Apa Itu Stok Barang Persediaan? Definisi, Jenis, dan Cara Mengelolanya

“Stok barang masih cukup! Eh, atau maksudnya inventory, ya…?”

Pernah tertukar antara keduanya saat melapor kepada orang lain tentang persediaan barang jualan? Anda tidak sendirian! Banyak yang berpikir bahwa stok adalah bagian tidak terpisahkan dari inventory. Memang, itu benar, tapi tidak sepenuhnya juga. Justru, ada sedikit perbedaan antara keduanya. Apa saja contohnya? Yuk, kita pelajari di sini, lengkap dengan cara mengelolanya!

Apa Itu Stok?

Secara umum, stok adalah jumlah barang atau bahan yang disimpan oleh perusahaan untuk dijual ke pelanggan atau digunakan dalam proses produksi. Memiliki stok yang memadai sangat penting untuk memenuhi permintaan pelanggan dan memastikan proses bisnis berjalan lancar tanpa hambatan. Namun, pengelolaan stok yang buruk bisa menyebabkan masalah seperti overstock (kelebihan stok) atau stockout (kehabisan stok) yang dapat merugikan bisnis Anda.

Beda Stok dan Inventory

Sebelum kita mempelajari manajemen stok lebih lanjut, ada baiknya Anda memahami stok dan inventori. Keduanya sering digunakan secara bergantian dalam percakapan sehari-hari, tapi sebenarnya mereka memiliki arti yang sedikit berbeda.

Pada dasarnya, stok adalah barang yang disimpan dan siap dijual atau digunakan dalam produksi. Dalam konteks bisnis ritel atau manufaktur, stok biasanya berhubungan dengan produk-produk fisik yang akan dijual langsung ke pelanggan.

Sementara itu, inventory adalah istilah yang lebih luas. Jadi, inventory tidak hanya mencakup stok barang jadi, tetapi juga bahan baku, barang setengah jadi, barang dalam proses produksi, hingga peralatan dan perlengkapan lain yang digunakan dalam operasional perusahaan. Kuncinya, ingatlah bahwa inventori melibatkan semua aset bisnis yang memiliki nilai ekonomi.

Mengapa Manajemen Stok Itu Penting?

Mengelola stok dengan baik adalah kunci keberhasilan perusahaan, terutama jika Anda bergantung pada penjualan produk fisik. Ada beberapa alasan mengapa manajemen stok sangat penting untuk bisnis, yaitu:

• Mencegah terjadinya kecurangan

Kecurangan dalam manajemen stok, seperti pencurian atau penyalahgunaan barang oleh pihak eksternal maupun staf internal, adalah risiko nyata yang bisa terjadi di dalam perusahaan. Tapi, sistem manajemen stok yang transparan dan terorganisir akan membuat setiap transaksi stok tercatat dengan rapi. 

Sebab, dengan pelacakan yang rinci, Anda bisa mengidentifikasi jika ada barang yang hilang atau transaksi yang tidak wajar. Jadi, Anda dapat segera mengambil tindakan preventif.

• Menjaga kepuasan pelanggan

Coba bayangkan jika Anda berada di posisi pelanggan yang mengincar produk favorit, tapi ternyata barang tersebut sering habis. Pastinya, Anda akan merasa kecewa atau mencari produk serupa dari kompetitor, kan? Nah, itulah sebabnya stok adalah kunci dari kepuasan pelanggan. 

Bahkan jika pelanggan masih membeli produk Anda, pengalaman belanja yang buruk akibat kekurangan stok bisa mengurangi kepercayaan mereka terhadap bisnis Anda. Sebaliknya, stok yang selalu terjaga dalam jumlah yang tepat memastikan pelanggan bisa melakukan pembelian kapan saja tanpa hambatan. Ini sangat penting, terutama karena pelanggan mengharapkan ketersediaan produk yang cepat di bisnis e-commerce dan retail.

Baca juga: Customer Satisfaction Adalah: Definisi, Faktor, Manfaat & Caranya

• Mengurangi risiko kerugian

Risiko kelebihan stok (overstock) atau kekurangan stok (stockout) bisa merugikan bisnis Anda dalam berbagai cara. Jika Anda menyimpan terlalu banyak barang, biaya penyimpanan akan meningkat. Terutama, kalau ternyata produk tersebut adalah barang yang memiliki masa simpan terbatas. Akibatnya, nilainya akan berkurang karena Anda terpaksa menjualnya dengan harga diskon atau bahkan membuangnya. 

Di sisi lain, kekurangan stok menyebabkan Anda kehilangan penjualan potensial, terutama jika pelanggan membutuhkan barang tersebut segera. Nah, dengan manajemen stok yang efektif, Anda bisa mengoptimalkan persediaan sehingga tidak ada kelebihan atau kekurangan.

