau Anda menghitung harga berdasarkan jam kerja yang sudah dicurahkan oleh karyawan untuk menyelesaikan tugas. 

Jadi, bisnis Anda dapat memberikan laporan yang transparan dan akurat kepada klien, sehingga mengurangi potensi kesalahpahaman saat penagihan.

• Mendorong transparansi kerja

Terakhir, timesheet berperan penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan. Sebab, karyawan dan manajemen bisa sama-sama melihat waktu yang digunakan untuk setiap tugas. Akses informasi ini akan mengurangi kemungkinan ketidakjelasan atau ketidakseimbangan dalam beban kerja antar karyawan. Terutama, dari segi perhitungan gaji, uang lembur, dan bonus dari hasil penilaian kinerja.

Contoh Timesheet untuk Karyawan

Umumnya, timesheet sederhana terdiri dari beberapa kolom yang mencatat tanggal, waktu mulai dan selesai bekerja, serta total jam kerja setiap harinya. Dalam format digital, timesheet ini sering kali memiliki fitur tambahan seperti deskripsi tugas, status proyek, dan persetujuan supervisor. Berikut adalah contohnya:

Tanggal	Jam Masuk	Jam Keluar	Total Jam Kerja	Deskripsi Pekerjaan	Status dari Supervisor
1 September 2024	08.00 WIB	17.00 WIB	8	Menyelesaikan laporan pertanggungjawaban	Disetujui
2 September 2024	08.30 WIB	17.30 WIB	8	Meeting dengan klien dan menyusun proposal proyek	Disetujui

Supaya membuat timesheet jadi lebih mudah, Anda bisa menggunakan software otomatis untuk mengumpulkan data tentang kinerja karyawan dan durasi kerja mereka. Contohnya, ada Point of Sale dari Moka yang memiliki fitur untuk mengelola jadwal shift pekerja! 

Di sini, Anda dapat memantau siapa saja yang sedang aktif bertugas, berapa lama mereka bekerja, performa yang mereka hasilkan, dan masukan dari pelanggan yang mereka layani. Semuanya tersedia all-in-one dashboard yang mudah digunakan agar Anda dapat segera mengambil keputusan penting. Psst, Anda juga bisa mencoba kecanggihannya secara gratis, lho. Yuk, jadwalkan demo bersama kami sekarang juga!Bagaimana caranya melacak produktivitas karyawan selama jam kerja dengan mudah? Timesheet adalah jawabannya. Simak manfaat dan contohnya di sini!