• Meningkatkan efisiensi operasional

Ketika Anda mengelola stok barang dengan baik, operasional perusahaan menjadi lebih efisien. Artinya, pengadaan barang, penyimpanan, dan pengiriman bisa berjalan lebih cepat dan hemat biaya. Misalnya, jika Anda selalu tahu kapan harus melakukan restock dan berapa jumlah barang yang dibutuhkan, Anda bisa menghindari kelebihan barang yang memakan tempat penyimpanan. 

Proses inventaris yang rapi juga mengurangi waktu yang dibutuhkan karyawan untuk mencari dan memproses barang, sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Ini juga mengurangi risiko human error yang sering terjadi ketika stok tidak dikelola dengan baik.

Jenis-jenis Stok

Lantas, apa saja yang termasuk dalam stok barang? Untuk menemukan jawabannya, mari kita berkenalan dengan berbagai jenis stok di bagian ini:

• Bahan baku

Bahan baku adalah bahan mentah yang akan digunakan untuk produksi barang jadi. Misalnya, dalam bisnis manufaktur sepatu, bahan baku bisa berupa kulit, karet, atau bahan tekstil. Lalu, untuk kuliner, bahan baku yang dimaksud adalah tepung terigu, susu, buah-buahan, dan produk pangan lainnya yang diperlukan untuk menyajikan makanan atau minuman dalam menu.

• Barang setengah jadi

Barang setengah jadi adalah barang yang sudah melalui beberapa tahap proses produksi, tetapi belum siap untuk dijual ke pelanggan. Supaya lebih jelas, mari kita ambil contoh proses produksi mobil. Dalam konteks ini, barang setengah jadi bisa berupa rangka mobil yang belum dipasang mesin atau ban.

• Barang jadi

Barang jadi adalah produk akhir yang siap untuk dijual ke pelanggan. Misalnya, jika Anda menjalankan bisnis ritel pakaian, barang jadi adalah pakaian yang sudah siap dipajang di toko dan dijual kepada pelanggan.

• Stok antisipasi

Stok antisipasi adalah stok tambahan yang disimpan untuk menghadapi fluktuasi permintaan atau gangguan dalam rantai pasokan. Contohnya, selama musim liburan, perusahaan sering menyimpan stok antisipasi untuk mengantisipasi lonjakan permintaan.

Teknik Mengelola Stok

Ada beberapa teknik yang dapat Anda terapkan untuk mengelola stok dengan baik, tergantung pada jenis bisnis dan karakteristik barang yang Anda jual. Berikut adalah penjelasan selengkapnya agar Anda tidak salah pilih:

• FIFO

FIFO (First In, First Out) adalah metode pengelolaan stok yang memprioritaskan penjualan barang yang pertama kali masuk ke gudang. Jadi, barang yang baru tiba di gudang akan dijual terlebih dahulu. Metode ini sangat cocok untuk barang yang memiliki masa simpan terbatas, seperti makanan atau produk farmasi. 

Dengan metode FIFO, Anda bisa memastikan bahwa barang yang lebih lama disimpan dijual terlebih dahulu, sehingga meminimalkan risiko kerugian akibat kedaluwarsa.

• LIFO

Berbeda dengan metode sebelumnya, teknik manajemen stok dengan LIFO (Last In, First Out) menerapkan urutan sebaliknya. Artinya, barang yang terakhir masuk ke gudang justru menjadi barang yang pertama kali dijual. Teknik ini lebih cocok untuk bisnis yang produknya tidak mengalami penurunan kualitas seiring waktu, seperti bahan bangunan atau barang industri.

Baca juga: Apa Beda FIFO dengan LIFO dalam Manajemen Stok Produk?

• JIT

Terakhir, metode JIT (Just In Time) hanya memesan atau memproduksi stok tambahan ketika ada permintaan. Pada akhirnya, Anda bisa mengurangi kebutuhan penyimpanan barang dalam jumlah besar. Teknik ini membantu mengurangi biaya penyimpanan dan risiko overstock, tetapi memerlukan koordinasi yang baik dengan pemasok untuk menghindari stockout.

Cara Mengelola Stok Barang di Perusahaan

Untuk memastikan stok perusahaan Anda terkelola dengan baik, ada beberapa langkah yang bisa Anda terapkan. Simak tips dan triknya di sini:

• Tentukan jumlah minimum untuk setiap barang

Menetapkan batas minimum stok sangat penting untuk mencegah kehabisan barang. Agar lebih akurat, pastikan Anda mengacu kepada data penjualan sebelumnya, waktu pengiriman dari pemasok, serta volume penjualan harian. 

Misalnya, jika waktu pengiriman dari pemasok adalah dua minggu dan rata-rata Anda menjual 100 unit per minggu, maka jumlah minimum stok harus setidaknya 200 unit. Dengan begitu, Anda bisa melakukan restock tepat waktu sebelum barang habis.

• Kategorikan stok berdasarkan kode

Untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan stok, penting untuk mengkategorikan setiap item dengan kode unik, atau SKU (Stock Keeping Unit). Sistem ini membantu Anda mengorganisasi produk dengan lebih baik dan mempermudah proses pencarian di gudang. 

Contohnya, Anda bisa menggunakan kode SKU yang mencakup informasi tentang jenis produk, ukuran, atau warna. Dengan sistem kode ini, karyawan dapat menemukan barang dengan cepat dan memantau pergerakan stok secara efisien.

Baca juga: Mengenal Apa itu SKU? Fungsi & Cara Membuat SKU

• Buat jadwal restock secara rutin

Mengatur jadwal restock secara rutin adalah langkah penting untuk menjaga ketersediaan barang. Anda bisa menjadwalkan restock berdasarkan siklus penjualan produk tertentu, atau menggunakan sistem otomatis yang memantau penjualan dan memberi peringatan saat stok mencapai batas minimum. Sebagai contoh, Anda dapat melakukan pengisian ulang stok setiap minggu untuk barang-barang best seller, atau sebulan sekali untuk barang yang permintaannya lebih rendah.

• Siapkan rencana darurat

Meskipun Anda telah merencanakan dengan baik, ada kalanya situasi tak terduga bisa terjadi. Sebut saja, adanya lonjakan permintaan mendadak atau gangguan pada operasional supplier langganan. 

Untuk menghadapi masalah tersebut, Anda harus memiliki rencana darurat yang matang. Misalnya, Anda bisa memiliki pemasok cadangan yang bisa diandalkan saat pemasok utama mengalami keterlambatan. Selain itu, menyimpan stok cadangan dalam jumlah terbatas juga bisa membantu mengatasi gangguan sementara pada rantai pasokan.

• Forecasting adalah kunci

Forecasting adalah elemen penting dalam manajemen stok yang efektif. Dengan memprediksi permintaan di masa depan, Anda bisa menyesuaikan jumlah stok yang harus disimpan, sehingga Anda tidak kelebihan atau kekurangan barang. 

Gunakan data penjualan sebelumnya, analisis tren pasar, dan perubahan musiman untuk membuat perkiraan yang lebih akurat. Semisal Anda melihat adanya peningkatan penjualan selama musim liburan, Anda bisa meningkatkan stok beberapa bulan sebelum musim tersebut tiba.

• Gunakan teknologi untuk mempermudah

Teknologi memiliki peranan penting dalam manajemen stok modern. Supaya lebih praktis, Anda bisa menggunakan software manajemen stok yang memungkinkan Anda melacak stok secara real-time, menghasilkan laporan inventaris, serta mengotomatiskan proses restock dan pemesanan. 

Sistem ini akan membantu mengurangi kesalahan manusia dan memastikan semua data stok tercatat dengan akurat. Bahkan, beberapa software juga terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan, sehingga mempermudah proses pelaporan dan audit.

Untuk salah satu rekomendasinya, Anda bisa menggunakan fitur Manajemen Stok yang tersedia pada Point of Sale Moka. Melalui fitur tersebut, Anda akan mendapatkan akses all-in-one dashboard untuk memperbarui jumlah stok barang, mengelola purchase order, mengurus pengiriman barang dari satu cabang atau warehouse ke tempat lainnya, serta melacak jumlah bahan baku (untuk paket premium). 

Semua informasi tersebut tersedia secara real-time, dan Anda bisa memperbaruinya secara otomatis agar Anda punya lebih banyak waktu untuk tugas yang lebih penting. Contohnya, membuat strategi bisnis dan mengambil keputusan penting berdasarkan hasil data.

Kini, Anda sudah tahu bahwa stok adalah hal yang sangat penting bagi kelangsungan bisnis karena tanpa pasokan barang yang memadai, bagaimana Anda bisa memenuhi permintaan pelanggan dan menghasilkan keuntungan? Selain itu, stok juga berbeda dari inventory karena cakupan jenis barang-barangnya karena stok umumnya berkaitan dengan barang jadi. Dengan memahami bedanya, Anda bisa mengelola persediaan secara lebih efisien.

Agar semakin mudah, jangan ragu-ragu mengandalkan teknologi terkini seperti Manajemen Stok Moka untuk mengelola pasokan barang! Apalagi, Anda juga bisa merasakan kemudahannya secara gratis. Mari jadwalkan demo bersama kami dan kembangkan bisnis Anda dari sekarang!